Los sistemas de información en las organizaciones

Sistemas de información en las organizaciones

Durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la información como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestión empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales.

Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar.

Objetivo

Conocer el concepto Administración y/o Gestión, para desde esa visión global, insertar a la planificación en ese contexto, y por tanto la captura de información externa para la toma de decisiones. Se enmarca, así, la información (activo intangible) como un factor clave para la toma de decisiones en el ámbito de la Ciencia de la Administración, y por tanto de la gestión de información, y el diseño del sistema de información en la empresa. Entendemos que el marco teórico en el que se mueven los sistemas de información debe controlar una serie de procesos contextualizados en la Administración de Empresas, en tanto, que como sistemas de información deben determinar las necesidades internas y externas de información , optimizar, si cabe, el flujo de información en las organizaciones y adecuarse a la estructura de la organización. Ello nos obliga a incidir en la información en su triple dimensión, según la estructura definida por Hiroyuki Itami, que clasifica los flujos informativos en información del entorno, información interna e información corporativa; y finalmente en los conceptos relativos a la toma de decisiones.

Conocer los distintos ambientes existentes en la empresa, por un lado el ambiente interno , y por otro el ambiente externo , clasificando este último, a su vez, en dos tipos, entorno inmediato y entorno remoto , ambos de contenido informativo.

Adentrar al alumno en el concepto de organización. Y a su vez describir, brevemente la evolución que ha habido desde la organización tradicional a la nueva organización, y como ésto ha influido en el cambio de contexto en el que se han movido los sistemas de información en una empresa; desde aquellos vistos como una parte de la organización, al conjunto de la organización analizado como un sistema de información en sí mismo.

Enlazando con las ideas anteriores, introducir al alumno en el concepto sistema de información , a través de la aproximación teórica de algunos autores. Desde esa visión general de sistema de información enmarcar el concepto en el ámbito empresarial, tal y como se han entendido hasta la actualidad, por encima de consideraciones tecnológicas.

Analizar, brevemente, el concepto gestión del conocimiento como apoyo a los sistemas de información.

Volver a insertar en este trabajo a la planificación, para concretar el concepto Inteligencia Competitiva, y los distintos tipos de inteligencia competitiva.

Clasificar las fuentes de información para la empresa.

Y, finalmente, asociar tipo de fuente de información, según clasificación realizada por el autor, con los entornos externos (inmediatos, remotos o ambos) y el tipo de inteligencia competitiva asociada.

El contexto de la empresa y sus necesidades de información

Para comprender bien qué objetivos tiene un sistema de información y cómo debe funcionar, hay que entender también dos conceptos relativos al contexto, o medio ambiente, en el que se inserta una empresa. Nos referimos al conjunto de factores que le afectan, donde existen amenazas que pueden perjudicar o destruir una empresa, y oportunidades que pueden incrementar las cualidades de la misma.

Enlazamos, aquí, con algunas nociones aportadas en el apartado referente a la información como recurso intangible. Tenemos, así, por un lado:

el medio ambiente interno o aquellos "factores, como el personal, la estructura, sus políticas y recompensas, que ejercen influencia en la manera de realizar el trabajo y de conseguir los objetivos"

y por otro el medio ambiente externo, más complejo en tanto que conforma factores ajenos al dominio interno de los gestores, y por tanto requiere una vigilancia permanente. A su vez, este medio ambiente externo tiene una doble estructura

Medio ambiente externo remoto, como el clima político, la situación económica, las tendencias sociales, o las innovaciones tecnológicas.

Y el Medio ambiente externo inmediato, formado por clientes, proveedores, distribuidores, competidores, financiadores y reguladores.

Observaremos éste medio ambiente externo como un modelo de necesidades de información que los gestores de una empresa deben obligatoriamente controlar para una eficaz toma de decisiones y cuyos recursos de información, ya sean éstos vistos como fuentes de información, servicios de información o sistemas de información, deben ser incorporados al sistema de información empresarial como importantes recursos para la toma de decisiones.

Los sistemas de información en la empresa.

Frecuentemente se ha utilizado el término informatización como sinónimo de sistemas de información. Y aunque la mayoría de los autores están de acuerdo en asumir que un sistema de información requiere un adecuado proceso de informatización, lo que también está claro es que no en todos los casos la construcción de un sistema de información lleva aparejado el uso de tecnologías de la información

Sin embargo, asumimos que hoy en día cualquier sistema de información, por pequeño que sea requiere de unos mínimos procesos de automatización.

También parece adecuado señalar que las distintas aplicaciones informáticas que funcionan por separado impiden la adecuación de un sistema de información, de manera que como señala Gil Pechuan para que el sistema de información exista "deberá contemplar el diseño de un sistema integrado que relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita así, mejorar los procesos de toma de decisiones

Realizada la aclaración anterior, asumimos que la aplicación de los sistemas de información al ámbito de la empresa, aunque puede orientarse a cualquier

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