INVENTARIOS Y LA AUDITORIA DE LOS INVENTARIOS

INVENTARIOS Y LA AUDITORIA DE LOS INVENTARIOS.

Los inventarios son bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios.

Otro concepto que vale la pena destacar es el siguiente: “Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales”.

Los inventarios representan los costos acumulados por la adquisición o producción de materias primas, abastecimientos, productos en proceso y producto por venderse.

Los inventarios incluyen los productos o servicios que se tienen para la venta, productos en proceso de fabricación y materiales que se espera que sean utilizados o consumidos en la producción. El termino inventario de mercancía generalmente se utiliza cuando se trata de artículos que se tienen para la venta por mayorista o detallista precisamente adquiridos para ser vendidos.

Los términos materias primas, producto en proceso, productos terminados y accesorios de fabrica, por lo general se utilizan al referirse a los inventarios de una empresa manufacturera.

Los inventarios representan uno de los reglones más importantes del activo de las empresas, siendo de importancia fundamental en la determinación de su costo y consecuentemente de los resultados del ejercicio.

IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS.

Los activos corriente más importante en el balance general de la mayoría de las compañía son el efectivo, las cuenta por cobrar y los inventarios. De estos tres el inventario por lo general es el más valioso. La venta de mercancía a un precio mayor del costo proporciona a las empresas la principal fuente de utilidades. Si la producción y la entrega de los productos fuera instantánea, no habría necesidad de inventarios salvo como una protección contra los cambios en los precios.

A pesar de las maravillas de las computadoras, la automatización y la administración científica, los procesos de manufactura y de mercado no funcionan aun con la suficiente rapidez que permita evitar la necesidad de los inventarios. Estos deben mantenerse para poder servir al cliente inmediatamente o, por lo menos, con la suficiente prontitud de tal modo que estos no se dirijan a otras fuentes de abastecimiento.

Debido a la materialidad de este activo, un error en su evaluación puede ocasionar una distorsión de alta incidencia en la situación financiera y en la determinación de los resultados de las operaciones.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS.

La importancia fundamental de la auditoria de inventario es que estos son un factor determinante en el cálculo de las utilidades y la correcta integración del costo de ventas. Constituyen generalmente un rubro material dentro del balance general y si no estuvieran bien controlados físicamente y bien valuados, las cifras del balance carecerían de razonabilidad.

Uno de los objetivos contables principales en los inventarios es la determinación adecuada de las utilidades por medio del proceso de aplicar acertadamente los costos y los gastos a los ingresos. La contabilidad y la auditoria del inventario son dos de las consideraciones mas importante en la determinación de las utilidades liquidas, porque el estado de ingreso será inexacto si se carga equivocadamente los inventarios al costo de las mercancías vendidas durante el periodo y si los inventarios restantes se cuentan, contabilizan o evalúan erróneamente al cerrar el ejercicio contable.

Los inventarios constituyen frecuentemente la partida más importante de activo circulante de una organización comercial y una de gran importancia compararla con el total de los activos.

Al estar los inventarios directamente relacionados con la integración del costo de ventas también lo están con las políticas de fijación de precios de ventas. Al realizar su trabajo el auditor está en la posibilidad de determinar si los precios de ventas que se están aplicando en una compañía son congruentes con los costos en que se han incurrido y si estos precios de ventas son similares a los del mercado.

La auditoria de inventario es importante ya que permite establecer si es necesario que el cliente cree reservas por inventarios obsoletos o deteriorados y si estas ya existen determinar si las mismas son suficientes para cubrir posibles pérdidas.

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR.

La responsabilidad del auditor en la auditoria de inventarios puede resumirse en cuatro etapas:

A) Verificación del sistema de control interno y registro de los inventarios.

Aquí se deberá evaluar los controles y organización de los departamentos de compras, fabricación, contabilidad, almacenaje y despacho. Deberá efectuarse una verificación matemática de los resúmenes de inventario así como establecer el flujo de información que lleva a la contabilización de los inventarios.

Es importante realizar en esta etapa una evaluación del personal que interviene en las fases de trabajo que afectan los inventarios.

B) Comprobación de las cantidades físicas de inventario.

Evaluación del control interno sobre el inventario físico, de los procedimientos empleados en la toma del inventario y la forma en que se corrigen las diferencias y por último la razonabilidad del dato de los registros contables con el real.

C) Verificación de los métodos de valuación de inventarios utilizados.

Deberá observarse que el método empleado este de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y que hayan sido aplicado consistentemente.

El auditor debe evaluar todos los aspectos que inciden en la evaluación como lo son el mercado, la competencia, la obsolescencia y las características propias de cada producto.

D) Análisis de la adecuada determinación de costos.

Se deberá estudiar el sistema de acumulación de costos empleado por la empresa, que se haya utilizado consistentemente de un periodo contable a otro y que sea el más adecuado de acuerdo con las características de la compañía que se está evaluando.

Al estudiar la acumulación del costo, debe verificarse que el mismo se determine considerando todos los elementos del costo especialmente en casos especiales como la capitalización de intereses cuando existan activos elegibles.

OTRAS RESPONSABILIDADES

En caso que sea factible y razonable, el auditor debe estar presente al tomar inventarios y observar los procedimientos seguidos, con el objeto de quedar convencido de que las cantidades que aparecen en inventario están en existencia. El auditor debe comparar la exactitud del trabajo de oficina en el resumen del inventario.

Debe examinarse los procedimientos de compra y la determinación del costo de ventas, siguiendo el método reconocido de aplicar los costos y los gastos a los ingresos respectivos.

El auditor debe determinar que el tratamiento de las reservas para inventarios haya sido justo y apropiado, y que los cargos y abonos a estas reservas estén de acuerdo con las costumbres contables reconocidas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS

Los principales objetivos de la auditoria son para determinar si:

A) Todos los inventarios incluidos en el balance general son mantenidos por la entidad o por terceros para la entidad.

B) Todos los inventarios poseídos por la entidad en la fecha del balance general están incluido en el balance general.

C) Los inventarios se presentan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicado en forma consistente:

1) los costos hayan sido determinados en forma adecuada.

2) El valor del mercado haya sido determinado en forma adecuada.

3) Se haya creado una reserva adecuada para artículo obsoleto.

4) Se haya creado una reserva adecuada para perdidas en compromiso de compra y venta.

D) La entidad posee, o tiene derecho legal a, todos inventarios en la fecha del balance general. Todos los inventarios están libres de embargos, prendas u otros intereses colaterales en su propiedad o, de no ser así, dichos embargos, prendas u otros intereses colaterales en su propiedad están identificados.

E) Los inventarios están apropiadamente clasificados, descrito, y revelados en los estados financieros, incluyendo sus notas, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.

Otro objetivo fundamental es verificar que las cifras contabilizadas como existencias se corresponden con la realidad, habiendo seguido un sistema de valoración y registró uniforme respecto al de los ejercicios anteriores.

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS.

Son los métodos y procedimientos que la empresa utiliza proteger los activos en contra del desperdicio, autorizar las operaciones, y asegurar la exactitud de los registros contables.

El renglón de los Inventarios es el de mayor significación dentro del activo corriente, por su cuantía, y porque de su manejo adecuado proceden las utilidades de la empresa.

El control Interno de los Inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios, siguiendo el proceso de compras.

FASES DEL CONTROL DE INVENTARIO

Control Operativo y Control Contable.

Control

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