DE LA PLANIFICACION DE LA EJECUCIÓN DEL INFORME PRELIMINAR

DE LA PLANIFICACION

1. Luego de la Designación de la actuación mediante orden de trabajo, el auditor deberá presentar el programa de auditoría  dentro de los 3 días hábiles siguiente, por ante el jefe de departamento a los fines de su revisión y aprobación y luego de lo cual podra empezar su labor de campo.

DE LA EJECUCIÓN DEL INFORME PRELIMINAR

1. Durante la ejecución de la actuación el auditor debera considerar los puntos que a continuacion se señalan a los fines de la formulación de su informe preliminar
2. El informe preliminar recabará los resultados de la auditoría practicada, es decir, el documento mediante el cual se reflejará el resultado de la acción de control practicada ( auditoría);
3. Dicho informe se presentará de manera tal que permita al usuario tener una visión clara y comprensible sobre el área examinada.
4. La estructura del informe deberá ser organizada conforme a cuatro capítulos a saber:

- Un primer capítulo que se denominará “aspectos preliminares”, este capítulo contendrá cinco (5) títulos en el orden siguiente:

Origen de la actuación: se desarrollará un párrafo exponiendo que origina la auditoría o actividad de control; por ejemplo, indicar si fue incluida en la planificación de ese ejercicio ( Plan operativo), o si fue producto de un solicitud de parte de la contraloría general de la república u otro ente gubernamental, si proviene de una denuncia, o cualquier otro motivo que haya dado origen a esa actuación de control. Adicionalmente, indicar el oficio de designación del funcionario actuante, y que dará inicio a la auditoría.

Alcance: delimitará las áreas, procesos o actividades a evaluar; indicar el período evaluado durante la auditoría; así como el aspecto estadístico, es decir, si se hizó una evaluación exhaustiva o se evaluó una muestra representativa del universo, caso en el cual debe mencionarse el criterio de selección de la muestra o método empleado.

Objetivos generales y específicos: el objetivo general expresa lo que se espera determinar de una manera global, es la finalidad, el propósito  de la actuación; en fin el norte de la actuación. Va incluir todo el campo de actuación que se desea describir, analizar o evaluar, pero sin entrar en detalles de los aspectos medibles, los cuales configuran cada componente (objetivo específico) del estudio planeado. Los objetivo específicos, parten de ese objetivo general, descomponiéndolo en términos más operativos, con mayor precisión, incluye las variables específicas y aspectos sobre los que se necesita emitir una opinión.

Los objetivos deben expresarse comenzando con un verbo infinitivo, siendo estos los que terminar en los términos “ar”, “er”; por ejemplo: determinar, promover, comprobar...

Enfoque: Lo que se pretende evaluar, la percepción que orientó el análisis. Se pueden tener diversos enfoques, como financieros, presupuestarios, económicos, técnicos, normativos, o darles mayor peso a algunos más que a otros.

Métodos, procedimientos y técnicas: se detallan los aspectos metodológicos, operativos y técnicos empleados en el trabajo, y se refieren a entrevistas, cuestionarios, encuestas, revisión documental, levantamiento de actas, pruebas aplicadas, así como los procedimientos de auditoría de general aceptación. Estos métodos deben estar en concordancia con los objetivos planteados.

- El segundo capítulo se denominará “características generales”, se hará una breve descripción del órgano, ente u organismo evaluado; identificar al mismo, señalar su misión, visión y objetivos, el tipo de organización, sus datos presupuestarios y financieros asignados en el periodo evaluado, su naturaleza jurídica y base legal, describir los programas y/o proyectos, operaciones o actividades evaluadas.

- El tercer capítulo se denominará “observaciones derivadas del análisis”, En el cual se deben describir de manera objetiva los hechos o situación detectada durante la ejecución de la auditoría, deben ser de carácter relevante, y estar fundamentados en evidencias documentales que respalden el hecho detectado.

Para la conformación del hallazgo, se debe realizar en función a cuatro elementos:

Condición: “lo que es”, es una descripción imparcial y objetiva de la situación observada, o la circunstancia encontrada. Aquí debe señalarse la evidencia documental que respalda el hecho.

Criterio: “lo que debe ser”, relaciona la normativa de carácter legal, sublegal o reglamentaria, comparable con la condición; se hace necesario citar la norma inobservada por  la dependencia auditada.

Causa: “el porqué sucede”, exponer las razones que originaron la desviaciones o fallas observadas, y el motivo por el que no se cumplió con la normativa.

Efectos: “Consecuencias”, lo que podría generar la situación encontrada u observada; es el resultado real o potencial, cualitativo o cuantitativo que se genera al comparar la condición y el criterio que debió ser aplicado.

