Gestion De Compras

GESTION DE COMPRAS

En el marco de la función de abastecimiento, la gestión de compras es responsable por la adquisición de todos los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades organizacionales. Son funciones propias de su ámbito:

- Analizar el mercado de oferta con el propósito de obtener la relación precio-calidad más conveniente para la organización.

- Analizar los proveedores actuales y potenciales, y disponer de un listado de proveedores alternativos;

- Planificar las compras en función de pronósticos y proyecciones de los consumos para cada área.

- Optimizar las decisiones de compras por medio de la definición de indicadores de referencia como stock de seguridad, lote optimo de compra, puntos máximos y mínimo de pedido, etc.

- Establecer los controles necesarios para garantizar una gestión.

TIPOS DE COMPRAS

Las modalidades de compra más usuales son:

- Por lotes o elementos específicos: se coloca una orden en caso que se origine la necesidad.

- Por programa: se planifican las compras para varios meses o semanas de acuerdo a los consumos previstos, y se han realzado ajustes a medida que se ejecuta en función de las necesidades.

- Por asociación con el proveedor, se trata de fortalecer un vínculo estable con el proveedor, al punto de ser considerado como si fuera una dependencia más dentro de la organización.

Proceso de compra

a. Recepción de la requisición pedido de compras interno.

b. Selección de proveedores: se dispone por lo general, de una base de datos de los distintos proveedores alternativos, con información respecto de su desempeño en compras anteriores. Esta etapa puede ser más compleja cuando se trata de productos o servicios que no hayan sido adquiridos previamente, porque implica un análisis del mercado de oferta para localizar las fuentes de abastecimiento más convenientes.

c. Solicitud de cotizaciones: esta etapa es bastante efectiva ya que se pueden cotejar distintas ofertas donde las principales variables a considerar son: precio y condiciones de pago, calidad, plazo de entrega, solidez económico-financiera, capacidad instalada, nivel de actualización tecnológica y seriedad del proveedor( garantías que ofrece, servicio post-venta, provisión de repuestos, actitud de cooperación etc.).

d. Estudio de ofertas recibidas y selección del proveedor.

e. Negociación de condiciones. Si fuera oportuno, para obtener alguna mejora en las condiciones iniciales.

f. Colocación de la orden de compra. A su vez se envía copias a contabilidad y a quienes estén en cargados de la recepción de mercancías.

g. Seguimiento. Se vigila el curso de la operación hasta que se cumpla en su totalidad; por ejemplo, se realizan visitas o llamados telefónicos para constatar el estado o proceso.

Para evitar conflictos, en la orden de compra se detalla información referente a marcas, especificaciones técnicas (por ejemplo, características físicas o químicas de un producto), se pueden adjuntar planos o bien solicitar muestras previas.

PLANEAMIENTO DE LAS COMPRAS

Se puede decir que el planteamiento de compras comprende las respuestas a los siguientes interrogantes:

¿Qué comprar?

Calidad de función de los objetivos de producción-venta

Sustitutos de los productos utilizados

Precios discriminados por calidades

¿Qué cantidad comprar?

Según las necesidades

Según el monto al que asciende la operación

Aprovechamiento descuentos y rebajas

¿Cómo comprar?

De acuerdo al procedimiento de compra previsto en función de la importancia monetaria

Conforme a las políticas de compras

Conforme al manual de procedimientos

¿Cuándo comprar?

Según las necesidades de los consumidores

Según necesidades de la producción

Según las condiciones de mercado

¿a quién comprar’

Selección de proveedores (precio/calidad, garantías, servicios, etc.)

Comprar, fabricar o alquilar/rentar

Importar

Ubicación en la estructura

La ubicación en el área de compras en la estructura de una organización va a depender de varios factores, cuya incidencia relativa será determinante el momento de decidir su status jerárquico. Por ejemplo, se pueden mencionar los siguientes aspectos a tener en cuenta en la configuración estructural de esta función:

- La naturaleza de la actividad a la que se dedica la empresa. Si se trata de una empresa fabril/industrial, por lo general, el sector de compras va a ser un departamento de la gerencia de producción. En algunos casos, puede comprender la primera línea de gerencias dependiendo directamente de la gerencia general. A su vez, en las empresas comerciales y de servicios, el sector de compras suele ser una dependencia del área de administración y no reviste un tamaño significativo.

Compras deberá estar organizado de forma tal que se puedan sistematizar y racionalizar al máximo tareas que deben realizarse, a fin de conseguir la mejor gestión al minimo coste posible, la organziacion del servicio deberá tener siempre presente

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