La Organización

Definición de Organización

La palabra organización tiene dos significados comunes. El primero denota una institución o grupo funcional; por ejemplo: un hospital, una empresa, un equipo de futbol, etc.

El segundo significado designa el proceso de organizar: la forma en que el trabajo se arregla y asigna entre los miembros de una organización, de modo que se logren eficientemente sus metas.

Importancia de la Organización

El proceso de organización requiere que se equilibren las necesidades de la compañía para conseguir la estabilidad; una buena organización da estabilidad y confiabilidad a las acciones de sus miembros.

Etapas de la Organización:

1. Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organización: Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos, se construyen hospitales para atender a los enfermos, se crean empresas para ofrecer productos y servicios, y así satisfacer necesidades, pero para lograr esas metas, sus tareas deben ser establecidas primero. Por ejemplo, antes que un hospital pueda atender a los enfermos, debe adquirir equipos, contratar personal, contar con departamentos médicos especializados, tramitar permisos gubernamentales, coordinarse con los organismos de la comunidad, etc.

2. Dividir la carga total de trabajo en actividades que puedan ser ejecutadas en forma lógica y cómoda por una persona o por un grupo de personas: Las organizaciones se crean porque el trabajo que se debe realizar no puede ser realizado por una sola persona, de ahí que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre sus miembros, por “adecuadamente” entendemos que a los individuos se les asignaran tareas con base a sus cualidades para ejecutarlas y a ningún miembro debe asignársele una carga de trabajo demasiado pesada o ligera

3. Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y eficiente: a medida que la organización crece y contrata a más personas para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuyas tareas guardan relación entre sí, Ventas, recursos humanos, producción, contabilidad y marketing son algunos de los departamentos típicos, en un departamento se encuentran los empleados con diferentes destrezas y niveles de experiencia, cuyas interacciones están gobernadas por procedimientos establecidos, a esta agrupación se le llama “departamentalización”

4. Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros en un todo unitario y armonioso: A medida que los individuos y departamentos realizan sus actividades especializadas pueden olvidar las metas de la organización o pueden surgir conflictos entre los miembros. Gracias a los mecanismos de coordinación, los miembros tienen presentes las metas de ella y disminuyen los conflictos perjudiciales.

5. Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla o mejorarla: Dado que organizar es un proceso constante, requiere una evaluación periódica de los cuatro pasos anteriores. A medida que la organización crece y cambian las situaciones, hay que evaluar su estructura a fin de asegurarse que sea compatible con una operación eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes.

Muchas organizaciones evolucionan sin una planeación, introduciendo de vez en cuando cambios en su estructura para cumplir con determinadas finalidades, varios factores específicos determinan la estructura real de una organización, entre ellas figuran la tecnología que utiliza, el ambiente donde opera o los valores de sus miembros. No hay una forma óptima de diseñar todas las organizaciones, la estructura más conveniente es una cuestión individual que variara según la organización de que se trate.

La división del trabajo

Muchas empresas, al igual que los departamentos de una compañía, son pequeñas cuando nacen. Una sola persona puede dirigir una empresa. Pero, al ir aumentando la carga de trabajo de la empresa o departamento, esa persona se convierte en gerente conforme se van contratando ayudantes y el trabajo se divide entre ellos. Tras una expansión, se vuelve necesario que el gerente agrupe a los empleados en departamentos.

Ventajas de la especialización en el trabajo

Desde hace mucho tiempo se reconocen las ventajas de la especialización, la más importante consiste en que al dividir la tarea total en operaciones pequeñas, sencillas e individuales en las cuales puede especializarse cada trabajador, la productividad total se multiplicará.

¿Por qué la división del trabajo ocasiona un incremento tan importante en la productividad? Porque ninguna persona es físicamente capaz de efectuar todas las operaciones de las tareas más complejas, ni puede adquirir todas las destrezas necesarias para ejecutar las tareas que integran una operación compleja. Para llevar a cabo las tareas que exigen varios pasos, es necesario repartir las partes de ellas entre varias personas. Tal división especializada del trabajo permite a la gente aprender las destrezas y convertirse en experta en sus funciones individuales. Las tareas simplificadas pueden aprenderse en un tiempo relativamente corto y terminarse rápidamente. Por lo demás, la disponibilidad de varios trabajos permite asignar a las personas cargos que disfrutaran y para las cuales son aptas, o bien que ellas las escojan.

Diseño del trabajo (puesto)

Básicamente existen dos maneras de considerar el grado de especialización de determinado trabajo. Los conceptos de profundidad y alcance (ámbito) del trabajo nos ayudan a describir los aspectos de la especialización.

• Profundidad del trabajo: Consiste en el grado en que un individuo puede controlar su trabajo, será baja cuando la gerencia establece normas rígidas, organiza el trabajo hasta sus mas mínimos detalles y supervisa estrechamente el trabajo. Pero la profundidad será alta, si luego de fijar los objetivos y las reglas generales, los empleados pueden determinar su propio ritmo y hacer el trabajo como juzguen mejor.

• Alcance del trabajo: Consiste en el número de operaciones diferentes que requiere un trabajo en particular y la frecuencia con que puede repetirse el ciclo del mismo. Entre menos sea el número de operaciones y más el número de repeticiones, mas bajo será el ámbito.

El grado global de profundidad y alcance indica que tan especializado es un determinado trabajo, en general, cuanto menor sea la profundidad y más pequeño sea el alcance, más especializado será un trabajo

Igualmente las partes de un mismo trabajo pueden

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