GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y DE LOS REGISTROS
Jorge SantosTrabajo17 de Enero de 2018
3.282 Palabras (14 Páginas)121 Visitas
Procedimiento: |
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y DE LOS REGISTROS
|
Autor: |
Jorge Santos Moreno (Subdirector de Organización y Calidad) |
Revisado por: |
Miguel Ángel Rodríguez Fernández (Director Económico-Administrativo) Alberto Colino Fernández (Director de Planificación, Explotación y Gestión Ambiental) Jerónimo Moreno Gaya (Director de Proyectos y Obras) |
Aprobado por: |
Juan Carlos Martín Fragueiro (Director General) |
Fecha de entrada en vigor: |
15 de junio de 2011 |
6 de junio de 2011
Jorge Santos Moreno
Subdirector de Organización y Calidad
MISIÓN | Cumplir el encargo establecido en el Convenio de Gestión Directa suscrito con el Ministerio de tutela, respondiendo plenamente a sus requerimientos, potenciando la conservación ambiental, manteniendo unos elevados niveles de protección de la integridad de las personas que desarrollan los trabajos y de la información recibida y generada, y satisfaciendo, en la medida de lo posible, las expectativas de las personas o conjuntos sociales que se vean afectados por ese encargo. |
VISIÓN | Mejorar la eficiencia a través de la innovación, de la aplicación de nuevas técnicas y del compromiso de las personas que conformamos la Sociedad Estatal, así como ser uno de los referentes en el Sector Público Estatal en la apuesta por un modelo de gestión sostenible. |
VALORES | Rigor Ejercemos nuestra función con la mayor precisión y propiedad que nos es posible, con el límite de su grado de eficiencia. Objetividad Ejercemos nuestra función sin tener en cuenta nuestros intereses personales. Transparencia Facilitamos, de forma veraz y comprensible, la información que sea precisa, con el límite que la normativa aplicable y el buen gobierno de la organización establecen en esta materia. Honestidad Ejercemos nuestra función con rectitud e integridad. Ecuanimidad Ejercemos nuestra función con imparcialidad, cuando la realización de las tareas y el desempeño de las actividades que nos son encomendadas supongan la toma de decisiones. Responsabilidad Ejercemos nuestra función reconociendo y aceptando las consecuencias derivadas de la realización de las tareas y el desempeño de las actividades que nos son encomendadas. Respeto Ejercemos nuestra función con consideración y deferencia a los individuos o conjuntos sociales, y a sus valores, que se vean afectados por la actividad de la Sociedad Estatal. |
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES 4
2. OBJETIVOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN 6
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 7
4. PRINCIPIOS GENERALES 9
4.1. Preferencias de formato 9
4.2. Utilización de plantillas 9
4.3. Garantía de autenticidad 9
5. DESCRIPCIÓN DE LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 10
5.1. Pirámide del Sistema de Gestión 10
5.2. Proceso de elaboración, revisión y aprobación de documentos 11
5.3. Identificación de ediciones en vigor y codificación de documentos 12
5.4. Distribución y Revisión 13
5.5. Archivo de documentos y disponibilidad en los lugares de uso 14
5.6. Tratamiento de documentos obsoletos 15
5.7. Estructura de la documentación 16
5.7.1. Estructura de los procedimientos 16
5.7.2. Estructura de las Instrucciones Técnicas 17
5.7.3. Relación de Documentación y documentación externa. 17
6. GESTIÓN DE LOS REGISTROS 18
6.1. Identificación 18
6.2. Archivo 18
6.3. Recuperación 18
6.4. Protección y conservación 18
6.5. Tiempo de conservación 19
6.6. Destrucción 19
ANEXOS 20
EVOLUCIÓN DEL DOCUMENTO 21
- INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES
El 30 de abril de 2010, el acuerdo del Consejo de Ministros, dentro del Plan de Reestructuración del Sector Público Empresarial, inició el proceso de fusión por absorción de la Sociedad Estatal Aguas de la Cuenca del Norte, S.A, por la Sociedad Estatal Aguas del Duero, S.A., que finalizó el 20 de diciembre de 2010 con la pertinente inscripción en el Registro Mercantil de la Sociedad Estatal resultante, denominada Aguas de las Cuencas del Norte, S.A.
El 26 de enero de 2011, el Consejo de Administración de la Sociedad Estatal Aguas de las Cuencas del Norte, con la aprobación de la Política del Sistema Integrado de Gestión, confirmo, renovó, amplió y extendió los compromisos de cumplimiento de requisitos, métodos y reglas generales, y definió el establecimiento de objetivos y provisión de recursos necesarios, permitiendo a la Sociedad Estatal, como organización, continuar con el modelo de gestión anteriormente implantado en la extinta Sociedad Estatal Aguas de la Cuenca del Norte.
El presente documento fue aprobado, en su primera versión, por el Consejo de Administración[1], en su reunión de 28 de abril de 2006, codificada como PG-01 Rev.01, la cual respondía a la necesidad de normalizar internamente la gestión de los documentos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión.
Asimismo, en las sesiones celebradas el 11 de octubre de 2007 y el 28 de marzo de 2008, el Consejo de Administración1 aprobó sendas revisiones de este procedimiento, en las que ciertos procesos se adaptaban a la nueva estructura de la Sociedad Estatal y se suprimían los formatos dentro del sistema.
La anterior versión (Rev.04) contenía los procesos y requisitos establecidos en su precedente, pero incluía nuevas actividades y condiciones que permitían una evolución desde el control hacia la gestión de los documentos y los registros que son recibidos o generados en o por la Sociedad Estatal.
La gestión de la documentación, entendiendo como tal, la organización y administración de la información y sus soportes, incorpora, además, como principios básicos de dicha administración, la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad.
...