INSTRUCTIVO MANEJO TRD

INSTRUCTIVO

PARA LA

ORGANIZACIÓN

DE

ARCHIVOS DE GESTIÓN

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 2

1. Alcance e Importancia 4

2. Ciclo Vital del Documento 5

3. Archivo de Gestión 6

3.1 Definición 6

3.2 Funciones del Archivo de Gestión 7

3.3 Importancia de los Archivos de Gestión 7

4. Tabla de Retención Documental 8

4.1. Definición 8

4.2. Componentes de la TRD 8

5. Organización de Archivos de Gestión 11

6. Préstamo de Documentos 17

7. Acceso y servicios 19

8. Pasos a seguir para la preparación y transferencia documental primaria 21

9. Conservación preventiva en archivos 22

10. Marco Normativo 23

GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS 25

BIBLIOGRAFÍA 29

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

1. Objetivo

Proporcionar al ICBF, una herramienta archivística que facilite a los funcionarios de las dependencias productoras de documentos de las Regionales y Agencias, conocer las pautas necesarias para la organización de los archivos de gestión, como iniciadores del ciclo vital del documento.

2. Alcance e Importancia

La Ley 594 de 2000, establece en su artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del estado, de “elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”.

A través de la Circular 001 de 2001 del Archivo General de la Nación, se establece como plazo máximo noviembre de 2002, para la presentación de las Tablas de Retención Documental, al ente respectivo.

La tabla de retención documental, hace parte de la gestión documental, dentro de la cual se contemplan aspectos como: recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de los documentos.

Por lo anterior la Tabla de Retención Documental, se convierte en un instrumento de normalización para la gestión documental, que facilita la organización de los archivos de gestión.

Es importante que los funcionarios del ICBF, antes de emprender la organización de los archivos de gestión con base en los criterios archivísticos señalados en la tabla de retención, implementen como parte fundamental del programa de gestión criterios Normalizados para la producción de documentos y que se diseñe al interior del ICBF un programa institucional de gestión documental, mediante el establecimiento de lineamientos internos que contengan, entre otros, criterios para la generación de documentos, tales como:

Memorando: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a seguir.

Circular: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios.

Sobre: Debe contener los datos del destinatario en forma completa

Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

Carta: Se utiliza para relaciones comerciales entre las empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados. La copia debe ser fiel copia del original, no presentar tachones, ni errores de ortografía, y se recomienda firmar en tinta negra.

3. Ciclo Vital del Documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

4. Archivo de Gestión

4.1. Definición

El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

4.2. Funciones del Archivo de Gestión

Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administración de los Archivos de Gestión, se encuentran:

Organizar y conservar la documentación en trámite.

Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales.

Coordinar actividades archivísticas y procedimentales con el Archivo Central y las oficinas de Planeación de la entidad.

Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.

Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas expuestas.

Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el Comité de Archivos.

4.3. Importancia de los Archivos de Gestión

Fuente de consulta para la toma de decisiones.

Fuente para testimoniar acciones

Iniciador del proceso de normalización archivística (Archivo Total).

Gestor de la modernización administrativa.

Por la importancia en la organización de los archivos de gestión dentro de un sistema institucional de archivos, se hace necesario, antes de abordar el proceso de implementación de la tabla de retención documental, observar algunas consideraciones generales sobre este instrumento.

5. Tabla de Retención Documental

5.1. Definición

Es una herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formación del archivo.

5.2. Componentes de la Tabla de Retención Documental

 Dependencia Productora: En este espacio aparece el nombre de la dependencia, al cual se le antepone el Código del Dane y el Código de la Dependencia.

 Página ___ De ___: Hace referencia al número individual y total de hojas utilizadas para la presentación de la Tabla de Retención Documental de cada oficina.

Ejemplo: Pagina 1 de 2

Pagina 2 de 2

 Código: Está conformado por el código de la dependencia identificado en la casilla que aparece con la letra D; a continuación el Código de la Serie identificada en la casilla que aperece con la letra S; y el código de la Subserie identificado en la casilla que aparece con las letras SB.

Ejemplo.

CODIGO

D S SB

10000 49 03

El anterior item, se deberá leer en la tabla de la siguiente manera:

10000-4903: Informes a Entidades de Control, que por función es responsabilidad de la Dependencia Respectiva, en este caso de la Dirección Regional (Bogotá).

 Series Documentales: En esta columna aparece el nombre de las series documentales, escritas en mayúscula sostenida. Posteriormente, cuando se da el caso, aparecen los nombres de las Subseries documentales, identificadas en Mayúscula Inicial y negrilla. Cuando sea el caso aparecen los tipos documentales que integran la serie o subserie documental respectivamente, estos se hallan identificados con una viñeta (.) en escritura normal.

Ejemplo:

SERIES DOCUMENTALES

PROGRAMAS

Programas de Difusión e Imagen Institucional

*Plegables

*Carteles

*Videos

*Libretos

*Cartillas

*Conferencias

 Retención en Años: Es el tiempo que se debe mantener las series o subseries documentales en el archivo de gestión, una vez cumplida su vigencia en el archivo central, de acuerdo con la TRD.

Ejemplo:

RETENCIÓN EN AÑOS

AG AC

2 10

El anterior item, se deberá leer en la tabla de la siguiente manera:

• Conserve en el archivo de gestión dos años después de cumplida su vigencia y transfierase al archivo central, donde se debe conservar por 10 años más.

 Disposición Final: En esta casilla se consigna el destino final que va a sufrir la serie o subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión y/o Central.

Las siguientes son las alternativas que se pueden establecer para la Disposición final:

CT: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histórico.

E: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, según el caso.

S: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie Documental debe ser sometida a una selección, para lo cual se aplica el método de muestreo contemplado para conservar parte de la información.

CT y M: Cuando

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