1. Se realizará un formato de control y seguimiento sobre la revisión de los informes preliminares por los niveles jerárquicos, el cual se anexa a los siguientes lineamientos marcado 1 y se encuentra disponible en la carpeta publica del servidor cuya ruta es: control posterior-programas y herramientas de trabajo-programas y que formara pare de  un pequeño expediente que conformara el auditor donde deberá reposar el formato de control y seguimiento debidamente firmado y sellado por los superiores jerárquicos en la fecha de recepción, y por el auditor con la fecha de devolución, los hojas de envío y recepción de correo interno y el informe preliminar, todo lo cual se anexará a los papeles de trabajo.
2. El formato incluirá un encabezado, con identificación de la contraloría, dirección y departamento, así como el título del formato. Luego se identificará el funcionario actuante y el número del informe junto con el número de la orden de trabajo y del oficio credencial. Posteriormente, se incluirá un renglón para cada nivel superior jerárquico, siendo estos el jefe del departamento de auditoría de la administración central y descentralizada, el director de control posterior, y el director general; aquí se incluirá la fecha de recepción del informe y la fecha de remisión del informe con las correcciones correspondientes, una breve descripción de los aspectos más relevantes en cuanto a las correcciones propuestas, y la firma y sello húmedo respectivos.(planteate reemplazar este párrafo o numeral ya que se puede visualizar en el anexo las características)

DE LA REVISION DEL INFORME PRELIMINAR

1. Culminada la fase ejecución de la auditoría, el auditor deberá presentar el informe preliminar de la auditoría, contentivo de los hallazgos u observaciones acompañado de los papeles de trabajo que le sirvieron de sustento a dicho informe, ordenados en capetas marrones, con separadores y con la correspondiente referencia en la pestaña del separador al jefe del departamento de auditoría de la administración central y descentralizada.
2. A los fines descritos con anterioridad, se entregará un juego del informe preliminar cuyo original deberá ser firmado por el o los funcionarios responsables, es decir, el que practicó la actuación, así como la version digital del mismo a través del correo interno del órgano al jefe, (tsosa@contraloriasandiego.gob), debiendo imprimir la hoja de recepción del informe y llenar fara su firma sello  el formato de control y seguimiento con la fecha allí indicada.
3. Recibido el informe, el jefe de auditoría de la administración central y descentralizada, colocará una media firma en la esquina inferior derecha de cada una de las páginas del informe, como constancia de recibo del informe original presentado por el auditor. Esta media firma no significa aprobación de los mismos, es solo una constancia de recibido.
4. Una vez propuestas las correcciones, el jefe del departamento se reunirá con la Dirección de Control Posterior y con la Dirección General a los fines de realizar las consideraciones finales al informe las cuales se enviará por la misma vía ( correo interno ) al auditor para su adecuación. En cualquier fase de la revisión del informe se podrá pedir la intervención del auditor
5. Realizada las correcciones, se enviará la version digital del informe actualizado a través del correo interno del órgano al jefe, (tsosa@contraloriasandiego.gob), a los fines de que verifique la aplicación de las correcciones planteadas.
6. Realizadas las correcciones a que hubiera lugar, el auditor imprimirá dos (2) juegos y se enviará al despacho del contralor municipal para su consideración junto con el oficio de remisión de informes preliminares.  Dicho oficio deberá hacer mención al artículo 22 de las normas generales de auditoría de estado, publicadas en la gaceta oficial Nº 36.229 de fecha 17 de junio de 1997; así como, indicar que dispondrá de un lapso de quince  (15) días hábiles para la emisión de los descargos a que hubiere lugar.
7. El informe será firmado y sellado por el auditor actuante, seguidamente en calidad de superiores jerárquicos firman y sellan el jefe del departamento de auditoría de la administración central y descentralizada; el director de control posterior, y el director general quien con su rubrica manifiesta su visto bueno. Todos indicando su nombre, apellido y cargo.

