Importancia De La Información Como Recurso Estratégico En La Organización

UNIVERSIDA NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

EZEQUIEL ZAMORA

UNELLEZ

VICERRECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL

PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES

PROGRAMA ACADÉMICO SANTA BÁRBARA

SUBPROGRAMA ADMINISTRACIÓN

SUBPROYECTO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

FACILITADOR: Licdo. ALFREDO BRICEÑO

IMPORTANCIA DE LA INFORMACION

COMO RECURSO ESTRATEGICO EN LAS

ORGANIZACIONES

Integrantes:

Pereira, Yohana 18.425.485 Contreras, Greily Pereira, Maira

Rubio, María - Patiño, José Peña, Mileidy

Monsalve, Nathaly Contreras, María Carolina Medina, Jesús

Maldonado, Luz Marina Torrealba, Norvelys Administración – VII Sem.

Santa Bárbara, marzo de 2013

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

Introducción……………………………………………………………………………… 3

Información………………………………………………………………………………. 5

La información en la empresa……………………………………………………………. 6

Características de la información…………………………………………………………. 8

La información como recurso……………………………………………………………..10

Principios fundamentales de la filosofía de los recursos de información en la empresa….11

La información como producto……………………………………………………………14

Necesidad de la información para la gerencia……………………………………………..16

Una sociedad de información global……………………………………………………….18

Estrategias competitivas con las tecnologías de la información………………………...... 20

Gestión de recursos de información (GRI)……………………………………………..… 21

Los mecanismos de comunicación…………………………………………………………24

Importancia de la información como recurso estratégico………………………………….26

Conclusiones……………………………………………………………………………….30

Bibliografía – Linkopgrafía………………………………………………………………...31

INTRODUCCIÓN

La sociedad está basada fundamentalmente en organizaciones y nuestras mayores actividades las realizamos en esa dirección. En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a una incertidumbre económica, que requiere de información actualizada y oportuna, con el propósito de lograr sus objetivos y poder satisfacer con sus bienes y servicios a sus clientes y ser el soporte del bienestar del ser humano. Como efecto del desarrollo de las organizaciones hay que tener claro que un sistema de información nos permite planificar y tomar decisiones en lo que refiere a la producción de una Industria, cumpliendo con ciertos controles de tiempo, requerimientos y especificaciones de la misma.

Dentro de este contexto, los sistemas aligeran y permiten el manejo adecuado de las operaciones en una organización. El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones.

Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, cuyo corazón sea la base de la tecnología de información,

de tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.

La información es un recurso vital para toda organización, y el buen manejo de esta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de un organismo que busca el crecimiento y el éxito. La diferencia entre las organizaciones exitosas, respecto a las que se han mantenido estancadas y sin posibilidades de desarrollo, es sin duda alguna la información. Esta información obtenida dentro o fuera de las organizaciones, nos sitúa o condiciona a un real avance gerencial o empresarial. Por ello la necesidad de información debe ser compartida por todos los miembros de la organización.

A tal efecto, la Gestión Tecnológica debe ser efectiva en la administración de la información y del cambio tecnológico, incluyendo las actividades que permiten a la organización hacer el mejor uso de la ciencia y la tecnología. Al final del proceso, los responsables de la Gestión Tecnológica deben preocuparse de lo aprendido, por cuanto sirve como medio de retroalimentación para las nuevas decisiones.

El manejo de la información es fundamental para cualquier empresa, con ello puede lograr un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de capacidad de desarrollo. El manejo de información nos permite identificar cuáles son nuestras fortalezas con las que contamos y cuáles son nuestras debilidades y sectores vulnerables como organización. Teniendo en cuenta que se sabe con certeza cuáles son nuestras debilidades y fortalezas se puede tener una planeación más alcanzable y factible, podemos identificar donde se tiene que trabajar más y que parte de nuestra empresa necesita mayor atención. Esto nos ayudará a tener un control más amplio sobre el funcionamiento de todas las actividades de la organización.

