Inicio y planificación del proyecto PMBOK®

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Inicio y Planificacion del Proyecto

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TABLA DE CONTENIDO

GRUPOS DE PROCESOS Y ÁREAS DE CONOCIMIENTO ................................................................... 3 INICIO DEL PROYECTO ................................................................................................................... 5 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ..................................................................................................... 7 GESTIÓN DEL ALCANCE ............................................................................................................... 10 GESTIÓN DEL CRONOGRAMA ....................................................................................................... 14 GESTIÓN DEL COSTE .................................................................................................................... 22

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Grupos de procesos y Áreas de

Conocimiento

PMBOK®, como estándar internacional de gestión de proyectos, se basa en el principio de que la gestión de proyectos requiere de la gestión efectiva de un conjunto de procesos.

Los procesos de la gestión de proyectos aseguran que el proyecto se desarrolla de forma eficaz durante toda su vida. El Director de Proyecto, junto con su equipo de proyecto, tendrá la responsabilidad de seleccionar los procesos necesarios y adecuados. Estos procesos serán ejecutados por el equipo de proyecto para realizar convenientemente dicho proyecto.

En PMBOK® los procesos de la gestión de proyectos se agrupan en cinco Grupos de Procesos, con el siguiente significado:

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Los procesos son independientes del sector en el que se aplican y del enfoque de las industrias. Un Grupo de Procesos incluye los procesos de gestión de proyectos que están relacionados a través de sus entradas y sus salidas. Así, el resultado de un proceso se convierte en la entrada de otro.

La dinámica de interrelaciones de los distintos Grupos de Procesos es la siguiente. Esta

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dinámica se fundamenta en el Ciclo de Deming1 (PDCA: Plan – Do – Check – Act):

1. Estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos (Planificar-Hacer Verificar-Actuar) formulada por W. Edwards Deming. Los resultados de aplicar este ciclo en las organizaciones son mejora de la calidad, reducción de costes y optimización de la productividad, entre otros.

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En el diagrama podemos ver cómo, tras el Inicio del proyecto, comienza la etapa de Planificación que da lugar a una serie de trabajos planificados que son ejecutados en la siguiente etapa, la de Ejecución; ambos grupos son supervisados por Seguimiento y control, de modo que ante desviaciones o modificaciones en el trabajo ejecutado (en relación con lo planificado) se pasa a una re-planificación para mantener la vigencia del proyecto. Finalmente, mediante el Cierre se establece el fin de dicho proyecto.

Los procesos de la gestión de proyectos también se agrupan en Áreas de Conocimiento. Cada Área de Conocimiento significa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman un ámbito profesional, de gestión de proyectos o de especialización. Las Áreas de Conocimiento se utilizan en la mayoría de proyectos y los equipos de proyecto han de usarlas de la forma más adecuada posible según las necesidades. Facilitan una descripción de las entradas y las salidas de los procesos, a la vez que una explicación de las técnicas más habituales que se

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utilizan en dichos procesos.

Actualmente en el PMBOK® tenemos diez Áreas de Conocimiento. La Gestión de la Integración es la que vela por mantener el equilibrio de todos los procesos, siendo el Director de Proyecto quien los integra. Este es su rol principal: gestionar la integración de todas las piezas del proyecto, dándoles sentido como conjunto. El trabajo del Director de Proyecto es integrar.

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El Inicio del proyecto marca el momento en el que éste debe comenzar y es la etapa de la gestión de proyectos en la que se establecen las condiciones y las directrices generales del proyecto. ¿Por qué se inicia un Proyecto? Puede ser por una de estas razones:

Como consecuencia de una necesidad comercial u organizativa.

Porque es necesario comenzar una nueva fase de un proyecto existente.

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Porque el proyecto actual tiene tantos problemas que es necesario reevaluar la necesidad comercial del mismo.

