Gerencia y sistemas integrados de gestión

Operación

Requisito

Lo que tiene

Lo que hace Falta

Lo que se debe hacer

Contexto

Determinar las variables externas e internas que son propósito para la satisfacción del cliente en el servicio ofrecido

Proveedor de información en gestión documental PYS, Área de procesamiento interna en Colsubsidio y departamento de afiliaciones.

Entendimiento entre las partes interesadas para el cumplimiento de los objetivos de la organización

Identificar las funciones que realiza cada departamento y PYS para mejorar los procesos internos y disminuir las reclamaciones de los clientes

Liderazgo

La subdirección comercial a cargo del señor Alejandro Fajardo debe implementar un política de calidad que sea aplicable al departamento de afiliaciones y procesamiento para el buen manejo de la información de los clientes

Directriz general de seguimiento a gestión de la calidad de la información mediante bases de Excel que corroboren que la información del cliente este bien.

Ampliación de la política al sistema de proveedor de información PYS para la correcta gestión de sus procesos impidiendo el crecimiento y cumplimiento de los objetivos de Colsubsidio

Reunir a las partes interesadas y a PYS para la aplicación del sistema de calidad que permita mejorar el desempeño de la empresa

Operación

Requisito

Lo que tiene

Lo que hace Falta

Lo que se debe hacer

Planificación

La alta dirección debe determinar los riesgos que puede ocasionar a la empresa la mala prestación del servicio y mal manejo de la información de los clientes, que puede afectar la sostenibilidad y durabilidad de la empresa

No hay un análisis de riesgo

Estudiar el riesgo que implica manejar la información del cliente de manera incorrecta y el proceso que puede conllevar a que toda la empresa esté involucrada

Estudiar el riesgo, seguir el proceso y determinar cuáles serían los departamentos afectados, determinar estrategias y considerar charlas a los trabajadores de la empresa para que la prestación de los servicios sea excelente

Apoyo

Determinar las herramientas que permiten que el cliente pueda revisar su información y dar buen manejo de los procesos para la productividad de la empresa

Mantenimiento correctivo y preventivo de los computadores de la empresa Colsubsidio

Comunicar a la alta dirección el manejo que se le está dando a la información del cliente y emprender la búsqueda de un proveedor que permita generalizar toda la información y disminuir los tiempos de respuesta en los procesos.

Un nuevo proveedor de información que permita el conjunto de toda la información del cliente, es decir que para solucionar una reclamación no sea necesario revisar herramientas como PYS, SAP, DOCUWARE, SAYS, ASCAR, entre otros

Operación

Requisito

Lo que tiene

Lo que hace Falta

Lo que se debe hacer

Control Operacional

El sistema de información externo debe asegurar el cumplimiento de los procesos para la satisfacción del cliente, así como el manejo de la buena información y los requisitos que se tiene en el contrato para el convenio con Colsubsidio

Cumplimiento de los requisitos expuestos en el convenio entre Colsubsidio y PYS

Controles periódicos de los requisitos exigidos para PYS y el mejoramiento del sistema de gestión de información documental

Realizar un cronograma de trabajo para la verificación del cumplimiento del proveedor de información PYS y que este se haga periódicamente

Revisión

Colsubsidio debe asegurar la política de cumplimiento en las respuestas a los clientes en tiempo, mecanismo de respuesta y solución del caso

Por medio del departamento de mantenimiento de empresa, Colsubsidio puede asegurar un parte de sus clientes para la satisfacción de sus necesidades

Más entendimiento entre los departamentos de mantenimiento de empresas, afiliaciones, procesamiento y PYS, afectando directamente al cliente.

Revisar y determinar cuál de los departamentos no está cumpliendo con los objetivos de la empresa y causa el mal entendimiento entre las partes interesadas y la mala prestación del servicio