INFORMACION

La información es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas. En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Los datos se perciben, se integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia. La sabiduría consiste en determinar correctamente cuándo, cómo, dónde y con qué objetivo emplear el conocimiento adquirido, también indica mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano; por lo tanto se procesa la información y se genera el conocimiento con que nosotros los humanos damos a conocer.

La información cumple con el objetivo de que la persona aumente su conocimiento en cualquier manera que se lo proponga, proporciona conocimientos para la toma de decisiones, para el desarrollo de soluciones y posteriormente a la buena elección, debido al conocimiento que se ha proporcionado. En todos los departamentos de todas las organizaciones se genera información, bien sea en los departamentos de recursos humanos, finanzas, contabilidad, limpieza, producción y todos los departamentos más que se imaginen.

LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

La información en la empresa se genera debido a las actividades que se llevan a cabo en cada departamento y el éxito de estos mismos depende de la visión que se tenga y en que se apoyen para lograr las metas establecidas, sin duda alguna, el apoyo en la información que se genera dentro de ese departamento es una base sumamente sustentable y creíble para tomarse en cuanta para posibles tareas.

Itami, profesor japonés estudioso sobre la importancia de la información en la empresa moderna, considera que la información en la empresa tiene tres características: puede ser utilizada simultáneamente, no se gasta con el uso, y sus trozos pueden ser combinados para generar más información (Cornellá, Alfonso, 1994: 78).

Para Itami, los recursos que realmente cuentan son los que denomina invisibles, como por ejemplo, la capacidad para aprender, de asimilar y crear tecnología. Estos activos se nutren gracias a los flujos de información básicos: el de la información que entra en la empresa procedente de su entorno (la información ambiental), la información que fluye por la empresa (información interna), y la información que la empresa proyecta hacia el exterior (información corporativa).

La información externa que le llega al empleado y que le sirve para realizar su trabajo debe de ser de calidad. Por ello, la calidad de esta información tiene que asegurarse en el centro donde es recibida y procesada, en el centro de información de la empresa, que debe ser también el centro de operaciones del sistema de información y de aseguramiento de la calidad informativa (Arias y Portela, 1997). No hay que olvidar que un trabajo elaborado con calidad genera una información de calidad.

La misión de un centro de información empresarial es la de ofrecer a sus usuarios una información de calidad que les permita tomar decisiones, por lo que hay que implantar un programa de gestión de calidad, incluido en el sistema de gestión de calidad total de la empresa. En este programa, todos los miembros del centro tienen que cumplir ciertas tareas, es decir, se especializa a cada empleado en una tarea concreta.

Los factores determinantes (Arias y Portela, 1997: 18) que valoran la calidad de un centro de información empresarial son:

1. Disponibilidad. El usuario debe de disponer de la información en el momento y lugar donde la necesite.

2. Profesionalidad. El personal de este centro debe estar altamente cualificado.

3. Fiabilidad. El centro cumple con los pactos adquiridos con los usuarios.

4. Comunicación. Debe existir una fluida comunicación entre el centro y los usuarios para que las necesidades de estos últimos sean satisfechas.

5. Elementos tangibles. Unas instalaciones adecuadas así como un material que proporcione la utilidad necesaria para realizar el trabajo.

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN

En el momento en que la empresa decide abrir las puertas a la información, ésta debe ser correcta y actual, debe cubrir las necesidades del receptor, tiene que estar disponible cuando el receptor lo precise, y no será para todos, ya que existe la privacidad. Lo que caracteriza a la información en una empresa, según Alin, Lafont y Macary (1997), es su capacidad de intercambio. La información es un producto perecedero, y almacenarla únicamente para archivarla pierde interés. Lo verdaderamente importante es encontrar la información más reciente rápidamente, acceder a la fuente y crear la información.

