Fundamentos De La Administracion

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¡Bienvenido al curso!

Fundamentos de administración de proyectos

Actualmente las organizaciones han reconocido la importancia de realizar proyectos con

la finalidad de aprovechar las oportunidades que se les presentan, para lograr ventajas

competitivas, resolver problemas o satisfacer las necesidades en su operación.

Por esto, en ocasiones, los empleados sobresalientes en el trabajo que desarrollan, son

asignados como administradores, líderes o coordinadores de dichos proyectos, tomando

en consideración principalmente las necesidades organizacionales, más que por una

elección personal realizada con el entendimiento y el conocimiento de la disciplina.

La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, herramientas,

habilidades y técnicas, para lograr los requerimientos, las diferentes necesidades y

expectativas que los involucrados –Stakeholders- tienen sobre el proyecto; esto involucra

el balance entre demandas competentes que se presentan en el alcance, la calidad, el

programa, el presupuesto, los recursos y el riesgo del proyecto.

Para desarrollar proyectos exitosos, el administrador de proyectos, debe no sólo

distinguir las características y áreas de conocimiento de la disciplina propia de cada

proyecto, sino dominar las herramientas y técnicas que debe de utilizar durante las etapas

de cada uno de ellos.

Objetivo:

Al término de este curso el participante podrá distinguir las características de los

proyectos, su diferencia con el trabajo operativo y las responsabilidades del administrador

de proyectos para la obtención del producto, servicio o resultado que satisface las

necesidades y expectativas de los involucrados.

El participante, conocerá las áreas de conocimiento y los grupos de procesos que

establece el Project Management Institute como mejores prácticas para administrar las

actividades del proyecto en sus diferentes etapas.

Contenido:

Tema 1. El marco de la administración de proyectos

Tema 2. Procesos y áreas de conocimiento de la administración de proyectos.

AntecedentesFundamentos de administración de proyectos

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Hace seis meses, la dirección general de la empresa anunció que sería instalado un

nuevo sistema para la administración de la operación de sus funciones. Este sistema es

conocido como Enterprise Resource Planning (ERP), por sus siglas en inglés.

Se informó también que el proveedor del ERP estaría interactuando con toda el área de

sistemas durante el proceso de implantación, y serían creados nuevos proyectos como

apoyo al proceso.

Lorena y José Luis, ambos empleados del departamento de sistemas de información,

entablaron la siguiente conversación:

Lorena: Me enteré de que fuiste asignado como responsable de un nuevo proyecto para

apoyar el proceso de implantación del ERP. ¿Cuál es el objetivo del proyecto?

José Luis: Sí… soy el responsable de atender todos los problemas que están

presentando los usuarios para realizar sus funciones en el nuevo sistema, en ocasiones

son problemas con la compatibilidad de los datos con el nuevo sistema, otras veces es

simplemente ¡Que no saben usar el sistema!

Lorena: Yo también tengo un nuevo proyecto, soy la coordinadora de la instalación del

módulo de viajes en 307 computadoras. Estoy trabajando con cuatro personas que me

fueron asignadas y estamos a la mitad del proyecto. ¡Llevamos 158 instalaciones exitosas

en dos meses!, y si seguimos así, vamos a terminar justamente en los cuatro meses que

fueron planeados para el proyecto.

Considero que este resultado ha sido por la programación adecuada de las actividades

del proyecto y que controlamos todo lo que hacemos, anticipando los problemas que se

puedan presentar.

José Luis: Pues…. Yo no puedo decir lo mismo, en mi proyecto somos tres personas y

no hemos atendido muchas peticiones en los mismos dos meses, además, ni siquiera sé

cuándo terminará el proyecto. ¿Cómo podría programar y controlar las actividades de mi

proyecto?

Lorena: Mmm... ¡Pues me parece que lo que están haciendo no es un proyecto!

Tema 1. El marco de la administración de proyectosFundamentos de administración de proyectos

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Introducción

Cuando las organizaciones reconocen una necesidad, problema u oportunidad, identifican

proyectos prospecto que puedan desarrollar independientemente del trabajo operativo

que realizan.

Todo proyecto consume recursos en forma de tiempo, dinero, mano de obra y materiales.

Cuando una entidad está dispuesta a ofrecer éstos recursos, se inicia un proyecto que

cumple con los objetivos estratégicos de la organización, mismo que se integrará a un

portafolio de proyectos.

Un proyecto inicia con el acuerdo de los involucrados en el mismo; organizaciones o

personas que pueden afectar o verse afectadas positiva o negativamente por el producto,

servicio o resultado que se producirá.

El proyecto será administrado, liderado o coordinado por un responsable que debe poseer

conocimiento, experiencia y habilidades interpersonales para así asegurar el éxito de

éste.

Objetivo:

 Comprender los conceptos básicos relacionados con los proyectos y los grupos de

procesos involucrados en su administración.

Temario:

1. Proyecto y administración de operaciones

2. Administración de proyectos

3. Administración del portafolio de proyectos

4. Administración de programas

5. Responsabilidades del administrador de proyectos

6. El libro de conocimientos sobre la administración de proyectos (PMBOK®)

7. Elementos del medio ambiente del negocio (Enterprise Environmental Factors)

1. Proyecto y administración de operaciones

Según el Project Management Institute, “Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear

un producto, servicio o resultado único”. Un proyecto puede crear:Fundamentos de administración de proyectos

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 Un producto o componente de otro elemento.

 La capacidad de realizar un servicio; por ejemplo, una función para distribuir los

productos de una empresa.

 Un resultado; por ejemplo, un documento.

Se considera un esfuerzo temporal porque cada proyecto tiene un inicio y un fin; éste

último se presenta cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando no pueden

lograrse o cuando ya no existe la necesidad que lo sustentaba. El que sea un esfuerzo

temporal, no significa que se realice en un período corto de tiempo, o que el producto,

servicio o resultado tenga una breve duración.

Cada proyecto se estructura como un conjunto de actividades que requieren un esfuerzo

único, complejo y no rutinario, con limitaciones en tiempo, costo y recursos para cumplir

con objetivos claros; En cada uno de éstos, se hace algo no realizado anteriormente, es

decir, cada proyecto es diferente y por lo tanto, único.

Por ejemplo, aun cuando en un proyecto para construir un conjunto habitacional se

utilicen los mismos planos y características para todas las casas, las fechas de

construcción, el equipo de trabajadores, las condiciones climatológicas y el terreno, entre

otros, hacen que cada una de éstas sea un proyecto único dentro del mismo programa.

La elaboración progresiva de los proyectos para crear el producto, servicio o resultado

único, implican un desarrollo mediante incrementos con base en los procedimientos

existentes de la organización, por lo que el equipo del proyecto debe desarrollar un

plan administrativo y actualizarlo con más detalle a medida que avance el proyecto.

Existen algunas consideraciones importantes de los proyectos, las cuales son:

Especificaciones claras y precisas. Cada proyecto se desarrolla mediante

especificaciones claras y precisas que cumplen con los requerimientos de los

involucrados o stakeholders.

Administradores de proyecto y equipo. Los proyectos son realizados por los

administradores de éste y un equipo de personas.

Calidad y cumplimiento de los factores de éxito. El administrador o administradores

del proyecto aseguran la calidad y el cumplimiento de todos los factores de éxito, que

básicamente son el tiempo, el costo y la calidad en los productos, servicios y resultados

que se generan.

Recursos propios de la empresa. Cuando el proyecto se realiza con recursos propios

de la empresa, involucra varias áreas, departamentos y profesionistas con diferentes

especializaciones.

Grado de incertidumbre.

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