Informe Preliminar

Señores Cía : DISTRIBUIDORES DE AUTOS LTDA

Atte. Gerencia

Asunto.

INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA EXTERNA

Sobre la Propuesta de Prestación de Servicios de Auditoría Externa en el Área tesorería y diagnostico sobre el Control Interno de la Empresa, con arreglo a las normas de auditoría generalmente aceptadas – NAGA y normas internacionales de auditoría – NIA, que nos fue encomendada, nos permitimos informar :

I. De acuerdo al Memorando de Planeación, los objetivos y alcance del examen, están relacionados con emitir opinión sobre fortalezas y debilidades e información complementaria relativos a la empresa DISTRIBUIDORES DE AUTOS LTDA

a por los años 2013 – 2012, en el área relacionada con tesorería y sobre el grado de confiabilidad del Sistema de Control Interno.

II. En el marco de la ejecución de la auditoría se aplicaron procedimientos, técnicas y prácticas de auditoría que nos han permitido obtener las evidencias suficientes, competentes y relevantes, para presentar este informe preliminar y posteriormente, luego de hacerlo conocer de ustedes, emitir la respectiva opinión.

III.

II. Una vez planteado el Proceso de Auditoría a realizar, se adelantó evaluación del Sistema de Control Interno, con el fin de conocer la situación actual de la Empresa y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar alternativas y producir recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo del Sistema. Teniendo presente que cada Organización diseña e implementa el S.C.I. propio, existen modelos reconocidos por la comunidad financiera y de auditoría, como sucede con el informe COSO - Internal Control-Integrated Framework, que sirve de guía, para que la dirección y el resto del personal de una entidad, cuenten con un documento que proporcione seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

Los principios fundamentales de dicho informe, que hemos aplicado en nuestro examen de auditoría, están asociados con los componentes del Sistema de Control Interno, cuyos resultados, presentamos a continuación:

a) Entorno de control. No se encontró Planificación Empresarial al no estar el área de tesorería como división orgánica de la empresa

b) La estructura organizacional es muy limitado, al no haber asignación de funciones ni segregación de estas ,los sistemas de control para el manejo de tesorería son muy débiles

c) Los mecanismos de control con que cuenta la Empresa, están aún muy incipientes y en la reestructuración a partir de esta Auditoría se diseñarán de acuerdo a las necesidades para convertirla en una Organización Formal

b) Evaluación de riesgos.

No se están llevando acabo procedimientos básicos para el reporte de entrada de ingresos afectando la agilidad en los procesos de recepción revisión y registros contables

No hay un control del efectivo eficiente ni manejo de caja menor para la compra de insumos de menor cuantía

Se están omitiendo procedimientos al elaborar documentos que conllevan a errores futuros

Hay q reestructurar la asignación de funciones a los funcionario diversificando las para un mayor control y cumplimiento de estas

Retraso en operaciones necesarias para el funcionamiento to de el sistema contable

e) Dentro de la identificación y análisis de riesgos para determinar cómo se deben mitigar, no existen los relacionados con la evaluación de los derivados de fuentes externas e internas, ylos mecanismos que identifiquen y traten tales riesgos

Internamente las políticas de reestructuración del S.C.I., se contempla el establecimiento de acciones para control de los riesgos evaluados.

c) Actividades de control

No se ha detectado, que aunque la organización tiene implementadas actividades de control a través de políticas y procedimientos, los resultados obtenidos permiten analizar que deben ser revisados estos procedimientos, con el fin de evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos y como recomendación se sugiere a la Gerencia un manejo estratégico de los Costos

h) La organización cuenta con Departamento de Auditoría Interna, cuyas funciones de servicio de la gestión y de apoyo a la Organización evaluando la eficacia de los procesos y gestión de riesgos, se adelanta con actividades a través de las estrategias de adelantar Auditoría, el cual debe ser estructurado para obtener resultados más eficientes.

La Empresa por medio de su Departamento de Auditoría Interna, adelanta las funciones de controles a los sistemas administrativos y Tecnología de la Información.

No se han encontrado evidencias de que se desarrolle actividades de monitoreo, por tanto se sugiere a la Gerencia , que se adelanten evaluaciones y se comuniquen oportunamente las deficiencias del control interno a los responsables de tomar acciones correctivas, incluyendo la alta administración y el consejo de administrativo

Es importante que se gesten procedimientos y acciones que permitan poner en práctica los procesos de transición en el nuevo marco contable de las NIIF y las NIA

Se recomienda contratar asesoría externa con el fin de que se formulen recomendaciones que agreguen valor a los procesos en función de mejorar el logro de los objetivos institucionales previstos

. III. EVIDENCIAS – PAPELES DE TRABAJO. Se designan como Papeles de Trabajo, al conjunto de documentos que componen la información obtenida durante del trabajo de auditoría programada en el Memorando de Planeación, relativa a la empresa, E.F.´s, y procedimientos de trabajo, el cual nos servirá como constancia de que se han seguido las normas de auditoría y como evidencia respecto a los procedimientos utilizados en el trabajo.

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