Informe técnico de evaluación de procesos

Informe Técnico

INFORME TÉCNICO DE EVALUACIÓN DE PROCESOS

1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO A EVALUAR

1. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE PROCESOS

Para la evaluación del proceso de DESVINCULACIÓN fue valorada a nivel del siguiente subproceso:

• Desvinculación de Personal.

Tomando como referencia documental para la realización de dicha evaluación el siguiente manual:

• Manual de Políticas y Procedimientos de Desvinculación de Personal.

De los cuales se extrajo una serie de actividades, mismas que se encuentran descritas en el Anexo 1, MATRIZ PROCESOS Y ACTIVIDADES A EVALUAR, y que cubren en gran proporción lo descrito en el manual e instructivo relacionado con este subproceso.

Posteriormente se realizó algunas visitas en los puestos de trabajo de los ejecutores del subproceso con el objetivo de poder observar y ponderar el grado de cumplimiento que poseen las actividades descritas en el Anexo 1, para así finalmente poder determinar el nivel de madurez alcanzado del subproceso evaluado.

Cabe mencionar que dicha evaluación fue realizada en el Área de Talento Humano tomando en cuenta algún perfil técnico que intervienen activamente en los subprocesos evaluados (gestores del proceso), como es el Oficial de Nómina, así como los colaboradores (actores del proceso) que participan en los diferentes subprocesos.

En base a los descrito anteriormente se obtuvieron los resultados, conclusiones y recomendaciones que se muestran en los apartados subsecuentes.

1. RESULTADOS OBTENIDO POR LOS DIFERENTES SUBPROCESOS

Los puntajes obtenidos en los diferentes subprocesos son el reflejo del grado de ejecución con el que las diferentes políticas y procedimiento propias de cada subproceso han sido adoptadas por los colaboradores responsables de cada uno de los subprocesos.

Para la presente evaluación, se manejó tres respuestas al momento de valorar el cumplimento de cada una de las actividades que conforman los diferentes subprocesos, los cuales se describen en los Tabla 1. De igual forma cada respuesta maneja su respectivo puntaje, el cual servirá para promediar el puntaje final que alcanzará cada subproceso al final de la evaluación.

Tabla 1. Tabla de puntajes

Cada subproceso obtendrá su respectiva puntuación, y en base a lo descrito en la Tabla 2, si los mismos alcanzan un nivel igual o mayor al 90% (2.7 puntos) de cumplimiento podrán ser promovido al siguiente nivel, caso contrario si obtiene una puntuación entre 16.6% y 89,6% (0.5 y 2.69 puntos) de cumplimiento se mantendrá en el nivel actual, finalmente si se obtiene una puntuación igual o inferior al 16.5% (0.49 puntos) se recomienda tomar acciones pues el nivel de cumplimiento estaría siendo relativamente bajo.

Tabla 2. Escala de promoción

[pic 1]

Una vez realizada la valoración de los diferentes subprocesos en base a los parámetros establecidos en la Tabla 1 y tomando en consideración lo descrito en la Tabla 2, se obtuvieron los siguientes resultados:

1. SUBPROCESOS CON PUNTUACIÓN MAYORES A 0.5 E INFERIORES A 2.7:

1. DESVINCULACIÓN DE PERSONAL: Alcanzo un nivel de 2.48 puntos.

• Razones de la calificación alcanzada:

• Parte de las actividades realizadas como parte del proceso no se están ejecutando conforme a lo descrito en los manuales propios del proceso, como es el tema de la persona responsable de firmar la aprobación de la carta de renuncia, el uso de cheque para el tema de liquidaciones, entre otros aspectos puntuales.
• Los Anexos utilizados durante la gestión del proceso no están conforme a lo establecidos en los diferentes manuales.

1. ASPECTOS GENERALES REFERENTE A LOS PROCESOS DE REQUERIMIENTO DE PERSONAL, SELECCIÓN DE PERSONAL, Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL.

• Experiencia de los gestores del proceso:

• Es necesario actualizar el manual con el fin de ajustar los mismos a los procedimientos actuales que se realizan.

• Experiencia de los actores del proceso:

• Los colabores mencionan que en su mayoría no hay inconvenientes frente a este proceso, todo se da con normalidad, que conocen de forma genera cual es el proceso y frente a cualquier duda que puede surgir reciben la ayuda pertinente por parte de los gestores del proceso.
• Se debe normar que un colaborador al desvincularse debería dejar al día todas sus obligaciones, informes, contestación de observaciones de auditoría, entre otros.

• Recomendaciones para el proceso:

• Se debe actualizar los manuales referentes al proceso de desvinculación con el fin de que los mismos estén acordes a los procedimientos que actualmente se ejecutan.
• Se debe normar y transparentar lo que cada colaborador de acuerdo a su puesto de trabajo debería entregar antes de su desvinculación, no solo lo concerniente a la entrega de activos, sino también lo concerniente a dejar al día sus obligaciones tales como, entrega de informes, contestación a las observaciones de auditoría entre otros.
• Socializar si hay causas internas de la Fundación que repercutieron en la desvinculación del colaborador y tomar posibles acciones frente a estas causales.

1. RESUMEN DE PUNTUACIÓN OBTENIDA

En este apartado se muestra un resumen del puntaje obtenido por parte del subproceso durante la evaluación de proceso ejecutado, Tabla 3, así como en el nivel de madurez de proceso en el que quedaría ubicado el subproceso.

Tabla 3. Puntaje promedio por Subproceso

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