LA EMPRESA COMO SUBSISTEMA

La teoría general de sistemas fundamenta hoy en día el marco teórico de las empresas, ya que esta teoría considera un sistema como un conjunto de elementos relacionados entre sí

De forma muy simplificada, un sistema es un conjunto de unidades u objetos entre los cuales existen relaciones.

Lo que caracteriza al sistema no es la mera agrupación de elementos, sino las interrelaciones que se producen entre ellos; además es inherente al concepto de sistema el dirigirse hacia una finalidad u objetivo, para cuya consecución ha sido creado y hacia cuyo logro se dirige su actividad.

La operación del sistema exige de unas entradas (inputs) que serán procesadas para obtener unos resultados o salidas (outputs). En este sentido, el sistema puede ser descrito como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que forman una actividad, para alcanzar un objetivo, operando sobre datos, entradas (insumos), en una referencia dada de tiempo, y suministrando información, energía o materia (resultados, outputs).

La teoría general de sistemas fundamenta hoy en día el marco teórico de las empresas, ya que esta teoría considera un sistema como un conjunto de elementos relacionados entre sí

De forma muy simplificada, un sistema es un conjunto de unidades u objetos entre los cuales existen relaciones.

Lo que caracteriza al sistema no es la mera agrupación de elementos, sino las interrelaciones que se producen entre ellos; además es inherente al concepto de sistema el dirigirse hacia una finalidad u objetivo, para cuya consecución ha sido creado y hacia cuyo logro se dirige su actividad.

La operación del sistema exige de unas entradas (inputs) que serán procesadas para obtener unos resultados o salidas (outputs). En este sentido, el sistema puede ser descrito como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que forman una actividad, para alcanzar un objetivo, operando sobre datos, entradas (insumos), en una referencia dada de tiempo, y suministrando información, energía o materia (resultados, outputs).

PRINCIPIOS GENERALES DE LOS SISTEMAS

• Interrelación o interdependencia entre los objetos. También se puede producir con el entorno, por lo que el sistema se consideraría como abierto.

• Totalidad: el sistema no es una unidad reconstituida donde el todo es igual a la suma de las partes, sino que es una unidad indivisible donde el todo es igual a la suma de las partes. Este efecto que produce la combinación de varios elementos, en relación al que producirán los mismos de forma individual, se conoce con el nombre de sinergia.

• Búsqueda de meta: la interrelación entre los componentes del sistema se orienta a dirigir al sistema a un estado final o meta o a una posición de equilibrio.

• Inputs y outputs: el sistema depende de un conjunto de inputs que le permiten desarrollar las actividades necesarias para alcanzar el objetivo. Los sistemas producen outputs que a su vez constituyen los inputs de otros sistemas.

• Transformación: todo sistema es un proceso de transformación de entradas en salidas. El sistema modifica las entradas operando en ellas una transformación que constituye una salida diferente.

• Entropía: designa al estado de un sistema en el cual existe un máximo de desorden, es decir, el sistema no funciona. Para los sistemas vivos, la máxima entropía significa la muerte, mientras que en las organizaciones significaría la falta de información o la máxima desorganización de sus miembros. De ahí surge el concepto de negentropía o reducción del desorden, que en las organizaciones se produce gracias a la información.

• Regulación: la consecución de las metas u objetivos planteados exige regular las interacciones de los elementos del sistema. Para poder desarrollar esta función, una vez fijados los objetivos, hay que implantar un sistema de control que determine las desviaciones o información para corregir o replanificar las actividades del sistema.

• Diferenciación: dentro de los sistemas complejos, las unidades más simples se especializan en la realización de funciones.

• Jerarquía: los sistemas son totalidades complejas compuestas de subsistemas o sistemas menores. La descomposición de un sistema en subsistemas implica unos niveles y unas dependencias, y la jerarquía consiste, precisamente, en la estructuración de estos sistemas menores dependientes.

• Equifinalidad: en los sistemas abiertos, un mismo estado final puede ser alcanzado con combinaciones diferentes de inputs o entradas.

TIPOS DE SISTEMAS

Existen multitud de clasificaciones, según el criterio que adoptemos, así las hay que se centran en la complejidad del sistema, en la previsibilidad de su comportamiento, en los niveles en que puede subdividirse, etc...

Pero resulta de especial interés para la Economía de la Empresa, la distinción entre sistemas abiertos y cerrados. La consideración del entorno del sistema conduce al establecimiento de las diferencias entre sistemas abiertos y cerrados:

El sistema abierto está en constante interrelación dual con el ambiente, en el sentido de que lo influencia y es influenciado por él. El sistema cerrado no interactúa con el ambiente.

