Gestión Documentaria. Caso propuesto IDL3

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÒGICO PRIVADO CONTINENTAL

ESPECIALIDAD DE ADMINISTRACIÒN DE EMPRESAS

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UNIDAD DIDACTICA:

 “Gestión Documentaria”

CASO PROPUESTO IDL3

DOCENTE:

Kety Yaneth Condori Mamani

PRESENTADO POR:

Álvarez Huapaya Margarita

Rodríguez Saldaña Nayely

Rodríguez Vega Guisley victoria

Tenorio Huamán Ítalo Moisés

Tintaya Moscoso Álvaro David

Valentín Núñez Yesica Noelia

Venegas Guzmán Emma Verónica

HUANCAYO – PERÙ

2022

1. Diagnostico Situacional.

1. Cumplimiento normativo.

Para nuestra empresa es muy importante adecuarse y guiarse bajo ciertas normas y estándares, ya que ellas nos guían hacia lo correcto y establecido a la hora de trabajar el proceso de tramite documentario.

Al ser conocedores de las normas establecidas para la elaboración y gestión documental, tratamos de trabajar la documentación correctamente en conjunto con los colaboradores de SEGURIDAD SHOP.

Nos basamos en dos normas importante referente en el sistema de gestión documental.

• Norma ISO 15489, para la información y gestión de archivos
• Norma ISO 303001, para el diseño, implementación, mantenimiento y optimización del sistema de gestión de archivos.

1. Pautas de conservación

Realizamos capacitaciones y reuniones cada mes de forma virtual para dar recomendaciones e instrucciones a los colaboradores del área administrativa relativas al SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, con el objetivo de enfatizar el trabajo de todo lo referente a la gestión documental y la importancia que representa la información documentada, todo esto queda evidenciado bajo formatos de capacitación.

1. Identifica funciones actividades y tareas del organismo y la documentación que se encarga cada área.

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1. Identifica los tipos y las series documentales.

Como parte del proceso de organización y almacenamiento, nuestros documentos están clasificados y organizados de acuerdo a su origen, tipo de área e información, fecha y un código que los identifica, de esta manera lo que se busca es clasificar los documentos mediante series que sean accesibles a su ubicación.

Las áreas de Administración, Marketing, RR. HH y Gerencia tienen su documentación clasificada y organizada.

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1. Elabora un flujograma (Proceso archivístico).

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1. Condiciones físicas de la documentación.

Nuestra documentación se encuentra guardada, clasificada, rotulada y ordenada en la habitación de archivos de la empresa, el ambiente y el clima es ADECUADO para su cuidado, los documentos están reconocidos con códigos y series para su reconocimiento fácil.

El clima óptimo para los documentos es de 18-21º C y 35-55% de humedad relativa.

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1. Evalúa la selección y eliminación de los documentos de acuerdo con los

plazos las modalidades establecidas por la organización.

Tabla de retención sobre el tiempo para la conservación o eliminación de los documentos

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