Gestion De Compra

1. OBJETIVO

El óptimo y aceptable calidad de miel"La Colmena", requiere de una serie de actividades de apoyo que son transversales a la organización. Una de estas actividades dice relación con las compras de materias primas y servicios, cuyo objetivo es asegurar la provisión oportuna, eficaz y eficiente de éstos para la operación de las distintas áreas de la empresa. Adicionalmente, es imprescindible garantizar a través de este proceso la máxima transparencia en cada una de sus etapas. Establecer cuáles son las responsabilidades, actividades y coordinaciones que deben realizar las personas de las diferentes áreas participantes en este proceso, con el objeto de asegurar la ejecución de un proceso, seguro, eficiente y transparente y que garantice el cumplimiento de los compromisos tanto con las áreas usuarias como con los proveedores.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento es para efectuar las compras de proveedores en la empresa, relativo a productos que afectan a la calidad del servicio y verificar los proveedores y productos comprados.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 El responsable de compras: es responsable de asegurarse que los proveedores sean evaluados antes de proveer los materiales.

3.2 El personal a cargo de compras: es responsable de mantener los registros de las evaluaciones en los archivos de los proveedores.

3.3 El director de compras y la gerencia: son responsables de llevar a cabo evaluaciones periódicas de los proveedores.

3.4 El responsable de producción:es responsable de pedir y solicitud de una compra cuando sea necesario.

3.5 El personal encargado de recibir la mercancía: es responsable de iniciar la verificación del producto comprado.

3.6 El responsable de calidad: es responsable de controlar de productos y materiales elaborados y fabricados y comprados en la empresa.

4. DEFINICIONES

Evaluación: Valoración del rendimiento del proveedor

Proveedor: Empresa u organización que suministra un producto y/o servicio.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito

No conformidad: Incumplimiento de un requisito

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad

Cotización: Es el documento que muestra la tasación o valoración de una acción con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra.

5. DOCUMENTACIÓN CONSULTADA

Norma ISO 9001: 2008: 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3

6. DESARROLLO

6.1 Solicitud de compra

La empresa debe establecer la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores. Estos pedidos de compra deben identificar con detalle los productos solicitados, el número de unidades, los precios, los plazos y todas las caracterísiticas que la empresa considere oportuno. el responsable de producción debe realizar una solicitud de compra por medio del formato Solicitud de compra FR-01 donde se indique de manera clara y completa toda la información del producto a comprar.

6.2 Selección de proveedor

Las empresas deben disponer de un listado de proveedores seleccionados que puedan satisfacer las necesidades de compra de la organización. Todas las compras realizadas por la empresa deben realizarse a proveedores incluidos en este listado. La organización debe establecer los criterios que deben cumplir los proveedores para poder ser incluidos en este listado. El gerente de producción debe realizar al menos dos cotizaciones de proveedores que se inscriben en la lista de proveedores homologados Fr-02 y hacer un cuadro comparativo FR-03 donde las contribuciones son evaluadas y definir qué proveedores serán seleccionados para realizar la compra de acuerdo con las características de precio, fecha de entrega, los costos de carga , descuentos, condiciones de pago, entre otras garantías.Hay que poner los proveedores seleccionados en la lista de proveedores aprobados FR-04. Si se trata de un nuevo proveedor, examinará si la compra del producto es urgente o no, en cualquiera de los casos,

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