LA PLANIFICACION

LA PLANIFICACIÓN

Introducción

Durante la mayor parte de nuestras vidas somos miembros de alguna organización, ya sean escolares, deportivas, religiosas, armadas o empresariales todas tendrán estructuras más o menos formales, pero sin importar sus diferencias todas tienen en común varios elementos: metas, planes, líderes, entre otros.

Antes de iniciar una acción organizacional, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar la misma, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que esta funcione eficientemente, para esto es necesario la planificación.

La planificación es necesaria para casi todos los aspectos de la vida y la conducta humana y para la mayoría de las actividades comerciales, es ella la que establece las bases para definir las metas correctas y después elegir los medios necesarios para alcanzarlas, es además un instrumento para afrontar la inseguridad, por cuanto, en ocasiones suceden imprevistos que por la vía de la planificación se pueden cubrir, en alguna proporción.

Se puede ver la planificación como la principal función de la administración. Sin planes los directivos no pueden saber como organizar el personal y los recursos, sin planes no se tiene idea de qué es lo que hay que hacer, ni se puede dirigir pensando que otros lo seguirán, sin un plan existen muy pocas posibilidades de lograr metas y de saber cuándo y dónde se están desviando del camino; Sin planificar, el control se convierte en una tarea sin importancia.

LA PLANIFICACIÓN

Definición:

La Planificación es la primera función de la administración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. La planificación incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Así la planificación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.

Significado:

La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración:

George Terry

"La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales."

Idalberto, Chiavenato

"La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa."

David, Ewing

"La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían"

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qué orden debe hacerse.

Principios de la Planificación:

Cada etapa del proceso administrativo se rige por principios, cuya aplicación es indispensable para el logro de una administración racional, para planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; no se deben elaborar planes demasiado optimistas y ambiciosos imposibles de lograr; la planificación debe adaptarse a la realidad y condiciones del medio ambiente.

Objetividad: Al planificar es necesario basarse en hechos reales, razonamientos precisos y exactos.

Flexibilidad: Al elaborar un plan es necesario establecer márgenes de holgura, que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a la situación.

Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirlos al logro de los propósitos y objetivos de la empresa.

Elementos de la Planificación:

El término planificación lleva implícito en su concepto elementos tales como: objetivos, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos.

Los objetivos o metas: son el resultado final que se espera conseguir con el plan. Aunque el que más frecuente se menciona es el beneficio, las empresas también obtienen objetivos de crecimiento, eficiencia, valor de sus acciones, responsabilidad social, desarrollo de su personal, servicio al cliente, etc.

Las políticas: son líneas que orientan el pensamiento y la acción. Crean límites para que exista cierta consistencia en las decisiones que se toman en los diversos ámbitos de actuación de la empresa.

Los procedimientos: constituyen guías específicas de actuación. Señalan los pasos que hay que dar en actividades tales como la contratación de personal, adquisición de la maquinaria, devolución de mercancías, realización de inventarios y arqueos de caja, etc. El objetivo de los procedimientos es ayudar a la dirección y a los empleados a que el trabajo se efectué con eficacia.

Las reglas: las reglas son más estrictas, incluso que los procedimientos. Señalan lo que se puede y no se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos.

Los Recursos: referidos al conjunto de elementos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, de tiempo entre otros, que se necesitan para el logro de los objetivos y metas.

Premisas De Planeación:

Las premisas de planeación son la anticipación del medio ambiente en el cual se espera que operen los planes, implica una serie de suposiciones, las cuales deben fundamentarse en la habilidad, creatividad del planificador. Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Se establecen al inicio del proceso de planeación,

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