El inicio se gestiona a través del Grupo de Procesos de Inicio, que está compuesto por los procesos que se utilizan para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente. El proyecto da comienzo tras obtenerse la correspondiente autorización de inicio. En el Inicio, fundamentalmente, se lleva a cabo lo siguiente:

Se determina el alcance inicial y se asignan los recursos económicos iniciales. Se lleva a cabo la identificación de los interesados (stakeholders) del proyecto. Si aún no ha sido designado, se selecciona el Director de Proyecto.

Toda esta información debe recogerse en el Acta de Constitución del Proyecto. El Acta de Constitución del Proyecto es el documento que autoriza formalmente un proyecto (o una fase de un proyecto existente) y contiene los requisitos iniciales que cumplen con las necesidades y las expectativas de los interesados.

En su elaboración se recomienda que participe el Director de Proyecto, si ya ha sido nombrado para ese momento. El Acta recogerá, además, esta información sobre el proyecto, siempre a alto nivel: Los objetivos, supuestos, requisitos, alcance, riesgos y otras restricciones. Su creación requerirá:

Identificar a los interesados.

Celebrar reuniones con los interesados para confirmar requisitos, alcance, riesgos y supuestos, todos de alto nivel.

Definir el alcance del proyecto.

Definir los objetivos del proyecto, las restricciones y los criterios de éxito. Documentar los riesgos.

El Registro de Interesados contendrá toda la información sobre los interesados resultado de realizar el proceso de identificación de los mismos. (Por ejemplo, nombre, cargo, rol en el proyecto, información de contacto, expectativas, influencia y cualquier otra información importante) El Director de Proyecto, además, debe diseñar una estrategia para gestionar a los

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interesados.

Planificación del proyecto

Realizar la Planificación del Proyecto consiste en responder a las preguntas: ¿cómo ejecutar en la práctica la estrategia? ¿Qué habrá que hacer en concreto para conseguir los resultados esperados? ¿En cuánto tiempo se puede hacer? ¿Cuándo se irán consiguiendo los diferentes resultados? ¿Qué perfil tendrán que tener las personas asignadas para cumplir con estos plazos? ¿Cuánto va a costar?

Una vez que tenemos definido el proyecto y la estrategia y tenemos una idea de los perfiles implicados en el mismo ya podemos comenzar a desarrollar la planificación del proyecto. Todos estos elementos previos los obtenemos en el Inicio del proyecto y han sido plasmados en el Acta de Constitución del Proyecto.

Uno de los grandes errores en la historia de la gestión de proyectos es precisamente hacer la planificación sin haber realizado los pasos anteriores, sobre todo, sin haber definido el proyecto de forma completa y consensuada. Vamos a establecer algunos principios básicos de la Planificación de un proyecto:

Finalidad. La finalidad de la planificación de un proyecto es disponer de una herramienta de control y toma de decisiones que permita que el mismo se ejecute según los objetivos marcados y dentro de las limitaciones especificadas.

Esto quiere decir que la planificación no es un ejercicio que se hace sólo al inicio del proyecto sino una dinámica activa y gradual que supone:

Planificar.

Ejecutar.

Controlar: comparar lo planificado con la realidad.

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Re-planificar: en caso de que lo planificado y lo real no coincidan o se prevea que por alguna causa no van a coincidir debemos rehacer la planificación (desglose de tareas, secuencialidad de las mismas, asignación de recursos…) con el fin de minimizar los retrasos.

Con la periodicidad que hayamos establecido (diaria o semanal) una de las actividades de gestión del Director de Proyecto será este ejercicio de planificar – replanificar. Podemos decir que la planificación es una herramienta diaria de control y toma de decisión del proyecto.

La planificación ha de ser una herramienta de anticipación y toma de decisión, de forma que una desviación real o prevista, sea compensada por decisiones y cambios que reconduzcan el proyecto.

Colaboración y aceptación. La planificación ha de hacerse con la colaboración y aceptación de los implicados. Una de las dificultades de los proyectos es que las personas asignadas en muchas ocasiones no se dedican exclusivamente al proyecto sino que comparten su tiempo con otras actividades.

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