Control de registro Sistema integrado de gestion

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Control de Registros del SIG

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CONTENIDO

1 - ASPECTOS GENERALES. ........................................................................................... 2

1.1 - Definiciones Generales.............................................................................................. 2

1.2 - Alcances. ..................................................................................................................... 2

1.3 - Responsabilidades...................................................................................................... 2

1.4 - Equipos y Herramientas. ............................................................................................ 2

2 - PROCEDIMIENTO. ........................................................................................................ 3

2.1 - Registros Asociados a un Procedimiento o Instructivo. ........................................ 3

2.2 - Registros No Asociados a un Procedimiento o Instructivo................................... 3

2.3 - Responsables de Almacenar los Registros. ............................................................ 4

3 - DIAGRAMA FUNCIONAL.............................................................................................. 5

4 - REGISTROS. ................................................................................................................. 6

5 - OTROS........................................................................................................................... 7

ACTUALIZACIONES

1 - ASPECTOS GENERALES.

1.1 - Definiciones Generales.

• Organización: Se refiere a las personas que forman parte de BM Industrial S.A.
  
• Formulario: Formato de  documentos del  SIG, a ser llenados por  los usuarios para dejar evidencia del cumplimiento de las acciones descritas en un determinado procedimiento. Al ser llenado un formulario, se transforma en un registro del SIG.
  
• Procedimiento: Corresponde a  un  documento que  describe las etapas y actividades relacionadas a un proceso, especificando qué,  quién,  cuándo y dónde se realiza  una determinada actividad. Generalmente, su ejecución involucra a  más  de  un  área  del Sistema Integrado de Gestión.
  
• Instructivo de  Trabajo: Es  un  documento que  detalla cómo se desarrolla  una  tarea o actividad específica de un determinado proceso.
  
• Registro: Corresponde a toda aquella información necesaria y suficiente para demostrar la ejecución de  una  actividad establecida en el SIG. Un registro puede corresponder a un papel o a un archivo que reside en un medio electrónico (archivo computacional).

1.2 - Alcances.

Este Procedimiento  aplica  a  todos  los  Registros  que  forman  parte del  Sistema  Integrado  de

Gestión, debiendo ser utilizado  por todas  las áreas de la Organización.

1.3 - Responsabilidades.

Responsables de Áreas.

1.4 - Equipos y Herramientas.

No aplica.

2 - PROCEDIMIENTO.

2.1 - Registros Asociados a un Procedimiento o Instructivo.

Los registros asociados a un procedimiento o instructivo se controlan de  acuerdo a lo que  se especifica en el punto 4 (Registros) del respectivo documento.

Los conceptos asociados al control de registros son los que se indican a continuación:

• Identificación: Corresponde al nombre del registro que refleja la actividad.
  
• Responsable: Corresponde  al nombre o cargo de  la persona  responsable  de  guardar

(Almacenar) el registro.

• Almacenamiento: Especifica el lugar  o ubicación física (archivador X, estante X, oficina de X), o digital (ruta de acceso) en donde se encuentra almacenado el registro.
  
• Protección: Indica el mecanismo utilizado  para evitar  daños, deterioros y/o  pérdidas de los registros. Si el registro es un documento físico (papel) un medio de protección típico es una carpeta, si el registro es un archivo electrónico un medio de protección usualmente utilizado  es el respaldo del archivo en un disco duro, cinta magnética, Disco Compacto (CD), pendrive, etc.
  
• Tiempo de Retención: Período de tiempo durante el cual se mantendrá el registro como evidencia de resultados obtenidos o actividades realizadas.
  
• Recuperación: Indica cómo se accede a los Registros. Ejemplo: Fecha, Nombre, Número, Servicio, Contrato.
  
• Disposición: Acción que  se realiza (con el registro) una vez que  se cumple el tiempo de retención. Ejemplo: Destrucción, Archivo en Bodega, Archivo en Bodega Externa.

Los antecedentes antes  indicados deben ser completados, para cada registro del  respectivo procedimiento o instructivo, en el punto 4 de dicho documento.

2.2 - Registros No Asociados a un Procedimiento o Instructivo.

El  control de  los Registros del  SIG que  no  están  asociados a  un  procedimiento o  instructivo determinado,  se realiza  utilizando  el Formulario  F-002i (Control  de  Registros).  Para  tal  efecto, cada área  debe designar al responsable de mantener actualizado dicho registro.

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