LA INFORMACION COMO UN RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES

LA INFORMACION COMO UN RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES

Desde tiempo atrás, las organizaciones han reconocido la importancia de una administración adecuada de los recursos básicos, tales como la mano de obra y las materias primas. Recientemente, la información tiene una connotación de recurso primordial. Los responsables de la toma de decisiones empiezan a considerar que la información, ya no es un producto exclusivamente colateral de la operación de la empresa, sino que en sí, es uno de los promotores de la misma. La información puede llegar a ser el elemento decisivo, que en un momento dado, determine el éxito o el fracaso de un negocio.

Administración de la información como recurso

Con el fin de lograr la máxima utilidad de la información, ésta debe administrarse de manera correcta, como ocurriría con cualquier otro de los recursos de la empresa. Los directivos deben entender que existen costos que se asocian con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de la información. Aunque la información aparentemente se encuentra siempre a nuestro alcance, su uso estratégica como un apoyo de la competitividad de nuestro negocio no debe considerarse como un elemento gratuito.

Administración de la información generada por computadora

La disponibilidad actual de las computadoras ha generado todo un incremento y una diversificación de la información, tanto para la sociedad en general, como para los negocios en particular. La administración de la información que se genera por computadora, difiere en diversas formas de aquella que se obtiene manualmente. A menudo, se tiene una mayor cantidad de información si ésta se genera utilizando sistemas computacionales; los costos para crear y mantener la información computarizada, son aparentemente mayores; la información que genera la computadora puede llegar a multiplicarse a velocidades impresionantes. Con frecuencia, la información que se genera por computadora se trata con menos escepticismo que la obtenida por otros medios.

CONCEPTOS DE DISEÑO Y ANALISIS DE SISTEMAS

Los sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales dependen de las necesidades de la empresa. Por ejemplo, a) los sistemas de procesamiento de datos, b) los sistemas de información para la administración (MIS, Management Information Systems), y c) los sistemas de apoyo para la toma de decisiones (DSS, Decision Support Systems), son diferentes tipos de sistemas de información computarizados. Estos se analizan y se diseñan mediante la aplicación de los conceptos y las técnicas del diseño y del análisis de sistemas. En cierto grado, esto también se aplica a los sistemas expertos. Se sintetizan a continuación cada uno de ellos.

Sistemas de procesamiento de datos

Los sistemas de procesamiento de datos son aquellos sistemas de información computarizados que se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información generada en las funciones administrativas, tales como la nómina (sueldos y jornales) o el control de inventarios (stock). Los sistemas de procesamiento de datos liberan del tedio y la rutina a las tareas que se realizan manualmente; sin embargo, el elemento humano sigue participando, al llevar a cabo la captura de la información requerida (la cual también puede estar automatizada: el código de barra, utilizado en supermercados, por ejemplo).

Tales sistemas ejecutan periódicamente los programas de manera automática. Una vez preparados, escasamente se requiere el tomar decisiones. En términos generales, los sistemas de procesamiento de datos ejecutan las actividades de carácter rutinario de las empresas.

Sistemas informáticos para la administración

Los sistemas de información para la administración (MIS) no sustituyen a los sistemas de procesamiento de datos, más bien se basan en los datos obtenidos por éstos. Los MIS son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las personas y las computadoras.

Los MIS requieren para su operación de: las personas, del software (programas de cómputo) y del hardware (computadoras, impresoras, etc.), lo cual es común para los sistemas de procesamiento también, obviamente. Estos tres componentes suelen abreviarse: MW, SW y HW (MW = “manware”).

Los usuarios de los sistemas de información para la administración, utilizan una base de datos compartida para tener acceso a la información. La base de datos almacena, tanto datos como modelos, que ayudan al usuario en la interpretación y el uso de la información. Los MIS generan la información que eventualmente se utiliza en la toma de decisiones. Un sistema de información para la administración puede llegar a unificar ciertas funciones informáticas de la empresa, aunque el sistema como tal no exista dentro del negocio como una estructura individual.

Sistemas de apoyo para la toma de decisiones

El sistema de apoyo para la toma de decisiones es un tercer tipo de sistema de información computarizada (DSS; Decision Support Systems). Es similar a los sistemas de información tradicionales para la administración, en el sentido de que ambos dependen de una base de datos como fuente de información; pero se distingue del MIS, al hacer énfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones.

Sin embargo, la decisión en sí, depende de la persona responsable de la misma. Los sistemas de apoyo para la toma de decisiones se diseñan con una orientación hacia la persona o el grupo que los utilizará, y no como los sistemas de información tradicionales para la administración.

Sistemas expertos e inteligencia artificial

Puede considerarse a la inteligencia artificial (lA) como el campo principal de los sistemas expertos. La idea central de la inteligencia artificial es llegar a desarrollar máquinas que cuenten con un desempeño inteligente. Dos áreas de investigación

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