Informe Auditoría Interna 2019. Comestibles Cielo Azul S.A
Enviado por lele2112 • 12 de Octubre de 2019 • Informes • 1.850 Palabras (8 Páginas) • 154 Visitas
Bogotá D.C., 12 de octubre de 2019
Señores,
Dr. Juan Camilo Pérez
Gerente General – Comestibles Cielo Azul
Asunto: Informe Auditoría Interna 2019
Reciban un cordial saludo
Por medio de la presente comunico a usted los resultados de la auditoría interna realizada a las instalaciones de producción de Comestibles Cielo Azul el pasado 02 de octubre de 2019. En dicho infome usted encontrará las fortalezas y debilidades establecidas en dicha auditoría. Es importante que se tengan muy en cuenta las observaciones aquí planteadas y los planes de acción que el personal responsable ha establecido con tiempos definidos.
Quedamos atentos al envío de las evidencias del cumplimiento de estas acciones para poder dar por cerrados los hallazgos encontrados.
Consecutivo Auditoría No. | AI-006-19 |
- Información del Área/Organización:
Información del Área/Organización | |
Nombre | Comestibles Cielo Azul S.A. |
Dirección | Cra 45 #19 - 22 |
Ubicación | Bogotá D.C. |
- Información de auditores:
Nombre | Cargo | Firma |
Auditora Interna |
- Información de los auditados
Nombre | Cargo | Firma |
Juan Gonzales | Jefe de Calidad | |
Maria Martinez | Jefe de SST | |
Manuel Perez | Jefe de Producción |
- Información de la auditoría (Reunión de apertura):
Consecutivo Plan de auditoría: | PL-AGEN-006-19 |
Fecha inicio de auditoría | 2019-10-02 |
Norma(s) a emplear | ISO 9001:2015 y Decreto 1072 de 2015 |
Duración programa (Horas) | 8 horas |
Hora de inicio | 8:00 a.m. |
- Objetivo(s):
General:
Evaluar la eficacia del sistema de gestión de calidad basado en ISO 9001: 2015 y el Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo.
Especificos:
- Evaluar el estado de las condiciones físicas de las instalaciones.
- Verificar la entrega y uso de elementos de protección personal.
- Verificar la organización de la mercancía y del proceso productivo de acuerdo a los procedimientos establecidos.
- Verificar la realización de los exámenes médicos al personal
- Verificar el plan anual de capacitaciones y su cumplimiento.
- Alcance:
Instalaciones de recepción, almacenamiento y procesamiento de productos alimenticios. Documentación relacionada como procedimientos, registros del proceso productivo y del sistema de SST.
- Metodología(s) a emplear:
Entrevista, recorrido a instalaciones y revisión documental
- Manejo de comunicaciones y conductor regular:
Directamente con los auditores
- Recursos necesarios:
Documentación relacionada (en medio físico o digital).
- Fortalezas del sistema:
- La Organización ha implementado un Sistema de Gestión de Calidad cumpliendo con los requisitos exigidos la normatividad ISO 9001:2015 y el Decreto 1072 de 2015.
- La Organización cuenta con personal competente, que recibe formación continua en temas relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad y las Buenas Prácticas de Manufactura.
- El manejo de materiales y productos se realiza según procedimientos preestablecidos que garantizan su manejo adecuado bajo condiciones apropiadas.
- La Organización ha implementado controles en cada una de las etapas de sus procesos, que garantiza la calidad del servicio de acondicionamiento prestado.
- Sefarcol cuenta con un procedimiento implementado para la gestión de quejas y reclamos de los clientes.
