Informe auditoria interna iso 9001:2015

CICLO PHVA

REQUISITO DE LA NORMA

HALLAZGO (C, NCM, NCm, OBS*)

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Planear

4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad

Conformidad

Se evidencia que la Organización cuenta con un manual de Calidad Versión 19 del 6/03/2019, donde se determinó el alcance del SGC: "Diseño, fabricación y comercialización de perfiles para construcción metálica"

Planear

4.4. Sistema de gestión de la calidad y sus procesos

Conformidad

Conformidad

Se evidencia que la Organización tiene establecido un mapa de procesos y sus interacciones integrado por 7 procesos: 4 misionales, 2 de direccionamiento estratégico y 1 de apoyo, cada proceso se encuentra documentado a través de la caracterización, formatos e instructivos que garantizan su correcto funcionamiento.  

Se verifico la caracterización del proceso de gestión de sistemas integrados Versión 13 del 10/08/2018 donde se puede ver claramente las entradas, actividades, salidas y sus diferentes interacciones.

Planear

6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Conformidad

Conformidad

Conformidad

Oportunidad de Mejora

Se evidencia Instructivo para la Gestión del riesgo Versión 3 del 4/06/2019, donde se implementó metodología basada en la ISO 31000:11 para identificar, gestionar y mitigar los riesgos, el cual incluye una escala de probabilidad y consecuencia al igual que el plan de acción para mitigar el riesgo.

Se evidencio Matriz de análisis de riesgo versión 2 del 24/07/2018. Se verifico la Matriz de riesgos del proceso de Gestión de sistemas integrados el cual tiene establecido 10 riesgos identificados todos con riesgo aceptable.

Se evidencio un riesgo inaceptable del proceso de Gestión Administrativa, el cual cuenta con el siguiente objetivo: "Promover el desarrollo profesional y humano de nuestros colaboradores" y su riesgo identificado es la Alta rotación de personal. Se verifico el formato para mitigar este riesgo Versión 2 del 04/06/2019 donde se estableció el control requerido el cual es el plan de carrera y sucesión con fecha de ejecución del 31/12/2020.

Se recomienda incluir dentro del instructivo para la gestión del riesgo Versión 3 del 04/06/2019, la periodicidad de la actualización de los riesgos identificados en la matriz de riesgos.

Planear

6.2. Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

Conformidad

Se evidencio la matriz de cumplimiento de la política de calidad Versión 2 del 5/05/2014, donde se pudo evidenciar que los 5 objetivos de calidad establecidos se cumplen a cabalidad. Cada líder de proceso es el encargado de transmitir la informacion a su equipo de trabajo.

Planear

6.3. Planificación de los cambios

Conformidad

Conformidad

Se evidencio que la Organización cuenta con un instructivo para la planificación y control de los cambios Versión 1 del 12/12/2017, a la vez se evidencio documento denominado seguimiento planes de mejora Versión 1 del 12/12/2017, la revisión de los planes de mejoras se realiza en las auditorias o en la revisión por la dirección.

Se evidencio la principal solicitud de cambio realizada en el año 2019, la cual fue: "Disponibilidad maquina PML1 durante 4 meses", se realizó la trazabilidad de la solicitud y se evidencio el formato de solicitud de cambios y mejoras Versión 1 del 12/12/2017 enviado por el jefe de operaciones a través de correo electrónico el 21/01/2019. Se evidencio la eficacia de la mejora de la maquina con validación del 70% de productividad.

Hacer

7.4. Comunicación

Conformidad

Observación

Se evidencio que la Organización ha determinado la comunicación interna y externa, para lo cual cuenta con una matriz de comunicación interna y externa Versión 9 del 15/05/2019. Se evidencio la evaluación de desempeño de la Asistente HSE Versión 5 del 12/10/2018; se evidencio actas de reuniones de seguimiento del proceso de gestión comercial No. 8 y 9 de octubre y noviembre respectivamente; y por último se evidencio actas de reunión del COPASST Nros. 10 del 30/10/2019 y 11 del 3/12/2019.

Asegurar y garantizar un control más eficaz de la informacion documentada que permita ser el soporte de la comunicación dentro de la organización, ya que se evidencio que no se cuenta con el registro del acta de capacitación de reinducción del SGC del año 2019.