Existen numerosos estudios sobre las características que debe poseer la información. Se destacan aquí las investigaciones de Hodge, Anthony y Gales (1998) y Martín (1990) que le confieren a la información un valor dentro la empresa con las siguientes características:

a) Relevancia: La empresa debe decidir qué información del entorno y para quién es relevante, ya que las decisiones estratégicas adoptadas sin la información correcta pueden causar un desastre organizativo. Los usuarios deben tener autoridad para determinar cuál es la información relevante y en la forma en que ha de ser comunicada para su total aprovechamiento.

b) Calidad: La información debe ser precisa para tener calidad, y su coste aumenta a medida que la calidad sube.

c) Riqueza y cantidad: La riqueza hace referencia a la capacidad de transporte de un canal de comunicación. Los canales que transportan mucho significado son ricos (comunicación oral), y aquellos que transmiten menos significado, pobres (medios de comunicación escritos). En cuanto a la cantidad, debe haber suficiente información para poder desarrollar el trabajo.

d) Temporalidad: La rapidez es un factor importante a la hora de utilizar la información. Por ello, la comunicación escrita es un medio de comunicación pobre por la tardanza en elaborar los informes, es decir, su información puede quedar obsoleta. Las telecomunicaciones han contribuido de manera excepcional a la velocidad de transmisión de la información.

e) Accesibilidad: Es una de las características más importantes de la información. Es determinante para el usuario la facilidad de acceso a la fuente de información, aunque ésta pueda ser de menos calidad. De hecho, son varias las razones que llevan a los directivos a utilizar las fuentes más accesibles: la estructura de la organización puede restringir el acceso a fuentes de información valiosa y de calidad, y por otro lado, algunos empleados tienen prohibido fiarse de ciertos tipos de información por lo que utilizan fuentes que hayan utilizado antes y que sean accesibles.

f) Simbolismo: La información posee un valor simbólico, ya que la posesión de determinada información por determinados usuarios confiere un prestigio a esa persona, aunque no le sea a ésta de utilidad.

LA INFORMACIÓN COMO RECURSO

Diebold (1979) introdujo el concepto de que la información debía ser manejada como un recurso fundamental en la empresa. Más tarde, Synott y Gruber inauguraron una línea de pensamiento basada en la convicción de que la información merecía recibir una mayor consideración por las empresas.

La información es un recurso estratégico más de la empresa. El personal de la empresa, los medios materiales y económicos son considerados recursos de la misma porque generan unos rendimientos, es decir, son productivos. Pero la información también produce rendimientos ya que tiene la misión de informar, revelar alternativas, reduce incertidumbres y desvela soluciones entre otras cosas (Hornos, Araque y Abad, 1998: 185). Es un rendimiento más importante o relevante de lo que parece ya que ayuda a la toma de decisiones. La información se convierte en un recurso de toda la empresa no sólo de la dirección que es la que en principio posee el poder dentro de la organización. Además, resulta fundamental ya que los activos intelectuales a diferencia de los activos físicos, aumentan su valor con el uso (Quinn, Anderson y Finkelstein, 1996: 12). Como tal, tiene un valor de mercado (es bajo y está relacionado con su obtención, elaboración, mantenimiento y distribución), y valor de uso, que es mucho mayor y depende de para qué se va a usar. El valor de la información se deriva del aumento que debe originar en el rendimiento de la empresa (Escobar, 1997: 31).

Hay dos características del recurso información que le distinguen de otros recursos de la empresa: su intangibilidad, por lo que se hace muy difícil de manejar y gestionar (muchos empresarios no le conceden la importancia que debieran por lo difícil que es demostrar la eficacia de su rendimiento); y su incombustibilidad, ya que la información no se gasta sino que se puede modificar y actualizar con un bajo coste adicional.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA FILOSOFÍA DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

Según Cornellá (1994), los principios fundamentales de la filosofía de los recursos de información en la empresa son:

1) La información debe considerarse como uno de los principales recursos de la empresa. Es un recurso que debe manejarse con el mismo cuidado que los tradicionales recursos de la empresa (recursos financieros, humanos, etc.).

2) La información de la que dispone una empresa, y en particular sus instrumentos de obtención, digestión y proyección de información deberían aparecer en su balance.

