Investigación sobre la documentación de los procesos y los procedimientos

Investigación sobre la documentación de los procesos y los procedimientos.

Presentado por: Juana Valentina Alarcon Fierro

Gestión del talento humano

Ficha: 2339204

SENA LA PLATA HUILA.

2021

¿Qué es la documentación de procesos?

Una documentación de proceso resume los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo; en la documentación es más importante el "cómo" de la implementación que el "cuánto" del impacto del proceso. Un negocio es esencialmente un grupo de procesos interrelacionados, y si estos procesos no están documentados por escrito, puede haber inconvenientes. Las empresas tienen procesos repetibles que son clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve como una guía fundamental de referencia para los empleados y directores.

Por qué necesitas la documentación de procesos

La documentación de procesos es un mapa de ruta para tu organización. Te ayuda a identificar el estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen numerosas personas debe ser documentada. Hacer esto brinda uniformidad a la organización y te permite monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.

La documentación de procesos también te permite saber qué está haciendo la gente y obtener información valiosa sobre los trabajos internos de la empresa. Si no documentas un proceso, en esencia, alguien más lo va a rediseñar cada vez que se repita. Cuando un empleado se retira de la oficina, todo conocimiento del proceso se va con él, a menos que se haya registrado adecuadamente.

Cuando contratas empleados nuevos, necesitas un proceso documentado para ayudarlos a entender su rol y cómo se adecúa dentro de toda la organización. Los procesos documentados facilitan la capacitación formal que permite una incorporación sin problemas.

La documentación de procesos se vuelve fundamental, en especial, cuando se trata de proyectos que apuntan hacia un cambio social, ya que se centra en el registro de las percepciones y los cambios en las percepciones de los interesados involucrados.

En el mundo de hoy, los usuarios solo quieren que las cosas se hagan. Hay muchas cosas que compiten por su atención: ellos exigen información intuitiva y basada en tareas, y es allí donde la documentación de procesos se convierte en algo fundamental.

¿Cuál es el objetivo?

La documentación de procesos consiste en llevar un registro de un proceso durante la ejecución de un proyecto. El objetivo es aprender de la implementación para adaptar la estrategia y mejorar el procedimiento.

La gestión de procesos de forma proactiva puede:

• Eliminar errores
• Reducir el tiempo empleado en tareas
• Disminuir los costos
• Reducir los recursos asociados a las tareas
• Mejorar la eficiencia
• Mejorar la calidad general
• Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado

La documentación de procesos ayuda a que otros noten los cambios en el comportamiento y las actitudes necesarias para producir los resultados deseados. También brinda contexto a los procesos, así otros pueden ver cómo el proyecto encaja en el panorama general y cuál es su impacto general.

Quiénes participan

Equipo del proyecto: El equipo del proyecto es responsable de la documentación de procesos. Debería convertirse en una parte de la actividad del equipo para que el aprendizaje sea integral. Sin embargo, puede ser útil que alguien que no esté involucrado en el trabajo diario del proyecto tenga posesión de la documentación para que pueda enfocarse en registrar los procesos, organizar la información, fomentar la reflexión y distribuir la información. Esa persona debe estar informada de los objetivos del proyecto con el fin de permitir el aprendizaje y la adaptación a medida que el proyecto avanza.

Interesados: todos los interesados involucrados en un proyecto específico deben participar en la documentación de procesos para poder conocer las perspectivas y opiniones de otros con el fin de ayudarlos a aprender y reflexionar.

Personas ajenas al proyecto: las personas que no participan en el proyecto ofrecen una perspectiva nueva e imparcial para ayudar a mejorar los procesos.

Beneficios y usos

Si bien puede llevar tiempo, la documentación de procesos brinda numerosos beneficios a tu organización que hacen que el esfuerzo valga la pena.

• Permite cambios oportunos y continuos en los procesos para aumentar la productividad.
• Evita que los procedimientos dejen de usarse por falta de entendimiento.
• Conserva el conocimiento, incluso cuando aquellos involucrados en el proceso se van de la empresa.
• Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben revisarse o eliminarse.
• Ayuda a todos los miembros de una organización a comprender los procesos y a saber a quién contactar en el caso de que haya problemas.
• Mejora la seguridad.
• Facilita que se mantengan los estándares y la uniformidad, se sigan las reglas y regulaciones externas, y se apoye la diligencia debida.
• Sirve como herramientas de aprendizaje que están a mano para nuevos empleados.
• Ofrece contexto a los proyectos individuales.
• Fomenta el debate sobre los procesos actuales.
• Permite la subcontratación ya que puedes transferir conocimiento fácilmente.

Desventajas

• Los interesados se comportan de forma diferente cuando saben que lo que dicen se incluirá en la documentación de procesos.
• La persona que registra un proceso quizás no lo comprenda totalmente.
• Los grupos de interés especial pueden usar la documentación de procesos para generar problemas.
• La documentación de procesos puede retrasar un proyecto.

Herramientas para la documentación de procesos

• Herramientas para capturar el proceso, como entrevistas, conversaciones grupales, videos, fotografías, observaciones de usuarios, diarios de campo, etc. Puede ser muy útil entrevistar a aquellos que sean expertos en el proceso para asegurarte de abarcar toda la información.
• Herramientas para organizar la información. Puedes resumir el conocimiento en artículos, estudios de casos, fragmentos de video, etc.
• Herramientas para visualizar los procesos, tales como el software de documentación de procesos de Lucidchart.
• Herramientas para distribuir información, como correos electrónicos, periódicos, Internet, etc.

Documentación de procesos de calidad

No solo necesitas documentar tus procesos, sino que debes hacerlo de forma adecuada. Un procedimiento mal redactado puede traer problemas. Entre las causas más comunes de los procedimientos mal redactados se incluyen:

• No explicar el motivo o propósito de la tarea.
• Omitir información.
• Incluir información innecesaria y que distrae.

Los documentos de procesos dicen mucho sobre la filosofía de tu negocio. Los documentos mal redactados y desactualizados pueden ser una señal de falta de cuidado. Los documentos actuales y precisos empoderan a los equipos y mejoran la eficiencia.

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