Hacer

7.5. Informacion documentada

Conformidad

Conformidad

Conformidad

Conformidad

Se evidencio que la Organización estableció la informacion documentada necesaria y pertinente para el SGC a través del procedimiento control de informacion documentada Versión 7 del 30/07/2018. Se evidencio listado maestro de documentos Versión 2 del 14/03/2018.

Se evidencio la trazabilidad de un cambio a la matriz de comunicación interna y externa versión 9 del 15/05/2019, a través de un formato de solicitud de cambio del 3/05/2019, modificando el procedimiento con fecha del 15/05/2019, se evidencia firma del gerente general aprobando el cambio del documento y se evidencia la divulgación del cambio a través de correo electrónico del 14/05/2019.

Se evidencio la trazabilidad de solicitud de cambio del proceso de gestión de producción del formato de control de calidad para incluir el código del instrumento metrológico de fecha 24/09/2019; se evidencia en el formato control calidad Versión 3 del 18/11/2019 y se identifica la inclusión del cambio; se evidencia divulgación del cambio a través de correo electrónico del 18/11/2019; se evidencia en el listado maestro de documentos y se encuentra el cambio solicitado; se evidencia en la carpeta compartida del proceso de gestión de producción y se encuentra el documento actualizado.

Se evidencio carpeta compartida en SharePoint donde se almacena toda la informacion documentada del SGC la cual se tiene restringida para edición, solo se comparte en vista de lectura.

Verificar

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación

Conformidad

Conformidad

Se evidencio que la organización tiene establecido mecanismos para realizar la evaluación, seguimiento, medición y análisis a través de indicadores de gestión. Se evidencio formato registro de indicadores de gestión y análisis de datos versión 1 del 13/08/2019.

Se evidenciaron registros de los indicadores del proceso de gestión administrativa el cual cuenta con 3 indicadores: 1) cumplimiento plan capacitación con meta del 100% y límite de aceptación del 90%, periodicidad de medición trimestral y promedio del año 2019 del 92%; 2) % asertividad en los procesos de selección, medición trimestral, meta del 100% y límite de aceptación del 80%, resultado promedio del año 2019 96%; 3) Rotación de personal, meta 15% y límite de aceptación del 20% y un promedio del año 2019 del 9%.

Verificar

9.2. Auditoria interna

Conformidad

Conformidad

Se evidencia que la Organización realiza auditorías a intervalos de tiempo planificados y definidos previamente en los programas de auditoria.

Se evidencia procedimiento de auditorías Versión 7 del 04/06/2019; selección auditores internos versión 3 del 5/06/2019, programa de auditorías versión 3 del 4/06/2019. Se evidencio en la programación de auditorías del 5/06/2019 la programación de auditoria externa en Funza por parte de Correa Rivera y Asociados durante los días del 10 al 14 de junio de 2019. Se evidencio plan de auditoria Versión 3 del 02/02/2018 para la auditoria 01 del 2019 realizada del 10 al 14 de junio de 2019; se evidencio formato reunión de apertura del 10/06/2019 versión 0 del 04/06/2019 y formato de reunión de cierre del 14/06/2019 versión 0 del 04/06/2019; se evidencio informe de auditoría de fecha julio de 2019.

Actuar

10.1. Generalidades

Conformidad

Se evidencio plan de mejora para el cumplimiento del indicador de gestión del proceso de gestión comercial denominado "Cumplimiento presupuesto de ventas", el cual se evidencio que no cumplió la meta de aceptación por tres periodos consecutivos con límite de aceptación del 75%, 79% y 95% frente a límite de aceptación del indicador del 96%, para lo cual se evidencio plan de mejora No. 201924 del 21/08/2019 con la siguiente trazabilidad: 1) Se evidencia actualización de lista de precios MGP20190815 de agosto de 2019; 2)  se evidencia creación producto OM2306200 el 12/08/2019; 3) se evidencia en lista de precios AUV6019 del 12/08/19 que se introdujo las referencias por paquetes espesor 0.35 mm, dando cumplimiento a la acción tomada.