Gestión de compras . Orden de compra

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INTRODUCCION

Es substancial mencionar que la gestión de compras puede contribuir significativamente a generar ventaja competitiva y mejorar los resultados de una empresa. Para ello, es necesario la implicación e integración de la función de compras en el proceso de planificación estratégica de la empresa.

Un sistema de compras determinará las necesidades de insumos y la creación de órdenes de pedido con los proveedores que ofrezcan el menor precio con una calidad constante. Este proceso abarca planeación, organización, control y funciones a nivel gerencial que requieren de habilidades que van desde la capacidad de análisis hasta la buena negociación.

En cuanto a capital humano es común encontrar que no existe una estructura de puestos enfocados a las compras, usualmente el gerente general es el mismo encargado de revisar los pedidos y muchas veces el encargado de revisar las compras. Es de suma importancia contar con una estructura organizacional de personal que se dedique al área de compras para garantizar su correcto funcionamiento. Estas estructuras dependerán del tipo de organización o negocio, su complejidad está relacionada con el tamaño de la empresa.

3. ORIGEN DE REQUISICION

Origen de la requisición de compras: cuando se decide comprar algo, esta decisión es transmitida por medio de una requisición previamente autorizada, la cual puede tomar la siguiente forma:

• Una tarjeta de re orden.

 • Requisición de rutina.

Los requerimientos de compras cuentan con las siguientes características:

• Un requerimiento de compra es propiedad del Departamento que la origina y no debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener la aprobación del Departamento que la originó. Esto último (control esencial) es importante y actualmente no está claramente definido en algunos de los sistemas de software de abastecimiento más populares en el mercado.

• En algunos "ambientes" industriales (ej. la línea de producción), al Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las compras de materia prima donde el Departamento de Compras también es responsable de la administración del inventario.

• Un requerimiento de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usado para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usado como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.

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4.  La determinación de las fuentes de suministro es importante para cualquier empresa independientemente de su tamaño. Ésta obedece a cuatro imperativos:

• No hacer esperar al cliente.
• Llevar a cabo la producción a un ritmo regular, aunque la demanda fluctúe.
• Tener la mejor calidad posible.
• Comprar los suministros al precio más bajo.

Para una adecuada administración en el abastecimiento de suministros, ya sea para los talleres, el almacén o la oficina, se deben considerar los siguientes aspectos:

• El tipo de suministros necesarios.
• La fecha del pedido.
• El lugar y la forma del almacenamiento.
• La manera de evaluar el nivel de stock.
• El modo de reaprovisionamiento.

Para la determinación de abastecimiento es necesario tener en cuenta el pre – selección de proveedores, Selección de la fuente: elegir que proveedor confiara la orden, dependiendo de las condiciones que este otorgue, como calidad precio, crédito y servicio.

En muchas de las empresas a nivel mundial plantean procedimientos internos para el pre- selección de esos proveedores un ejemplo de esto lo muestra la figura (1).

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Dentro de este procedimiento uno de los criterios más importantes es la evaluación a estos proveedores.

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5.  PROCESO DE SOLICITAR COTIZACIONES

Primeramente, se requiere tener un pedido del área que realiza la requisición que describa clara y detalladamente las necesidades, además de adjuntas las especificaciones necesarias: cantidades, números de entrega, plazos, etc.

Una vez tenido claro lo anterior debemos iniciar el proceso de cotización, tendremos claro que queremos que nos coticen (precios) y su desglose exacto (plazo de entrega, descuentos, garantías, precios, transporte).

En esta parte del proceso tendremos una fecha límite de respuesta a nuestra petición de oferta o cotización, plazo de validez de esta.

6. ELABORACIÓN DEL CUADRO COMPARATIVO (ENTREGAR EL CUADRO QUE PERMITA COMPARAR Y EVALUAR CADA COTIZACIÓN)

Una vez en nuestro poder las ofertas, tenemos que compararlas y elegir la mejor para nuestra empresa.

En un primer y rápido repaso, si el factor determinante de nuestra elección fuera el precio, analizar la dispersión existente e intentar explicarnos diferencias importantes. [pic 12]

7. ENVIÓ O ENTREGA DE LA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR (EXPLICAR PROCEDIMIENTO DE ENVIÓ DE ORDEN DE COMPRA)

Una vez se ha elegido la mejor empresa para proveernos en nuestra necesidad, se procede a informarles y enviar la orden de compra.

Una orden de compra o pedido de compra, es un documento oficial que acredita una relación entre proveedor y cliente. En dicho documento consta la compra de un producto o servicio y compromete al cliente a abonar el costo correspondiente. Es decir, el comprador está obligado a pagar una vez que el producto o servicio se ha entregado.

En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha de entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante.

Esta orden normalmente es enviada por correo electrónico, aunque en caso de ser así requerido por el proveedor, se podría enviar físicamente a través de mensajería o por el medio que tengamos dispuesto en nuestra compañía para tal fin.  

8. SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE COMPRA (COMO SE DEBE O PUEDE REALIZAR ESTE SEGUIMIENTO, Y QUE INFORMACIÓN DEBE SUMINISTRAR ESTE SEGUIMIENTO)

ERP (Enterprise Resource Planning), es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de los procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.

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