Gestion documentaria

UNIVERSIDAD NACIONAL TECNOLÓGICA DE LIMA SUR

FACULTAD DE INGENIERÍA Y GESTIÓN

ESCUELA ACADÉMICA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

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GESTIÓN DOCUMENTARIA.

Trabajo presentado en cumplimiento parcial

de la materia de Sistemas en Tiempo Real.

Por

Jerson Jara Condor.

Villa el Salvador, julio de 2018

DEDICATORIA

El presente trabajo dedicado con mucho aprecio a nuestros padres y familiares por su apoyo incondicional.

TABLA DE CONTENIDO

DEDICATORIA        ii

TABLA DE CONTENIDO        iii

TABLA DE FIGURAS        x

INTRODUCCIÓN        xi

CAPÍTULO I        1

INSTALACIÓN DE ALFRESCO        1

1.        DESCARGAR ALFRESCO.        1

2.        INSTALACIÓN.        1

CAPÍTULO II        8

ADMINISTRACIÓN DE ALFRESCO        8

TABLA DE FIGURAS

Figura 1 Descargar Alfresco        1

Figura 2 Instalación paso 1        1

Figura 3 Instalación paso 2        2

Figura 4 Instalación paso 3        2

Figura 5 Instalación paso 4        3

Figura 6 Instalación paso 5        3

Figura 7 Instalación paso 6        4

Figura 8 Instalación paso 7        4

Figura 9 Instalación paso 8        5

Figura 10 Instalación paso 9        5

Figura 11 Instalación paso 10        6

Figura 12 Instalación paso 11        6

Figura 13 Instalación paso 12        7

Figura 14 Instalación paso 13        7

Figura 15 Usuario y Contraseña        8

Figura 16 Panel de Inicio        8

Figura 17 Panel modificado        9

Figura 18 Creación de Sitios        9

Figura 19 Crear documentos        10

Figura 20 Grupos        10

Figura 21 Nuevo Grupo        11

Figura 22 Creación de usuarios.        11

Figura 23 Flujo de trabajo        12

INTRODUCCIÓN

La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un punto crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de recuperar y reutilizar documentos. La producción y archivado incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos futuros para localizar dicha documentación. Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se traduce en una potencial pérdida de información y, sobre todo, de productividad.

Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión documental como parte del proceso de calidad, pero no especifican que software debe usarse para implantarse. 

El objetivo principal de todo sistema de gestión documental es el de rastrear el almacenamiento y administración de todos los documentos electrónicos o las imágenes de documentos en papel. A diferencia de lo que sucede con los sistemas ERP's, la información en un sistema de gestión documental no cuentan con una organización clara de contenido, por lo que suele llamarse “información sin estructura”. Todas las empresas sin importar que tan grandes o pequeñas sean, tienen que administrar diariamente una gran cantidad de información de todo tipo, incluyendo datos legales, así como información sobre el funcionamiento interno. El objetivo de la gestión documental es racionalizar el uso de toda esta información para que se pueda trabajar con ella de una forma más eficiente.

También es importante decir que todos los sistemas de gestión documental usualmente ofrecen una gama de servicios adicionales orientados a maximizar los recursos, incluyendo medios de almacenamiento, opciones de seguridad, así como opciones para la recuperación de información e indexación, todas estas opciones están disponibles en el software. No solo eso, toda la información requerida por la empresa tiene que estar disponible en cualquier momento del día y además el acceso a ella debe ser rápido e intuitivo. Si se trata de seguridad, hay claramente dos aspectos fundamentales que ofrece un sistema de gestión documental; una es el garantizar la total integridad de la información, evitando cualquier tipo de pérdidas o deterioros en los documentos, y también el restringir el acceso no autorizado a toda esta información. Por lo que respecta a la indexación, en este caso la información tiene que ser fácilmente recuperable por los usuarios empleando la menor cantidad de tiempo en ello.

CAPÍTULO I

INSTALACIÓN DE ALFRESCO

1. DESCARGAR ALFRESCO.

En primer lugar, descargaremos el fichero de instalación de Alfresco community, para ello accederemos a la página oficial de Alfresco, en este caso elegiremos la instalación para Windows.

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Figura 1 Descargar Alfresco

1. INSTALACIÓN.

Como cualquier sistema operativo instalaremos Alfresco dándole click al botón Siguiente.

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Figura 2 Instalación paso 1

Elegiremos el método de instalación

Fácil: instala los servidores con la configuración por defecto.

Avanzada: Configura las propiedades y los puertos de servidor. También se pueden elegir componentes a instalar.

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