3) La información no es patrimonio de las personas ni de los departamentos que la generan, buscan, almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la empresa en su conjunto. Así como todo miembro de una organización tiene unos derechos informacionales (la organización debe facilitarle el acceso a la información necesaria para el desarrollo de su función en la empresa), también tiene unos deberes informacionales (todo miembro de la organización debe entender que la información de la que dispone puede ser de utilidad a otro miembro, y por lo tanto, debe tener una actitud contraria al secretismo.

4) La gestión de la información requiere una planificación a escala de empresa, no a escala de departamento. La estrategia de gestión de recursos de información debe estar íntimamente ligada a la estrategia de negocios de la empresa. Puede convenir hacer una planificación de un departamento, a modo de proyecto piloto, pero la verdadera gestión de la información debe realizarse para la empresa en su conjunto.

5) La información utilizada en una empresa se presenta tanto de manera formal (con un determinado soporte que permita conservarla) como informal (sin soporte, una conversación). Ambas formas deben considerarse de igual relevancia en un mapa informacional de la empresa (que debe identificar de qué información dispone, quien la tiene o dónde se halla en cada momento).

6) Determinar las actividades fundamentales de la empresa y qué información es necesaria para llevar a cabo esas actividades correctamente. Los problemas de información de una empresa raramente se reducen a problemas de organización de la documentación. Si bien organizar documentos es condición necesaria para una mejor utilización de la información en la empresa, no es condición suficiente. No se pueden seguir generando mecanismos para recoger y almacenar información si simultáneamente no se generan mecanismos que aseguren la utilización de esa información. El verdadero reto de las empresas consiste en saber utilizar la información que entra en ella en cualquiera de sus formas.

7) Las tecnologías de la información no pueden seguir considerándose como meros instrumentos de reducción de costes. Deben utilizarse para manejar mejor la información de la que dispone la empresa, con el fin de conseguir las ventajas competitivas y generar así nuevos beneficios. Una planificación de los recursos de información debe adecuar las tecnologías de la información de manera que fluya en la empresa la mejor información.

8) Durante el análisis y diseño de un sistema de información, el acento debe ponerse en los datos-información más que en los procesos-procedimientos. Mientras estos últimos pueden cambiar de manera acorde con la aparición de nuevas tecnologías, los tipos de datos-información no cambian a no ser que cambie.

9) El objetivo del diseño de todo sistema de información debe satisfacer las necesidades de información del usuario. La productividad de la empresa depende de que el suministro de información de calidad se produzca puntualmente (información adecuada al usuario en el momento preciso, "just in time").

LA INFORMACIÓN COMO PRODUCTO

Wang, Lee, Pipino y Strong (1999) identifican la información como producto. Las conclusiones de su estudio alertan de que la mayoría de las empresas gestionan la información erróneamente ya que se centran en los sistemas, en el ciclo de vida del hardware y el software que generan la información, cuando deberían hacerlo por sus contenidos. Para que la información sea gestionada como un producto ha de seguir varios estadios:

 Conocer las necesidades de información de los empleados,

 Gestionar la información como un producto de un proceso de producción que tiene un ciclo de vida, y por último,

 Designar a un responsable IPM (Information Product Manager), que gestione los procesos de información y el producto resultante.

El IPM es muy diferente del CIO (Chief Information Officer) ya que el primero se encarga de la producción y entrega de la información en un sistema que cuente con la participación de los usuarios, suministradores y productores. La tarea del CIO es la de control de las entradas de datos en las bases de datos. El enfoque de información como producto tiene la finalidad de proporcionar al usuario una información de calidad. Los usuarios califican una información de calidad (Wang, Lee, Pipino y Strong, 1999: 53) cuando reúne las siguientes características:

 Calidad intrínseca (precisión, objetividad, credibilidad, reputación),

 Calidad de accesibilidad a la información (accesibilidad, facilidad de tratamiento, seguridad),

 Calidad contextual de la información (relevancia, valor añadido, puntualidad, carácter completo, cantidad de información), y

 Calidad representativa de la información (interpretabilidad, facilidad de comprensión, representación concisa y coherente).