- Debilidades del sistema
Las debilidades encontradas en el sistema se encuentran resumidas en la tabla 1. Asi mismo se establecieron los analiss de causas, consecuencias y planes de acción entregados por las áreas auditadas para superar estas debilidades:
Tabla No. 1 Listado de Hallazgos
No. | Hallazgo | Análisis de causas | Consecuencia | Recomendación | Plan de acción |
1. | Se evidencia que no se cuenta con descripciones de cargo para algunos cargos de responsabilidad como el coordinador de producción e inspector de calidad. | La organización no ha contemplado la importancia de tener descripciones de cargo. | El personal principal no tiene un documento que establezca claramente sus responsabilidades, lo que puede generar que actividades importantes se dejen de hacer. | La organización debe documentar y divulgar las descripciones de cargo que están pendientes por realizar. | El jefe de cada área procederá a generar los perfiles de cargo que hagan falta de su personal, se enviarán a gerencia general para su aprobación y luego ser divulgados al personal involucrado. Responsables: Jefes de área Fecha de cumplimiento: 1 de noviembre de 2019 |
2. | Se encuentra, que si bien existe un procedimiento de selección e inducción de personal, este se aplica pero no se están realizando capacitaciones muy importantes al personal nuevo de producción. Por ejemplo para el Auxiliar Administrativo no se le han realizado capacitación sobre despacho de mercancía y recepción de devoluciones. | La inducción recibida por el personal nuevo es dictada por el jefe directo sin dejar evidencia de las mismas. | Hay responsabilidades y conocimientos importantes que el personal nuevo puede no recibirlos pues no hay un plan establecido para la inducción. | La organización debe establecer un programa de inducción completo para el personal nuevo que abarque todas las responsabilidades importantes de su cargo. | Generar un programa de capacitación para cada uno de los cargos de la planta de producción inicialmente, luego para todo el personal de la organización, establecido de manera puntual los temas en que se debe capacitar el colaborador. Responsables: Jefes de área Fecha de cumplimiento: 1 de noviembre de 2019 |
3. | Se evidencia que existe un programa de capacitación y entrenamiento periódico al personal, sin embargo se evidencian varias capacitaciones que no se han desarrollado dentro de las fechas establecidas, sin dejar evidencia de las causas del aplazamiento o cancelación. | La persona responsable de hacer seguimiento a las capacitaciones que se deben hacer no lo está realizando de manera oportuna. | Se tiene varias capacitaciones importantes sin realizarse lo que para el personal puede traer deficiencias en el desarrollo de su trabajo. | Se deben establecer claramente las responsabilidades del seguimiento del plan anual de capacitaciones y ejecutar las que se encuentran pendientes. | Se realizará una reunión con todos los jefes de área para definir con claridad las responsabilidades de seguimiento al programa de capacitaciones. Se documentará esto en un procedimiento. Se organizará la realización de las capacitaciones que se encuentran pendientes. Responsables: Jefes de área Fecha de cumplimiento: 10 de noviembre de 2019 |
No. | Hallazgo | Análisis de causas | Consecuencia | Recomendación | Plan de acción |
4. | Se encuentra que no se están realizando el 100% de los exámenes ocupacionales periódicos al personal, según lo establecido en el profesiograma aprobado por el profesional en salud laboral. | Falta de coordinación entre el área de salud ocupacional, recursos humanos y producción para el envío del personal a realizarse los exámenes médicos. | Se tienen muchos colaboradores sin todos sus exámenes ocupacionales lo que puede repercutir en la salud de los trabajadores y el perfil epidemiológico de la compañía. Puede también generar consecuencias jurídicas para la organización. | Se debe generar un plan para la realización de todos los exámenes ocupacionales pendientes. Involucrar a la alta dirección en el seguimiento periódico del estado de cumplimiento de estos exámenes. | Realizar una reunión entre el jefe se SST, el jefe de producción, Recursos humanos y gerencia, con el fin de programar los exámenes médicos pendientes. Se debe dejar por escrito las responsabilidades de seguimiento al cumplimiento de los mismos. Responsables: Jefes de área y gerencia. Fecha de cumplimiento: 14 de noviembre de 2019 |
5. | Se evidencia que no se cuenta con los soportes de la entrega de elementos de protección personal para varias personas que laboran en la operación. En algunos casos se ha observado que el personal no está dejando registrado la firma de recibido del elemento en el formato de entrega. | Al momento de generar la entrega no se hace firmar el formato respectivo. Falta de conciencia de la persona responsable de la entrega de dejar la evidencia de la entrega del EPP. | No se tienen los soportes de entrega de varios EPP, lo que puede traer consecuencias jurídicas para la organización. | Se debe capacitar al personal responsable de hacer la entrega de los EPP y a los colaboradores que la reciben con el fin de que siempre se deje la evidencia de entrega de los mismos con las firmas respectivas. | Se realizará capacitación al personal responsable y colaboradores sobre el manejo de los formatos de entrega de EPP. Responsables: Jefe de SST Fecha de cumplimiento: 1 de noviembre de 2019 |
6. | Se encuentra que dentro del programa de capacitaciones establecido, no se incluyen capacitaciones relacionadas con seguridad y salud en el trabajo. | La persona responsable de realizar el plan de capacitaciones no está contemplando este tipo de actividades de SST. Desconocimiento de la importancia y la obligatoriedad de su realización. | El personal no está recibiendo información relevante sobre autocuidado dentro y fuera de las instalaciones de la empresa. | Se debe establecer un cronograma a cargo del área de SST donde se contemplen las actividades de promoción y prevención que la norma exige. | Generar un cronograma anual con los temas relacionados con SST para el personal. Divulgar dicho cronograma al personal responsable. Responsables: Jefe de SST Fecha de cumplimiento: 1 de noviembre de 2019 |
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