Gerenciamiento del proyecto empresarial

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Gerenciamiento del proyecto

Una gerencia de proyectos es la aplicación de conocimientos, técnicas, habilidades y herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de realizar todos y cada uno de los requerimientos de un proyecto hasta que este se allá concluido. La gerencia de proyectos busca alcanzar los objetivos propuestos con una adecuada ejecución desarrollando un resultado y se pueden estructurar en cinco fases:

• Análisis: su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto. Si el análisis es positivo se puede pasar a la fase de planificación. De lo contrario se deberá empezar con un nuevo proyecto.
• Planificación: En esta fase se definen las tareas a realizar y conocer los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. En esta fase los errores suelen perjudicar a la misma empresa.
• Ejecución: Aquí se definirá el entorno de trabajo, se asignara las tareas previamente planificadas y se ejecutaran las mismas tareas.
• Control: Esta fase es la más importante de todas ya que definirá el éxito del mismo proyecto.
• Cierre: El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control con el objetivo de verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por concluido el proyecto.

En un gerenciamiento de un proyecto hay que considerar seis elementos básicos:

1. Gerenciamiento del proyecto: que abarca las actividades relacionadas con el proyecto.
2. Diseño: conforman los documentos del expediente técnico.
3. Contrataciones: documentación de contratación del personal.
4. Construcción: es la ejecución física.
5. Administración de contratos: suscritos del propietario y contratistas
6. Coordinación de construcción.

Una correcta gerencia de proyectos permite a las empresas o a los emprendedores a llevar una mejor administración de sus recursos, colaboraciones y de los análisis e informes que realizaran. También ayuda a alinear al personal y conseguir las metas de los mismos proyectos al igual que identificar algún problema u obstáculo del mismo proyecto y corregirlas.

 Acompañamiento del proyecto

Un acompañamiento de un proyecto ayuda a los equipos de trabajo de un proyecto a visualizar, compartir y actualizar información del mismo proyecto con los siguientes puntos:

• Conexión flexible a la información: permite a los integrantes del proyecto a visualizar y que se mantengan en integración con información del proyecto.
• Integración: sirve para conocer el progreso de las tareas del proyecto misma información será actual y será más fácil elaborar informes con datos actualizados.
• Administración centralizada de los documentos: aumentara la calidad el producto final de un proyecto.

Administración de recursos

El éxito o fracaso de un proyecto empresarial es medido en función al logro de sus objetivos anterior mente propuestos y por la administración de los recursos que fueron asignados. El hablar de recursos se refiere a los requerimientos necesarios para lograr la realización de un proyecto.

En varias organizaciones el asignar recursos responde a una variable: disponibilidad. El aseguramiento de un plan adecuado permite asegurar que todos los recursos estén asignados. Se deberá obtener información exacta y actualizada de los recursos de esta manera:

• Administración centralizada de los recursos: usando un pool central de los recursos se administrara los recursos eficientes de la misma empresa.
• Optimización de los recursos: su proceso de gestión son subsidiarios de los procesos de planificación y costes, con los cuales se haya integrado.
• Planteamiento del recurso: es la comprobación del uso apropiado de los recursos materiales. La desviación respecto al plan de recursos deberá ser identificada y revisada para aplicar acciones subsiguientes. Las mismas decisiones y acciones son tomadas al tener en cuenta lo que implica otros procesos y objetivos del proyecto.

Análisis y decisiones

En este apartado el análisis y el proceso de decisiones deberán ser implantados en modelos de esta manera:

• Visualización del proyecto: permite localizar proyectos que estén fuera de tiempo o fuera del presupuesto.
• Análisis relevante y conveniente: el cual permite ver proyectos en tiempo real con el fin de localizar algún problema en alguna área.
• Situaciones imaginarias: son opciones para manejar algún proyecto en calidad de riesgo.
• Integración con los negocios: apalancando las mismas inversiones para visualizar sus actividades.

Organización del proyecto

La organización de un proyecto juega un papel muy importante ya que el proyecto puede ser económicamente viable, o bien su materialización fue un completo fracaso. Un factor que permite el éxito es la misma organización del mismo.

La identificación y el análisis de sus factores para una correcta organización del proyecto, corresponde a cinco categorías interrelacionadas entre si las cuales son:

• Participación de los directivos y su equipo de trabajo
• Relación con la organización permanente de la empresa.
• Características propias del proyecto en cuestión.
• Costes
• Análisis de fortalezas, debilidades y la participación de terceros.

Plan de ejecución

 La ejecución de proyectos se encarga de la coordinación de personas y de recursos para implantar el plan de ejecución previo, también sirve para integrar y realizar actividades del proyecto. El plan de ejecución consta de dos partes:

• Un plan de ejecución detallado, el cual hace una descripción pormenorizada del trabajo, junto con un plan detallado para el mismo periodo con costos por contratistas y por actividad.
• Un plan de ejecución esquemático, hace una descripción del trabajo que se realizara durante el proyecto.

 La ejecución del proyecto es el proceso en donde un equipo de trabajo comienza con la construcción de los entregables. En el momento en que comienza la ejecución del proyecto del gerente se debe responder a tres preguntas: ¿existe el lugar?, ¿se tiene todo lo que se necesita? Y ¿el plan está listo?

Programación del proyecto

La programación del proyecto, es más específica. La programación establece tiempos para la realización de las diversas fases del proyecto. En la programación el administrador considera las muchas actividades de un proyecto global y las tareas que han de llevarse a cabo, relacionando éstas entre sí coherentemente y conforme al calendario.