La utilización de las tecnologías de la información proporciona esa información de calidad. Pero hay que advertir que muchas web de empresa están abandonadas por sus creadores, es decir, no tratan las páginas web como un producto de información. En muchas ocasiones los departamentos de tecnologías de la información se preocupan demasiado por la calidad del sistema de entrega y sus componentes en vez de optimizar la calidad del producto de información. Para ello, se necesita un conocimiento profundo de las necesidades de información y los criterios de calidad del usuario. Centrarse únicamente en el sistema informático supone que a la información inicial no se le presta atención en los cambios de vida del producto de información.

Por último, adoptar un enfoque de información como producto mejora la comunicación interna, las actividades son más eficientes y repercute en la mejora de la rentabilidad, competitividad y la posición en el mercado. Aceptar la información como un proceso de producto implica que este proceso ha de estar bien definido y controlado y una buena gestión en el tiempo de producción y entrega de la información.

NECESIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA

La información como base fundamental para la gerencia según Cornella, A (1994), expresa que las empresas están solicitando información, con mayor regularidad, por la globalización de los mercados, lo cual hace que los gerentes estén más pendientes de lo que sucede en cualquier parte y de lo que hacen sus clientes y competidores. Para profundizar sobre la temática, Drucker, P. (1996), sostiene que la información es la herramienta que hace ver los negocios de una manera diferente, por lo tanto la alta gerencia debe requerir la información en el momento adecuado.

La información necesaria básicamente para la gerencia, según el citado autor (1996:56), es: “información básica, información de productividad, información de competencia e información de asignación de recursos, con la finalidad de generar riquezas, y que la empresa continúe en marcha; ésta información permite dirigir la táctica. Para la estrategia la alta gerencia requiere información organizada del entorno”.

Asimismo, sostiene (1996), la estrategia debe basarse en información relacionada con los mercados, clientes y no clientes; la tecnología propia de la empresa y de la competencia, finanzas en el ámbito mundial y el ambiente económico mundial.

Por lo tanto, el gerente tiene que estar informado, tanto de sus subordinados como de la red de su entorno, lo cual le permite reunir información de suma importancia, para dirigir la táctica y la estrategia de la organización.

Para Scott, G. (1988) los tipos de información dependen de los niveles de la organización, clasificándolas de la siguiente manera: rutinas altamente resumidas de transacciones, costos y utilidades; informes de resúmenes de áreas funcionales cruzadas; informes especiales; pronósticos e informes no funcionales. La alta gerencia requiere de información para enfrentar con éxito los diversos problemas que aquejan a la empresa en la actualidad, y prever las posibles consecuencias del futuro.

Cornella, A. (1994) clasifica la información en interna y la que proporciona el entorno. La información del entorno le permite a la gerencia emprender con éxito nuevas iniciativas para posicionarse en el mercado. Según Sweeney (1989) citado por Cornella, A. (1994:72), “la habilidad de las empresas de diferenciarse de las demás y de competir con ellas... se basa en su capacidad de diferenciarse a la hora de manejar los flujos de información, de utilizarlos para atesorar conocimientos y de aplicarlos para desarrollar nuevas oportunidades de negocios”. Lo cual, exige la captura, proceso, análisis e interpretación de la información suministrada por los empleados, por los proveedores, clientes, competencia y entes gubernamentales, lo que se constituye en parte fundamental en la tarea del gerente.

Para Cohen, D. (1994), los sistemas de información en la empresa son necesarios porque soportan las funciones operativas, incrementando la productividad o reduciendo costos, permitiendo mejorar la estructura competitiva del negocio, a través de nuevos servicios al cliente, nuevos productos, nuevos mercados, adquisiciones de nuevos negocios y oportunidades de inversión.

Vistos de esta manera, los sistemas de información están en constante evaluación, por la dinámica de los procesos de innovación, por lo tanto, se hacen mejoras continuas o cambios al sistema de información para mantenerse delante de la competencia. Estos cambios lo denomina Rojas, L. et.al, (1999) el síndrome del cambio incremental.

