INVENTARIOS Y LA AUDITORIA DE LOS INVENTARIOS

INVENTARIOS Y LA AUDITORIA DE LOS INVENTARIOS.

Los inventarios son bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios.

Otro concepto que vale la pena destacar es el siguiente: “Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales”.

Los inventarios representan los costos acumulados por la adquisición o producción de materias primas, abastecimientos, productos en proceso y producto por venderse.

Los inventarios incluyen los productos o servicios que se tienen para la venta, productos en proceso de fabricación y materiales que se espera que sean utilizados o consumidos en la producción. El termino inventario de mercancía generalmente se utiliza cuando se trata de artículos que se tienen para la venta por mayorista o detallista precisamente adquiridos para ser vendidos.

Los términos materias primas, producto en proceso, productos terminados y accesorios de fabrica, por lo general se utilizan al referirse a los inventarios de una empresa manufacturera.

Los inventarios representan uno de los reglones más importantes del activo de las empresas, siendo de importancia fundamental en la determinación de su costo y consecuentemente de los resultados del ejercicio.

IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS.

Los activos corriente más importante en el balance general de la mayoría de las compañía son el efectivo, las cuenta por cobrar y los inventarios. De estos tres el inventario por lo general es el más valioso. La venta de mercancía a un precio mayor del costo proporciona a las empresas la principal fuente de utilidades. Si la producción y la entrega de los productos fuera instantánea, no habría necesidad de inventarios salvo como una protección contra los cambios en los precios.

A pesar de las maravillas de las computadoras, la automatización y la administración científica, los procesos de manufactura y de mercado no funcionan aun con la suficiente rapidez que permita evitar la necesidad de los inventarios. Estos deben mantenerse para poder servir al cliente inmediatamente o, por lo menos, con la suficiente prontitud de tal modo que estos no se dirijan a otras fuentes de abastecimiento.

Debido a la materialidad de este activo, un error en su evaluación puede ocasionar una distorsión de alta incidencia en la situación financiera y en la determinación de los resultados de las operaciones.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS.

La importancia fundamental de la auditoria de inventario es que estos son un factor determinante en el cálculo de las utilidades y la correcta integración del costo de ventas. Constituyen generalmente un rubro material dentro del balance general y si no estuvieran bien controlados físicamente y bien valuados, las cifras del balance carecerían de razonabilidad.

Uno de los objetivos contables principales en los inventarios es la determinación adecuada de las utilidades por medio del proceso de aplicar acertadamente los costos y los gastos a los ingresos. La contabilidad y la auditoria del inventario son dos de las consideraciones mas importante en la determinación de las utilidades liquidas, porque el estado de ingreso será inexacto si se carga equivocadamente los inventarios al costo de las mercancías vendidas durante el periodo y si los inventarios restantes se cuentan, contabilizan o evalúan erróneamente al cerrar el ejercicio contable.

Los inventarios constituyen frecuentemente la partida más importante de activo circulante de una organización comercial y una de gran importancia compararla con el total de los activos.

Al estar los inventarios directamente relacionados con la integración del costo de ventas también lo están con las políticas de fijación de precios de ventas. Al realizar su trabajo el auditor está en la posibilidad de determinar si los precios de ventas que se están aplicando en una compañía son congruentes con los costos en que se han incurrido y si estos precios de ventas son similares a los del mercado.

La auditoria de inventario es importante ya que permite establecer si es necesario que el cliente cree reservas por inventarios obsoletos o deteriorados y si estas ya existen determinar si las mismas son suficientes para cubrir posibles pérdidas.

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR.

La responsabilidad del auditor en la auditoria de inventarios puede resumirse en cuatro etapas:

A) Verificación del sistema de control interno y registro de los inventarios.

Aquí se deberá evaluar los controles y organización de los departamentos de compras, fabricación, contabilidad, almacenaje y despacho. Deberá efectuarse una verificación matemática de los resúmenes de inventario así como establecer el flujo de información que lleva a la contabilización de los inventarios.

Es importante realizar en esta etapa una evaluación del personal que interviene en las fases de trabajo que afectan los inventarios.

B) Comprobación de las cantidades físicas de inventario.

Evaluación del control interno sobre el inventario físico, de los procedimientos empleados en la toma del inventario y la forma en que se corrigen las diferencias y por último la razonabilidad del dato de los registros contables con el real.

C) Verificación de los métodos de valuación de inventarios utilizados.

Deberá observarse que el método empleado este de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y que hayan sido aplicado consistentemente.

El auditor debe evaluar todos los aspectos que inciden en la evaluación como lo son el mercado, la competencia, la obsolescencia y las características propias de cada producto.

D) Análisis de la adecuada determinación de costos.

Se deberá estudiar el sistema de acumulación de costos empleado por la empresa, que se haya utilizado consistentemente de un periodo contable a otro y que sea el más adecuado de acuerdo con las características de la compañía que se está evaluando.

Al estudiar la acumulación del costo, debe verificarse que el mismo se determine considerando todos los elementos del costo especialmente en casos especiales como la capitalización de intereses cuando existan activos elegibles.