El “Statement Of Work” es un plan detallado que expande el proyecto en una lista de actividades necesarias para terminar el proyecto, elaborado por el líder de proyecto. Cada proyecto se divide en actividades más pequeñas y después en elementos hasta que sea identificable la responsabilidad de su realización.

 Cada actividad es programada de acuerdo a su interrelación con otras. El programa balancea las restricciones de tiempo, recursos, restricciones y costo. Los retardos en tiempo requieren costos y recursos adicionales para mantener las fechas de terminación. Después de la lista detallada de actividades, se usan técnicas como PERT, Gráficas de Gantt y CPM.

Las reglas para las técnicas de planeación de redes son:

• Antes de que inicie una actividad, todas sus precedentes deben haber sido terminadas
• Las flechas sólo indican precedencia, su tamaño no indica nada
• Dos eventos cualesquiera sólo pueden ser conectados por una actividad
• Los números de los eventos son únicos
• La red debe iniciar y terminar en un solo evento.

Ruta crítica

La ruta critica El camino o la ruta crítica es la sucesión de actividades necesarias para llegar al objetivo deseado de forma rápida. Las técnicas como CPM (Critical Path Method), combinándolas con PERT (Project Evaluation and Reviwe Techniques), proporciona la ruta óptima para un proyecto.

 El método de la ruta crítica usa tiempos ciertos o estimados y consiste prácticamente en:

• Identificar todas las actividades que involucra el proyecto
• Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe comenzar antes y cuál debe seguir después.
• Construir una red o diagrama conectando las diferentes actividades a sus relaciones de precedencia.
• Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.
• Identificar la ruta crítica y las holguras de las actividades que componen el proyecto.
• Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.

Existen dos redes dentro del método de la Ruta Crítica (Ambos sirven para determinar la ruta crítica de un proyecto):

1. Diagrama de Flechas
2. Redes de Precedencia

Las propiedades que deben tener las rutas críticas son las siguientes:

• Una red de un proyecto siempre tiene una ruta crítica, y puede tener algunas veces más de una.
• Todas las actividades que tienen holgura cero deben estar en una ruta crítica, mientras que ninguna actividad que tiene holgura mayor que cero puede estar en una ruta crítica.
• Todos los eventos que tienen holgura cero deben estar en una ruta crítica, mientras que ningún qué evento que tiene holgura mayor que cero puede estar en una ruta crítica.
• La información que debe estar desplegada en la red del proyecto es: tiempos más próximos, tiempos más lejanos, holguras de los eventos, holguras de las actividades y la ruta crítica.

Planificación, programación y presupuestos

Esta etapa incluye las siguientes actividades:

• Define las necesidades del cliente.
• Diseña propuestas alternativas.
• Selección de las ideas que representan valor para el cliente.
• Estudios de factibilidad técnica, económica, financiera, jurídica.
• Revisa los documentos técnicos desarrollados por los equipos de arquitectura / ingeniería durante las confección de los mismos.
• Análisis de los sistemas constructivos, materiales y equipos considerando calidad, funcionalidad y costo inicial y durante la vida útil de la inversión.
• Análisis de posibles alternativas tecnológicas que podrían producir ahorro de tiempo y dinero manteniendo o mejorando la calidad.
• Revisa el proyecto a efectos de su posible adaptabilidad a etapas de construcción, permitiendo así la compra anticipada de equipos de larga entrega y contratación de ítems de inicio temprano.
• Evaluación del proyecto en términos de factibilidad, facilidad y velocidad de construcción, ahorro de mano de obra, prefabricación y construcción modular. 319 Octava Unidad: Ejecución y evaluación de resultados
• Verificar que las especificaciones se adapten a las prácticas existentes en el medio, a los equipos disponibles y a las divisiones del trabajo.
• Preparar presupuestos de la obra dividido por diferentes tareas y/o gremios y durante las distintas etapas de desarrollo del proyecto.
• Informar al comité de la disponibilidad y precio de la mano de obra en sus diferentes categorías y localizaciones tratando de minimizar el uso de la mano de obra más escasa.
• Informar sobre obligaciones laborales y de convenio, restricciones para algún tipo de trabajo y usos laborales locales.
• Desarrollar los programas y requisitos de planificación previos al inicio de la construcción en sitio.
• Identificar la posibilidad de usar una planificación / programación acelerada (fast tracking) del proyecto evaluando la relación costo / beneficio de tal estrategia.
• Desarrollar cronogramas que destaquen las decisiones críticas a ser tomadas por el comité, los ítems de larga entrega y las previsiones a ser tomadas para su suministro en fecha.
• Identificar la necesidad de trabajos en horas extra y las paralizaciones de trabajo del modo en que se describe a continuación como ejemplo y las distintas etapas y tareas que se desarrollan comúnmente durante un proceso de gerenciamiento de un proyecto relacionado con la industria de la construcción. Estos requisitos pueden ser tenidos en cuenta en los documentos de licitación.
• Asistir al comité para obtener las aprobaciones necesarias, autorizaciones y permisos para la construcción y operación del proyecto.
• Desarrollar la ingeniería de administración y evaluación del riesgo de cumplimiento del presupuesto y del programa.

Licitaciones y adjudicaciones

En esta etapa del proyecto se adelanta lo siguiente:

1. Preparación de documentación de licitación:

∙ Se debe de tener en cuanta: especificar sistemas, componentes, materiales, técnicas y alcances de trabajo.

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