La dinámica de los procesos de innovación, la incertidumbre ante el futuro y la falta de conocimiento sobre la situación actual, hacen que el gerente solicite información (Murdick R. y Munson, J. 1988), la cual en algunos casos no es posible tenerla, porque los cambios ocurren tan rápidamente que no es posible mantenerse al día sobre los conocimientos informáticos, con el propósito de suministrar la información que la alta gerencia requiere; porque se tiene desconocimiento de cómo se distribuye y se aplica adecuadamente la información, lo cual no deja de ser una paradoja que la necesidad de la información para la gerencia en las empresas sea uno de los menos documentados.

UNA SOCIEDAD DE INFORMACION GLOBAL

Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realización de estos cambios estratégicos serían imposibles sin Internet, Intranets y otras redes globales de computación y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy.

Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrícolas, compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades industriales, donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de trabajadores de fábrica.

En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral está constituida por personas que se ocupan en labores de prestación de servicios o trabajadores del conocimiento, es decir, personas que dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicación y colaboración en equipos y grupos de trabajo, y a la creación, uso y distribución de la información.

ESTRATEGIAS COMPETITIVAS CON LAS TENCOLOGIAS DE LA INFORMACION

Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la reingeniería de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de información que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio electrónico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la tecnología de información para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen.

GESTIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN (GRI)

La mayoría de las organizaciones posee gran cantidad de datos pero escasa información de gestión. La gestión consiste en la transformación de información en acciones mediante criterios. Ante una gran acumulación de datos y poca información de gestión se suele caer en el error de pedir más y más información. Nacía un nuevo concepto de gestión empresarial que fue bautizado como Gestión de Recursos de Información (GRI).

En el discurso de Quintin Martín (1990), existen varios principios para optimizar la gestión de la información:

1. Gestión de los sistemas de información. Aunque exista una complejidad técnica no hay que descuidarlo por la alta dirección de la empresa. Es decir, debe haber un diálogo fluido entre la dirección y el departamento técnico.

2. Objetivo de la función de gestión de información. Esta función es la de proveer servicios de la mejor calidad para lograr los objetivos de la organización.

3. Integración en el equipo de dirección. La persona responsable de la gestión de la información debe formar parte del equipo de la alta dirección de la empresa (4).

4. Independencia de la función de información. La persona que ejerza la gestión de información en el organigrama debe garantizar su independencia, es decir, debe estar en condiciones de servir a toda la organización sin recibir presiones.

5. La comunicación como una clave de éxito. Debe existir comunicación entre los diseñadores de los sistemas de información y los usuarios para conocer sus necesidades.

6. La cultura de la empresa. La gestión de la información se debe corresponder con la cultura de la organización, de lo contrario el objetivo de la integración de los sistemas con la organización del usuario es imposible.

El GRI recibió un espaldarazo inesperado por el Congreso de los Estados Unidos cuando éste aprobó la Paperwork reduction Act (algo así como la ley del papeleo). Es decir, se eliminaba la presunción de que la información podía ser solicitaba una y otra vez a las empresas.

La GRI es hoy una disciplina en la que participan profesionales procedentes de tres áreas aparentemente lejanas: administración de empresas, informática y ciencias de la información. Es el proceso de construir y gestionar la infraestructura tecnológica de la empresa, y trata de la conducción de la información mediante hardware (ordenadores, comunicaciones, redes, ofimática...). Su finalidad última es ofrecer mecanismos que permitan a la organización adquirir, producir y transmitir al menor coste posible, datos e información con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organización.

Los fundamentos de la GRI son básicamente tres: la convicción de que es el contenido de la información y no su forma o soporte lo que realmente importa. Después, la afirmación de que el gasto en el tándem de información y tecnologías de la información no debe considerarse dentro del capítulo de gastos generales de funcionamiento, sino como la adquisición de un recurso que puede ser usado para la reducción de costes de operación en otras áreas de la empresa. Y por último, la convicción de que es preciso coordinar los recursos de información y tecnologías de la información, actualmente muy desperdigados por las organizaciones.