OTRAS RESPONSABILIDADES

En caso que sea factible y razonable, el auditor debe estar presente al tomar inventarios y observar los procedimientos seguidos, con el objeto de quedar convencido de que las cantidades que aparecen en inventario están en existencia. El auditor debe comparar la exactitud del trabajo de oficina en el resumen del inventario.

Debe examinarse los procedimientos de compra y la determinación del costo de ventas, siguiendo el método reconocido de aplicar los costos y los gastos a los ingresos respectivos.

El auditor debe determinar que el tratamiento de las reservas para inventarios haya sido justo y apropiado, y que los cargos y abonos a estas reservas estén de acuerdo con las costumbres contables reconocidas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE INVENTARIOS

Los principales objetivos de la auditoria son para determinar si:

A) Todos los inventarios incluidos en el balance general son mantenidos por la entidad o por terceros para la entidad.

B) Todos los inventarios poseídos por la entidad en la fecha del balance general están incluido en el balance general.

C) Los inventarios se presentan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicado en forma consistente:

1) los costos hayan sido determinados en forma adecuada.

2) El valor del mercado haya sido determinado en forma adecuada.

3) Se haya creado una reserva adecuada para artículo obsoleto.

4) Se haya creado una reserva adecuada para perdidas en compromiso de compra y venta.

D) La entidad posee, o tiene derecho legal a, todos inventarios en la fecha del balance general. Todos los inventarios están libres de embargos, prendas u otros intereses colaterales en su propiedad o, de no ser así, dichos embargos, prendas u otros intereses colaterales en su propiedad están identificados.

E) Los inventarios están apropiadamente clasificados, descrito, y revelados en los estados financieros, incluyendo sus notas, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.

Otro objetivo fundamental es verificar que las cifras contabilizadas como existencias se corresponden con la realidad, habiendo seguido un sistema de valoración y registró uniforme respecto al de los ejercicios anteriores.

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS.

Son los métodos y procedimientos que la empresa utiliza proteger los activos en contra del desperdicio, autorizar las operaciones, y asegurar la exactitud de los registros contables.

El renglón de los Inventarios es el de mayor significación dentro del activo corriente, por su cuantía, y porque de su manejo adecuado proceden las utilidades de la empresa.

El control Interno de los Inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios, siguiendo el proceso de compras.

FASES DEL CONTROL DE INVENTARIO

Control Operativo y Control Contable.

Control Operativo:

Comprende el movimiento físico del inventario y del mantenimiento de las existencias y un nivel apropiado tanto en término cuantitativo como cualitativo. Si se compra sin criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios, a este control es que se le conoce como control preventivo.

El control preventivo se refiere a que se compre realmente la cantidad que se necesita, evitando así, la acumulación excesiva.

La auditoria en el análisis de inventarios y control contable, permite conocer la eficiencia del control preventivo, y señala los puntos débiles que merecen una acción correctiva. Los registros y las técnicas de control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.

Control Contable:

Se refiere a la realización de los registros apropiados y al reporte de movimientos y existencias en unidades y en valor desde la concentración de las compras, hasta la entrega al cliente.

VENTAJAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS.

1 Ayuda a Mantener el mínimo de capital invertido.

2 Reduce los altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios.

3 Reduce los riesgos de fraudes, robos, o daños físicos.

4 Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías.

5 Evita perdidas resultantes de baja de precios.

6 Reduce el costo de la toma de inventario Físico Anual.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE INVENTARIOS.

Son el conjunto de técnicas de análisis e investigación aplicables a hechos y circunstancias económicas, mediante las cuales el auditor obtiene las bases para fundamentar su opinión sobre los estados financieros sujetos a exámenes.

METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS

Método PEPS: Primera en entrar, primera en salir.

Está basado en que la primera mercancía adquirida es la primera mercancía que se vende. En otras palabras, cada venta se hace de las mercancías más antiguas en reserva; por tanto el inventario final contiene todas las mercancías más recientemente adquiridas.

Costo Mercancías Disponibles p/venta RD$ 230,000.00

Menos: Inventario Final RD$ 103,000.00

Costo de Mercancías Vendidas RD$ 127,000.00

Método UEPS: Ultimo en entrar, primeras en salir.

Es uno de los métodos más interesantes en la valuación del inventario. El flujo de costos puede ser más significativo que el flujo físico de las mercancías.

Para el cálculo de las mercancías vendidas se utiliza la siguiente ecuación:

Costo de mercancías disponibles p/venta RD$ 230,000.00

Menos: Inventario Final RD$ 67,000.00

Costo de Mercancías Vendidas RD$ 163,000.00

PRESENTACION Y REVELACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Los inventarios se clasifican en el balance general como activo circulante excepto cuando haya cantidades excesivas que no se espera vender o usar dentro del ciclo normal del negocio. En este caso las existencias en exceso se deben clasificar como activos no circulantes.

Por la naturaleza de la cuenta de inventarios, su presentación en el balance debe hacerse dentro del activo circulante, detallando las partidas que lo componen según se trate de empresas individuales o comerciales.

