HERRAMIENTA ADECUADA PARA REGISTRAR TODA LA DOCUMENTACIÓN QUE SE ENCUENTRA EN LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN (O.A.P.) EN LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL HUILA
Enviado por kiketorrenz • 17 de Mayo de 2021 • Informes • 1.773 Palabras (8 Páginas) • 95 Visitas
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ACTIVIDAD 1 - ACTIVIDAD EVALUATIVA
HERRAMIENTA ADECUADA PARA REGISTRAR TODA LA DOCUMENTACIÓN QUE SE ENCUENTRA EN LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN (O.A.P.) EN LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL HUILA
PRESENTADO POR:
YULY KARINA DÍAZ LOZANO
LINA MARCELA PEREZ
CINDY PAOLA PEREZ RAMOS
DANIEL ENRIQUE TORRES VELASQUEZ
ELIS JOHANA COGOLLO CUELLO
MATERIA
FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS – UNIMINUTO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
NEIVA – HUILA
2021
ACTIVIDAD 1 - ACTIVIDAD EVALUATIVA
HERRAMIENTA ADECUADA PARA REGISTRAR TODA LA DOCUMENTACIÓN QUE SE ENCUENTRA EN LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN (O.A.P.) EN LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL HUILA
YULY KARINA DÍAZ LOZANO ID: 593894
LINA MARCELA PEREZ ORTIZ ID: 457645
CINDY PAOLA PEREZ RAMOS ID: 619749
DANIEL ENRIQUE TORRES VELASQUEZ ID: 397753
ELIS JOHANA COGOLLO CUELLO ID: 502061
DOCENTE
EMILIO ALBERTO BOLANOS ROJAS
NRC: 9074
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS – UNIMINUTO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
NEIVA – HUILA
2021
- JUSTIFICACIÓN
La organización de los documentos de una oficina, es sin lugar a duda, uno de los retos más relevantes y de gran preocupación en las empresas. Para esto, es necesario aplicar una herramienta de tal manera que facilite el orden, el espacio y tiempo a la hora de buscar la información en determinada organización, El presente proyecto se solventa alrededor de tres elementos importantes. El primero es el papel que se está utilizando en las impresiones para la documentación, fácilmente se puede observar que este papel es muy débil, puede dañarse ya sea por el tiempo, la utilidad, el riesgo de mojarse y perder toda la información, al estudiar cual es el material adecuado en la implementación de los documentos que satisfaga las necesidades que se encuentra en este momento con respecto al papel utilizado se concluye que si es posible cambiarlo.
El segundo es el almacenamiento de datos en un disco Duro de tal manera que esta información este clasificado según el tema y las fechas de su realización. Estos soportes garantizan que la información se encuentre grabada de forma permanente y con respecto al anterior elemento facilita la disminución del espacio, evitar enfermedades que provocan a través del tiempo y sobre todo contribuir al medio ambiente con la disminución del papel.
Los dos elementos antes mencionados nos facilitan guardar la documentación de forma segura y disminuir espacio, pero se tiene un tercer elemento que sería el software, Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, lanzado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva. Está desarrollado para gestionar y organizar todos los archivos y documentos digitales para simplificar el trabajo diario y mejorar la eficiencia. Es un software de gestión de contenido empresarial para almacenar, rastrear, editar y gestionar documentos electrónicos.
Cuenta con características principales que permite capturar meta datos y clasificar documentos fácilmente, reduce el tiempo de funcionamiento mediante la ejecución automatizada del flujo de trabajo, mejora la calidad de la información, los mantiene seguros y garantiza un alto grado de precisión durante la búsqueda de documentos.
Indudablemente estos tres elementos nos facilitan la problemática que se está presentado en la oficina asesora de planeación, sobre todo el último elemento que se adquiere de forma gratuita en los computadores solucionando los inconvenientes antes mencionados.
- PROBLEMÁTICA
En este capítulo se encuentra la descripción del problema del proyecto que se centra en resaltar la pertinencia de estudiar cual es la herramienta adecuada para archivar la documentación que está en la oficina asesora de planeación. De igual manera, se obtiene la pregunta orientadora que dio paso a los objetivos del proyecto. Por último, se explican todos los motivos que sustentan el propósito del trabajo, en la justificación.
En la oficina asesora de planeación se archiva la documentación de manera física en instantes durante toda su existencia, es mucho material almacenado de forma anual donde se necesita de tiempo y espacio para organizarlo y de la misma manera para hallar de manera ágil y útil. Son tantos años con esta estrategia que se observa de manera general que la información se está borrando con el pasar del tiempo y en ocasiones se moja afectando la integridad, la salud de la persona encargada de esta función, es decir se pierde totalmente la documentación guardada en los depósitos y peor aún que se corre el riesgo que sea utilizada para actos delictivos.
De igual manera son muchos los aspectos que perjudican la condición de archivar la documentación de forma segura, que se crea la alternativa de pensar o estudiar una nueva estrategia que garantice mejorar el uso del espacio, el tiempo y la información que se encuentra allí, para adquirir la documentación de manera eficaz y asegurar que esta no se pierda ni se deteriore con el pasar del tiempo.
Se estudian tres herramientas de manera minuciosa que dan respuesta a la necesidad de identificar cual es la adecuada para implementar en el uso de archivar toda la documentación. Es por lo anterior que resulta conveniente formular la siguiente pregunta del proyecto:
¿Cuál es la herramienta adecuada para archivar la documentación en la oficina asesora de planeación en la contraloría departamental del Huila?
1¿Qué se va a Hacer?
La investigación de un proyecto , resaltando una problemática que se esté presentando en campo de trabajo , recopilar la información basada en las actividad que ejerce en la organización ; por lo cual se determina identificar nuevas herramientas para archiva la documentación de la oficina asesora de planeación de la Gobernación del Huila, de forma segura, lograr garantizar una investigación necesaria para buscar nuevas alternativas de solución para archivar la documentación , mejorando el uso del espacio, el tiempo y la información que se encuentra allí, para adquirir la documentación de manera eficaz y asegurar que esta no se pierda ni se deteriore con el pasar del tiempo.
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