En cuanto a sus componentes, la GRI debe tratar con tres funciones distintas: las tecnologías de la información, que hoy en día constituyen la columna vertebral de la gestión de la información; los sistemas de información, entendidos como el resultado de transformar la tecnología en algo de valor para el usuario; y la gestión de la información y de los conocimientos de la organización.

LOS MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

La información se transfiere dentro de la empresa a través de unos mecanismos de comunicación: interlocutores, tipos de comunicación, los canales de comunicación, la interacción entre los canales de comunicación, los individuos y los grupos y las mismas redes de comunicación empleadas:

1. En cuanto a los interlocutores, son muchos y variados dentro de la organización. Ocupan un lugar en la jerarquía de la organización y, en función de ello, reciben diferentes informaciones y desarrollan sus propias estrategias de poder dentro y fuera de la empresa.

2. En relación a los tipos de comunicación, las comunicaciones son laterales y/o recíprocas. La comunicación lateral implica el sentido único en la dirección de la información, y la recíproca involucra a ambas partes mediante un feed-back. La ventaja de esta última estriba en una mayor exactitud y precisión, es decir, cuanto más recíproco es el clima de la comunicación, menor riesgo corre el contenido de los mensajes de ser alterado y tanto más abundante es la información. Eso sí, presenta los inconvenientes de ser más lenta, la desprotección del emisor...

3. Existen limitaciones para la comunicación total dentro de la empresa debido a los soportes utilizados (fax, teléfono), los conocimientos y operatividad de los empleados y de las decisiones de los directivos, que impiden que toda la información sea transmitida. Por tanto, hay que estudiar las redes formales e informales de la organización para comprender sus interacciones.

4. El uso de los canales de comunicación por los empleados da lugar a dos procesos que Elliot Jaques ("Intervention et changment dans l?entreprise", 1977) define: el proceso de segregación en el que se crean barreras a fin de que la comunicación o el usuario lleguen al lugar adecuado de destino sin crear confusión en el resto de la organización; y el proceso de segmentación inadaptada protegiendo a los individuos y a los grupos frente a la confrontación.

5. Los tipos de redes pueden ser centralizadas o circulares. Las comunicaciones pueden tener unos contenidos muy variados: contenidos centrados en las tareas, en las necesidades psicológicas de los individuos. Unos contenidos que deben ser pertinentes (comunicación que hay que intercambiar para lograr los objetivos de la organización), lograr que las informaciones no sean alteradas al pasar por los porteros, y favorecer la pertinencia de las informaciones analizando críticamente la información disponible.

IMPORTANCIA DE LA INFORMACION COMO RECURSO ESTRATEGICO

El éxito de una empresa no depende sólo de cómo maneje sus recursos materiales (trabajo, capital, energía, etc.). Depende también de cómo aproveche sus activos intangibles (know-how, conocimiento del mercado, imagen de marca, fidelidad de los clientes, etc.). El correcto desarrollo de estos últimos depende de que exista un adecuado flujo de información entre la empresa y su entorno, por un lado, y entre las distintas unidades de la empresa, por otro. Una empresa es más competitiva cuanto más se destaca en la explotación de la información del entorno.

El manejo de la información es fundamental para cualquier empresa, con ello puede lograr un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de capacidad de desarrollo. El manejo de información nos permite identificar cuáles son nuestras fortalezas con las que contamos y cuáles son nuestras debilidades y sectores vulnerables como organización. Teniendo en cuenta que se sabe con certeza cuáles son nuestras debilidades y fortalezas se puede tener una planeación más alcanzable y factible, podemos identificar donde se tiene que trabajar más y que parte de nuestra empresa necesita mayor atención. Esto nos ayudara a tener un control más amplio sobre el funcionamiento de todas las actividades de la organización.

El objetivo básico de la información es la de apoyar a la toma de decisiones de todo gerente, este tendrá más bases sustentables para poder decidir qué es lo que se va a hacer y qué rumbo tomar para lograr los objetivos que se planearon; contará con un mayor número de armas para afrontar el camino que decidirá el futuro de la organización.