REVELACIONES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Se debe hacer las siguientes revelaciones:

a) La base de valuación y método de determinación del costo.

b) Detalle de los inventarios según su naturaleza.

c) Reserva de valuación de inventarios.

d) Los cambios si existieran en los métodos de valuación y su efecto.

e) Los gravámenes o restricciones existentes.

f) La fecha del balance general que no se tuvieran en cuenta al evaluar los inventarios.

REVELACION SUFICIENTE

La información contable que se presenta en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todos los aspectos necesarios para que el usuario de dichos estados pueda interpretarlo adecuadamente y tomar decisiones aceptadas.

Dada la importancia de los inventarios es necesaria la adecuada revelación de la información relativa a los mismos.

El resultado final del trabajo efectuado por el auditor se plasma en el dictamen o informe de auditoría. Este documento es muy importante ya que mediante el mismo el auditor pone en conocimiento de las personas la opinión que se ha formado de los estados financieros.

Para poder emitir una opinión, el auditor deberá planificar su trabajo con el propósito de determinar si las cifras que aparecen en el balance como inventarios están realmente representadas por mercancías o materiales físicos existentes, si los mismos están adecuadamente valuados y representados correctamente en el balance con las notas aclaratorias necesarias. Después de planificar el auditor aplica procedimientos de auditoría que la permitan desarrollar su trabajo en una forma efectiva y eficiente. Toda actuación del auditor deberá de estar de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptados.

COSTOS RELACIONADOS.

Costos de los materiales

El costo del inventario actual se considera un costo directo. Las empresas deben adquirir inventario para revender y la mayoría de las empresas deben tenerlo en las existencias para que esté disponible para vender a los clientes. Las empresas deben examinar los niveles de inventario a menudo para mantener la cantidad adecuada en existencias en todo momento. Al tener muy poco inventario, las empresas pueden perder oportunidades de venta. Si una empresa tiene inventario en exceso, su dinero está invertido en éste, lo que podría producir un flujo de caja negativo. El costo por el dinero invertido en el inventario que se conoce como un costo indirecto asociado directamente con el inventario.

Costos de transporte

Otro costo directo asociado con el inventario es el costo del flete. Al disponer de inventarios, una empresa debe recogerlo o que se lo envíen. Estos costos generalmente no son gratuitos y, por lo general, el comprador es responsable de pagar por ellos.

Costos de transporte

El último tipo de costo directo asociado con el inventario que se llama costos de manejo. Estos son costos que se relacionan con el almacenamiento y movimiento de los bienes de inventario. Para almacenar el inventario, una empresa debe tener un almacén o depósito. Junto con el costo de la bodega están los costos de seguros, los salarios y los impuestos. Todos los costos relacionados con el almacenamiento, transporte y manipulación de los productos están incluidos en los costos de mantenimiento.

Características del control interno

Para que el control en las empresas sea verdaderamente efectivo, es obligatorio considerar algunas de sus características fundamentales al momento de establecerlo. Entre algunas de esas características están:

Oportuno

Ésta característica es la esencia del control, debido a que es la presentación a tiempo de los resultados obtenidos con su aplicación; es importante evaluar dichos resultados en el momento que se requieran, no antes porque se desconocerían sus verdaderos alcances, ni después puesto que ya no servirían para nada.

Cuantificable

Para que verdaderamente se puedan comparar los resultados alcanzados contra los esperados, es necesario que sean medibles en unidades representativas de algún valor numérico para así poder cuantificar, porcentual o numéricamente lo que se haya alcanzado.

Calificable

En auditoria en sistemas computacionales, se dan casos de evaluaciones que no necesariamente deben ser de tipo numérico, ya que, en algunos casos específicos, en su lugar se pueden sustituir estas unidades de valor por conceptos de calidad o por medidas de cualidad; mismas que son de carácter subjetivo, pero pueden ser aplicados para evaluar el cumplimiento, pero relativos a la calidad; siempre y cuando en la evaluación sean utilizados de manera uniforme tanto para planear como para medir los resultados.

Confiable

Para que el control sea útil, debe señalar resultados correctos sin desviaciones ni alteraciones y sin errores de ningún tipo, a fin de que se pueda confiar en que dichos resultados siempre son valorados con los mismos parámetros.

Procedimientos de auditoría Estándar.

Los programas de auditoría estándar son aquellos en que se enuncian los procedimientos a seguir en caso o situaciones que se consideran aplicables a un número considerable de empresas o a todas las que forman la clientela del despacho. Son programas específicos aquellos que se preparan y formulan concretamente para cada situación particular.

La selección entre el uso de programas estándar y programas específicos, o las distintas combinaciones de uno y otro tipo que puedan utilizar en la práctica, son, también, en su mayor parte, resultado de las características peculiares del despacho, de sus condiciones de organización y supervisión, y de las políticas establecidas en el manejo de sus trabajos. Por tanto, se considera que, siempre que se llenen las condiciones básicas de la planeación, no es posible establecer, con carácter general, un criterio de preferencia entre estas diversas clases o modalidades de programas de trabajo.

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