Gestión de Compras y Aprovisionamiento

Gestión de Compras y Aprovisionamientos_ BLOQUE 1                                        Máster Dirección Logística. 1er Semestre

TEMA 1: Gestión de compras y la cadena de valor

• Función de compras y aprovisionamiento:

HASTA HACE POCO = Función NO principal muy ligada y dependiente de la producción (marcaba las líneas a seguir y condicionaba las actuaciones dentro de la empresa).

ACTUALMENTE = Cada vez se exige + a las empresas por la alta competencia del mercado.

OBJETIVO PRINCIPAL = Adquisición de materias primas, productos semielaborados, materiales, equipos y servicios necesarios para que la empresa pueda desarrollar sus operaciones de la manera más eficiente y aportando valor a estas operaciones. (OBJETIVO ÚLTIMO → TENER UNA ESTRUCTURA DE BAJO COSTE COMPARADO CON LAS EMPRESAS COMPETIDORAS → EN CUANTO A OPERACIÓN, VENTAS Y PROPIO SERVICIO). (BENCHMARKING PARA ANALIZAR)

GESTIÓN EFICAZ = Básica para lograr una verdadera ventaja competitiva en los negocios. La globalización hace que la gestión de compras tome especial relevancia y mejore el coste total del aprovisionamiento. La gestión de compras es una función estratégica clave de la empresa.

- Competencia entre empresas[pic 1]

- Amenaza de nuevas empresas en el mercado[pic 2]

- Productos sustitutos

- Poder de negociación de los proveedores

- Poder de negociación del cliente

- Llevar a cabo la estrategia de la compañía frente a los proveedores[pic 3][pic 4]

- Tener los suministros necesarios y a tiempo (queda reflejada directamente en la cuenta de resultados de la compañía)

- Posición en la que se encuentre la empresa dentro de la cadena de suministros: La propuesta de valor añadido a los clientes es diferente según los diversos tipos de empresa[pic 5][pic 6]

· Fabricantes principales[pic 7]

· Integrador de sistemas

· Componentes de alto valor[pic 8]

· Componentes de bajo valor[pic 9]

Pueden aparecer modelos de negocio con ↑ nivel de integración y ↓ niveles de compra. (NO OBSTANTE, EL % DE COSTE DE COMPRA SOBRE EL TOTAL DE COSTE DE LOS PRODUCTOS/SERVICIOS SERÁ MUY ELEVADO EN EL CASO DE FABRICANTES PRINCIPALES)

- Tipo de industria a la que sea vinculada (destacando las distintas características que poseen las empresas de servicios respecto a las industrias de procesos)

• Aprovisionamiento: Responsable de garantizar el adecuado servicio de los suministradores para que la compañía pueda operar con los menores costes de gestión posibles y con una calidad suficiente.

- Planificación de necesidades (realizar un plan global que se encuentre alineado con la estrategia de la compañía)[pic 10]

- Programación de entregas (conviene programar las necesidades de entrega de acuerdo con las necesidades de programación internas)[pic 11]

- Seguimiento de entregas (realizar un exhaustivo seguimiento de las entregas para asegurar la recepción en los plazos previstos en la programación inicial y equilibrar la misma con el rendimiento general de la empresa. Conviene tener stocks bajos)

- Coordinación operativa (es importante prestar especial atención tanto a la gestión de entradas y salidas como al almacenamiento y registro de los artículos)

- Gestión del suministro (asegurar la eficiencia, la personalización y el acondicionamiento)

• Gestión de compras: Satisfacer las necesidades de la empresa y defender los propios intereses ante los proveedores, garantizando los suministros necesarios de la forma más competitiva posible.

[pic 12]

1) Recepción de peticiones de compra: Procedentes de cualquier departamento. Estas peticiones suelen contener toda la información necesaria acerca de las características principales de lo que se quiere adquirir (uds, fecha límite en que se necesita el suministro, información sobre algún proveedor que pueda suministrar el artículo).