En una pequeña empresa se le debe de poner una atención sumamente especial a la información que se genera cada día, la adecuada interpretación echará los cimientos necesarios para consolidarse como una empresa de éxito en el mercado que se tenga y se obtendrá una mayor oportunidad de crecimiento y expansión de mercado.

Dentro de este orden de ideas, la importancia de la información para las organizaciones, puede ser vista desde los siguientes puntos de vista básicos:

1. Que cumplan con su función primordial, es decir, la de aumentar el conocimiento del usuario o en reducir sus incertidumbres. En este sentido el valor de la Información está relacionado en la forma en que ayude a los individuos dentro de la organización para que tomen las decisiones que lo conduzcan a lograr los objetivos y metas propuestas. Sin embargo se podrá clasificar el valor de la Información de acuerdo a:

a. Valor Administrativo: Cuando la información permite a la Gerencia tomar decisiones efectivas.

b. Valor Operacional: Cuando la información apoya o documenta las actividades de rutina o repetitivas de la Organización. Ejm. Los manuales.

c. Valor Documental: Cuando sirve de prueba o evidencia sobre los hechos ocurridos en la Empresa. Ejm.: La información suministrada por la factura de compra y venta.

d. Valor Histórico: Cuando la información nos documenta sobre los hechos pasados o nos provee de elementos para estimar comportamientos futuros. Ejm.: El comportamiento de las ventas del año 97 nos permite realizar las proyecciones para el año 1998.

2. Generador de nuevos factores de competitividad: La competitividad no depende solamente de la capacidad que tenga la Empresa de ofrecer un producto a mejor precio que sus competidores, sino también de lo que realmente requiere el Público consumidor o que es lo que el cliente valora realmente (calidad, servicio, atención posventa). Este proceso de identificación de valores, requiere de un afinado mecanismo de obtención de información procedente del entorno de la Empresa. Pero no sólo se trata de disponer de información sobre el entorno, sino también de obtenerla antes que los competidores, lo que obliga a la sistematización de la captura y el procesamiento de los datos para su posterior análisis.

3. Integrador de las unidades de la organización: La información obtenida por una unidad puede resultar de gran utilidad para otras unidades, incluso para aquellas que aparentemente parecen menos relacionadas.

4. En la medida que mejora los procesos productivos y administrativos: Que se logra con toda aquella información que incrementa la tecnología del conocimiento del recurso humano de la organización. Dicha información la obtenemos por medio de los Centros Educativos, Cursos y Revistas especializadas, Desarrollo Personal, entre otros.

Finalmente, La información como recurso estratégico es vital para toda organización, y el buen manejo de esta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de un organismo que busca el crecimiento y el éxito.

CONCLUSIONES

 La información como recurso estratégico para la organización es un recurso vital para el buen manejo de ésta y puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de la misma ya que con ello se busca el crecimiento, éxito, prestigio, rentabilidad y sostenibilidad en el tiempo.

 La diferencia entre las organizaciones exitosas, respecto a las que se han mantenido estancadas y sin posibilidades de desarrollo, es sin duda alguna el manejo de la información porque nos permite identificar cuáles son nuestras fortalezas y cuáles nuestras debilidades y sectores vulnerables dentro de la empresa y así identificar donde se tiene que trabajar más y que parte de ella necesita mayor atención lo cual nos ayudará a tener un control más amplio sobre el funcionamiento de todas las actividades de la organización.

 No se puede pensar en crecer si no se cuenta con un manejo de primer nivel de toda la información que fluye dentro de la empresa. Si se es una pequeña empresa y se busca el crecimiento, esta es una herramienta primordial que nos dará alta oportunidades de obtener lo que buscamos.

 En toda organización empresarial se debe ofrecer a sus usuarios una información de calidad que les permita tomar decisiones, por lo que hay que implantar un programa de gestión de calidad, incluido en el sistema de gestión de calidad total de la empresa que permita cumplir estos objetivos.

BIBLIOGRAFIA - LINKOPGRAFÍA

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