Informe de planificación preliminar

Informe de planificación preliminar

INFORME DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

La visita realizada a la Empresa AJECUADOR S.A. permitió realizar un análisis preliminar sobre la gestión realizada por la administración y parte operativa de la entidad, para lo cual se hizo uso de los componentes del COSO III, misma que permite hacer una medición preliminar del riesgo la cual tuvo los siguientes resultados:

Ambiente de Control

El área administrativa está implicada en establecer manuales de procesos a la entidad, mismos que deben estar actualizados y han de ser inclusivos, hacia todas las áreas de la empresa, para de esta manera poder llevar un control efectivo del proceso “Venta de mercadería”, mismo que se encuentra en ejecución, pero no se cumple apropiadamente de acuerdo a lo establecido en los manuales de procesos, además los manuales no se encuentran actualizados a la fecha.

Evaluación de Riesgos

La entidad AJECUADOR tiene definido los procesos para las evaluaciones de riesgos, a pesar de no tener manuales de procesos actualizados establecidos, se realiza varios seguimientos y evaluaciones para detectar carencias en el control interno.

La presencia de evaluaciones independientes a las habituales se hace ya que son inherentes al proceso de “Venta de mercadería”, como evaluaciones al monto y porcentaje de preventa de la mercadería, haciendo controles a las actividades previas a la misma.

Actividades de Control

Dentro del manual de procedimientos constan los controles que se deben realizar a los procesos principales de la entidad, cabe tomar en cuenta que también cumplen actividades extras para verificar el cumplimiento del manual, en este punto se está cumpliendo casi en su totalidad, pero dentro de este punto se debe indicar que los controles se están concentrando básicamente en los procesos principales, mas no en los intermedios aun sabiendo que estos también pueden afectar a la efectividad y calidad del proceso principal.

Información y Comunicación

No se tiene información de calidad, ya que los controles antes implementados no están teniendo información intermedia, es decir existe una falta de control a los procesos previos a los principales, mismos que perjudican a la comunicación entre las áreas administrativa-operativa, interrumpiendo así los objetivos y estrategias institucionales. A pesar de no tener una información de calidad, se tiene un sistema de información que ayuda a que se tome decisiones de manera más ágil y fácil.

Supervisión o Monitoreo

Dentro de este seguimiento no existen programas paralelos al monitoreo de economía, eficiencia y eficacia de las diferentes operaciones institucionales.

RECOMENDACIONES A LA GERENCIA GENERAL DE AJECUADOR SA

• Utilizar los análisis y aprobación institucional las recomendaciones como resultado final del trabajo de auditoria de gestión, encaminadas para solucionar las deficiencias encontradas y colaborar a su mejoramiento continuo.
• Detallar una propuesta de organigrama funcional que ayude de guía y apoyo en la ejecución de las actividades del personal, que tendrá un resumen al finalizar el examen.
• Elaborar los manuales de funciones y procedimientos para cada área de la entidad actualizados, mismos que ayuden a generar confianza y seguridad, añadiendo también actividades extras para un control intermedio o previo a los procedimientos principales.
• Establecer un sistema de comunicación eficiente entre áreas para que de esta manera no exista interrupciones en los objetivos y estrategias institucionales.
• Añadir programas paralelos para lograr la eficiencia y eficacia de las diferentes áreas institucionales.

RESULTADOS DE LA MEDICION PRELIMINAR DEL RIESGO

Tomando los resultados vinculados a la visita preliminar y la evaluación preliminar del control interno de la Empresa AJECUADOR SA, se manifiesta un riesgo del 29% y un nivel de confianza del 71%.

Atentamente,

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