DEL INFORME DEFINITIVO

1. Recibido los descargos, se dispondrá de un lapso de quince (15) hábiles para ratificar los hallazgos o la omisión de los mismos, así como para presentar y enviar a la máxima autoridad de la dependencia u organismo auditado, el informe definitivo. De este lapso de tiempo, los primeros cinco (5) días hábiles corresponderán al auditor, para que evalúe los descargos y presente el borrador del informe definitivo ante el jefe del departamento.
2. El proceso para la elaboración y presentación del informe definitivo, seguirá los mismos lineamientos que el informe preliminar, en cuanto a la estructura y el formato de control y seguimiento, excepto con las salvedades siguientes:
3. - Al tercer capítulo del informe se añadirá un párrafo al principio o al final, conforme hayan respondido o no al mismo, CONFORME A LOS SIGUIENTES LINEAMIENTOS:  Si se recibió comunicación exponiendo los alegatos, el párrafo se incluirá al inicio del capítulo seguido de los hallazgos ratificados, el contenido del mismo será la especificación de que el contenido de la actuación se notificó a la máxima autoridad, señalando los datos del oficio con que fue enviado (número y fecha), y que sus fines era que se plantearan las consideraciones a las observaciones, seguido de los datos de la comunicación recibida (número y fecha), finalmente que del análisis se ratifican tales hallazgos; sino se recibió comunicación en respuesta al informe preliminar de parte del organismo u ente evaluado, el párrafo se incluirá al final del capitulo una vez expuestas las observaciones, igualmente se debe señalar que se notificó a la máxima autoridad con los datos del oficio de envío (número y fecha), el plazo otorgado para la exposición de los alegatos, y que vencido ese lapso no se tuvo respuesta por lo que los resultados quedan definitivos.
4. - A este mismo capítulo, seguido a la presentación de cada hallazgo se añadirá el descargo presentado por el auditado respecto a ese punto, y los motivos o razones para ratificarlo. En el caso de aceptar un alegato, simplemente la observación será excluida del informe definitivo.
5. - Adicionalmente se añadirá un cuarto capítulo al informe, denominado “Consideraciones finales”. Este capitulo contendrá las conclusiones, en las cuales se incluye un juicio crítico que surge del análisis global de los hallazgos detectados y de la incidencia de éstos sobre la organización, y que debe estar directamente relacionado con el objetivo general de la actuación practicada; También se incluirá en este capítulo las recomendaciones, que serán la serie de acciones dirigidas al ente o dependencia auditada, a fin de que erradique las causas de las desviaciones detectadas y sus efectos sobre la administración. Cada recomendación debe corresponderse con cada observación o hallazgo formulado.
6. Una vez terminado el informe definitivo, el auditor lo presentará en la misma forma del informe preliminar respecto al formato de control y seguimiento, cambiando el título de informe preliminar por el de informe definitivo y acompañado de los papeles de trabajo preparando el índice, debidamente seccionados, foliados y referenciados.
7. Concluida todas las correcciones a que hubiera lugar, se remitirá al despacho del contralor municipal para su consideración;  junto con el oficio de remisión correspondiente del informe definitivo a la máxima autoridad de la entidad objeto de la actuación fiscal, con copia al despacho del ciudadano alcalde del municipio. Se imprimirán tres (3) ejemplares del informe, uno de los cuales quedará en el organismo auditado con su oficio, otro se remite al despacho del alcalde con el respectivo oficio, y el tercero regresa con el acuse de recibo y dos oficios; Dicho informe pasará a ser un anexo integrante de los papeles de trabajo.
8. EN EL OFICIO DE REMISIÓN DEL INFORME DEFINITIVO, SE SOLICITARÁ LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS PARA ERRADICAR LOS HALLAZGOS DETECTADOS, DÁNDOSE UN LAPSO DE QUINCE (15) DÍAS HÁBILES PARA LA PRESENTACIÓN DE DICHO PLAN. IGUALMENTE SE HARÁ MENCIÓN AL ARTÍCULO 25 DE LAS NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA DE ESTADO, ANTES SEÑALADAS.

DEL RESUMEN EJECUTIVO

1. ENVIADO EL OFICIO CON EL INFORME DEFINITIVO, EL AUDITOR DISPONDRÁ DE DOS (2) DÍAS POSTERIORES A LA FECHA DEL OFICIO, PARA LA ELABORACIÓN DE UN RESUMEN EJECUTIVO QUE SE INCLUIRÁ EN EL ARCHIVO PERMANENTE.
2. El resumen ejecutivo no es más que una síntesis del informe definitivo que no excederá de tres (3) páginas.
3. La estructura del referido informe será ,el encabezado con identificación de la contraloría, dirección y departamento actuante; título y número del informe; fecha y número del oficio de designación que dio inicio a la auditoría, así como del oficio con el cual se remitió el informe definitivo y que dio por concluida la auditoría; identificación del organismo, ente, órgano o entidad al que se le practicó la actuación de control; señalar el tipo de auditoría realizada y los instrumentos metodológicos utilizados; indicar el alcance de la actuación; los objetivos de la auditoría; las conclusiones y las recomendaciones.
4. LOS PAPELES DE TRABAJO PERTENECEN A ESTE ÓRGANO DE CONTROL EXTERNO, POR LO CUAL FORMARÁN PARTE DEL ARCHIVO PERMANENTE O TRANSITORIO DE LA INSTITUCIÓN SEGÚN CORRESPONDA. A TAL EFECTO, EL AUDITOR DEBERÁ ENTREGARLOS AL DIRECTOR DE CONTROL POSTERIOR MEDIANTE MEMORANDO CON COPIA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO Y AL DIRECTOR GENERAL, A LOS FINES DE QUE SE INCORPOREN AL ARCHIVO.
5. CULMINADA TODAS LAS FASES DE LA AUDITORÍA, EL AUDITOR REMITIRÁ COPIA DEL INFORME DEFINITIVO DE LA AUDITORÍA Y DEL RESUMEN EJECUTIVO AL DIRECTOR DE CONTROL POSTERIOR A TRAVÉS DE SU CORREO INTERNO.
6. RECIBIDO EL ARCHIVO CONTENTIVO DE LA INFORMACIÓN, EL DIRECTOR DEBERÁ FORMAR UNA CARPETA DONDE SE RESPALDEN LOS MISMOS, PARA LLEVAR UN CONTROL Y REGISTRO DIGITAL DE LOS INFORMES EMITIDOS JUNTO A SU RESPECTIVO RESUMEN EJECUTIVO.

...