El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio y adaptación al ambiente; el sistema cerrado no tiene esa capacidad. Esto quiere decir que el estado actual y final o futuro del sistema abierto no está necesaria ni rígidamente condicionado por su estado original o inicial, porque está dotado de reversibilidad; por el contrario, el estado actual y futuro o final del sistema cerrado será siempre su estado original o inicial.

El sistema abierto compite con otros sistemas, lo que no ocurre con el sistema cerrado.

Los sistemas abiertos desarrollan la cualidad de homeostasia o equilibrio dinámico obtenido a través de la autorregulación o autocontrol. Esta característica se da cuando el sistema dispone de mecanismos de retroacción capaces de restaurar el equilibrio perturbado por estímulos externos, es decir, es la capacidad de respuesta a los cambios con la finalidad de mantener la unidad y garantizar la supervivencia del sistema.

LOS SUBSISTEMAS DE LA EMPRESA

La conceptuación de la empresa como sistema permite la aplicación de los principios generales de los sistemas al estudio de la realidad empresarial.

Las aportaciones de la teoría general de sistemas dan lugar a una modificación sustancial de nuestra disciplina, orientándola hacia un enfoque interdisciplinar y de globalidad del sistema.

Los elementos conceptuales que caracterizan a la empresa como sistema son los siguientes:

• Un conjunto de elementos: factores humanos y técnicos combinados en diferentes centros o unidades de gestión.

• Una estructura del sistema: orden dado a los elementos componentes de la empresa, según un modelo de estructura organizativa.

• Un plan común: conjunto de objetivos planeados por la empresa (volumen de ventas, cuota de mercado, rentabilidad, crecimiento, etc...)

• Unas funciones características: funciones de la empresa capaces de desarrollar las actividades necesarias para llevar a cabo dicho plan común (función directiva, función financiera, función de personal, función comercial, función productiva....).

• Un conjunto de estados: situaciones dadas según el comportamiento del sistema (empresa), en relación a su medio ambiente o sistema socio-económico, y que pueden ser conocidas a través de los estados financieros, de la información económica, de la investigación social, etc.

Dentro de cualquiera de las múltiples jerarquías de sistemas propuestas, la empresa aparece como uno de los prototipos de sistemas más complejos.

Esta complejidad hace necesario dividir estos sistemas en subsistemas, que a la vez pueden ser considerados como un sistema o unidad. Por tanto, los conceptos de sistema, subsistema y supersistema son en buena medida relativos, dependiendo su utilización de la perspectiva con que se enfoque el objeto material de estudio.

No existe un criterio único de división de un sistema en partes o subsistemas, ya que esta división puede hacerse en función del objeto perseguido con la misma, esto es, adecuándola a la finalidad del estudio.

En general, en lo referente a la empresa, se establecen subsistemas en orden a dos criterios principales:

• Criterio de niveles

Según este criterio, se estructuran subsistemas envolventes o superpuestos, que envuelven al sistema físico constituido por los medios humanos, técnicos y comerciales, así como por los productos de la empresa. Se concibe a la empresa como un sistema global.

Los subsistemas que resultarían de este criterio son:

o Subsistema de explotación: tiene por objeto la puesta en funcionamiento permanente de los factores del sistema físico, para así realizar las tareas asignadas al mismo por el nivel superior.

o Subsistema de gestión: junto con el de explotación forman el sistema de gestión, y tiene la misión de fijar al nivel de explotación los objetivos a alcanzar, de manera que sean compatibles con los medios disponibles y, posteriormente, controlar su ejecución.

o Subsistema de evolución y pilotaje (management): tiene como objetivo asegurar la evolución de los niveles inferiores, con todo lo que implica en cuanto al desempeño de la tarea de administración y pilotaje del sistema.

o Subsistema de mutación (estrategia):es el que sirve de unión entre el sistema empresa y el entorno en el que está inmersa. En él se contemplan las decisiones estratégicas o de largo alcance.

• Criterio funcional

Se basa en la diferenciación de funciones y en la especialización de los órganos por la función que desempeñan.

Se distinguen, así:

o Subsistema administrativo o función de management (administración en sus niveles estratégico y de gestión).

o Subsistema de aprovisionamiento, cuya misión consiste en proporcionar a la organización los insumos o factores necesarios para desarrollar su actividad en las mejores condiciones posibles.

o Subsistema de producción, encargado de transformar los insumos a través del ciclo productivo en outputs capaces de satisfacer necesidades, incrementando su valor.

o Subsistema de personal, responsable de la administración del capital humano de la empresa.

o Subsistema de comercialización, al que compete relacionar a la organización con el mercado, desde el conocimiento del mismo hasta la distribución de los productos por él necesitados.

o Subsistema financiero (financiación e inversión), encargado de determinar la cuantía de los fondos necesarios a la organización, de suministrarlos y de aplicarlos en las inversiones más convenientes.

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