2) Análisis de proveedores: Los departamentos de compras suelen tener info de los proveedores y suministradores en un histórico que almacenan en una base de datos a la que acceden (mediante permisos) los integrantes del equipo de compras, y en la que suelen ir recopilando toda la info que encuentren relevante.

3) Análisis de ofertas: Observando especialmente el precio de suministro, las fechas de entrega y los descuentos aplicados. Suele ser necesario considerar la solvencia de los proveedores, así como la calidad de sus productos respecto a los de la competencia.

4) Realización del pedido: Contrato que se establece entre ambas partes (se indican las condiciones de compra y cualquier dato que se crea oportuno: descripción de los artículos, cantidades, instrucciones de entrega, formas de pago, nº de orden). [pic 13]

(LA ORDEN DEBE IR FIRMADA POR EL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO Y SELLADA POR LA EMPRESA)

(SE ARCHIVAN LAS ÓRDENES MEDIANTE SOPORTE INFORMÁTICO)

5) Seguimiento del pedido: Es importante que se haga un seguimiento adecuado sobre todos los pedidos realizados, poniendo especial atención cuando se trata de pedidos importantes y plazos de entrega ajustados.

6) Recepción de la mercancía: Se debe revisar por el departamento de calidad, a la entrada a los almacenes para detectar problemas y verificar que cumplen los requisitos establecidos en el contrato. Cualquier no conformidad detectada debe ser reflejada en el albarán de expediciones con el fin de poder efectuar, siempre y cuando fuera necesario, una posterior reclamación.

7) Recepción administrativa: Los artículos se registran en el inventario del sistema y la operación se registra como terminada para poder autorizar el pago al proveedor.

(LAS COMPRAS FORMAN PARTE DE LA ESTRATEGIA GLOBAL DE LA ORGANIZACIÓN Y AFECTAN TANTO A LA CALIDAD DEL SERVICIO COMO AL COSTE DE LOS MATERIALES, A LOS CLIENTES Y A LA FINANCIACIÓN DE LA EMPRESA. ES POR TANTO UN ÁREA CRÍTICA QUE AFECTA A TODA LA ORGANIZACIÓN, Y QUE DEBE ASEGURAR LA CONFIANZA Y FIABILIDAD DE LOS PROVEEDORES EXTERNOS, Y DE LA PROPIA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA COMPAÑÍA)

- La estrategia: Crear una política de proveedores estableciendo cuadros de mando que permitan hacer un seguimiento de las estrategias y establecer indicadores que permitan verificar el cumplimiento de las medidas establecidas. También es conveniente definir diferentes categorías y familias para los distintos tipos de proveedores.[pic 14]

- La gestión de contratos: Para evitar posteriores incidencias, es necesario realizar la gestión, seguimiento y el adecuado archivo de la documentación referente a los contratos.

- La gestión de proveedores: Hay que desarrollar una buena política en cuanto a la búsqueda, selección, desarrollo e integración de proveedores.[pic 15]

- La organización por procesos: Actualmente no es posible la supervivencia de la empresa si no se recurre a una gestión por procesos que permita realizar la gestión de compras de una manera eficaz y eficiente, eliminando todos los elementos superfluos y que no aportan valor añadido a nuestra compañía.

- La gestión del producto: Hay que asegurarse de que queden bien definidas y documentadas las especificaciones de los productos que se quieren adquirir, con el fin de que no pueda haber lugar a errores o malos entendidos.

- Usuario: Destinatario final del suministro y que hará un posterior uso de él. [pic 16]

TIPOS = distribuidores, clientes intermedios y clientes finales.

- Comprador: Último responsable del proceso de contratación. Debe conocer a la perfección todos los procedimientos y políticas de proveedores establecidas en la compañía. También debe integrar la gestión del aprovisionamiento, el tipo de compra y la gestión de proveedores dentro de la estrategia seguida por la organización.[pic 17]

- Aprovisionador: Persona que mejor conoce las necesidades del suministro, las calidades y los plazos de entrega. Debe ser un experto en gestionar los diferentes medios de transporte. También debe conocer los agentes implicados en llevar a cabo el transporte.

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