La Planeación Y El Presupuesto Maestro

Capítulo 3.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTEMPORÁNEOS

A. Introducción

- Los costos: En la administración contemporánea son más que mano de obra y materia prima; se involucra a los gastos indirectos, que pueden llegar a ser igual de significativos.

- Los SAC (sistemas de administración de costos) permiten identificar y eliminar necesidades innecesarias disminuyendo los costos.

B. Cambios en las tendencias de negocios

Las empresas tienden a mantener menos inventario y las empresas requieren de métodos de costeo que les brinden realimentación para mantener una mejora continua y lograr el liderazgo en costos.

1. Tendencias mundiales.

Las interrelaciones de las economías globales son estrechas y obligan al administrador de costos a estar pendiente de los sucesos mundiales.

2. Tendencias en el proceso de manufactura.

Las tendencias que afectan a la manufactura se basan en nuevas tecnologías que constituyen un conjunto organizado de conocimientos y experiencias aplicados a la fabricación y diseño de bienes y servicios.

3. Tendencias en sistemas de información de costos.

El uso de sistemas de información permite la emisión de información constante a la administración que permiten medir su efectividad y permitan una toma de decisiones más exacta.

C. El sistema de administración de costos.

Modelo de administración de costos: (SAC) Sistema de información administrativo que integra todas las herramientas para aumentar la eficiencia de las empresas, de forma que proporcione a los administradores información oportuna y confiable en la que puedan apoyar la toma de decisiones y la elección de estrategias.

Debe definir qué parte de la administración se costea y qué beneficios se esperan a futuro. Su diseño e implementación se fundamenta en la planeación estratégica:

1) Plantear una misión de la empresa.

2) Determinar procesos claves y objetos de costo.

3) Determinar procesos de apoyo.

4) Definir objetivos estratégicos de cada proceso.

5) Establecer los objetivos operativos de cada proceso.

1. Composición de un SAC.

a) Módulo de costos directos o variables.

b) Módulo de costeo basado en actividades: Identificación de cuáles actividades generan cuáles costos.

c) Módulo de rentabilidad: Permanencia o eliminación de líneas de productos.

d) Módulo de análisis de atractividad: Grado de potencialidad de las contribuciones futuras de defectivo que los productos y clientes pueden aportar a la organización.

e) Módulo de análisis de la cadena de valor:

- Valor: Atracción de las personas por lo que satisface sus necesidades, dependiendo de las utilidades y costos que varían de una persona a otra.

- Cadena de valor: Uso de la información obtenida después de detectar los procesos dela empresa a través de los que hace llegar un satisfactor a los clientes.

- Generadores de valor: Disparadores de valor en cada proceso de la organización.

f) Módulo de costos de calidad:

- Costo de calidad: Se incurre en él al no hacer bien las cosas a la primera.

g) Módulo de sistemas de indicadores: Detección de indicadores que la organización debe seleccionar para obtener el mejoramiento continuo.

h) Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad financiera: la calidad de la contabilidad financiera está en función de la calidad de proporcionada por la contabilidad de costos.

2. Ventajas del SAC.

- Evidenciación de costos que no agregan valor.

- Identificación de procesos caros o poco eficientes.

- Evidenciación de la necesidad de un programa de calidad, flexibilidad, etc.

- Permite auditar inversiones de capital.

- Mejora la actuación en la toma de decisiones.

- Utilización de un sistema de costos a un nivel estratégico.

- Planeación, administración y reducción de costos.

- Identificar y medir los costos de calidad.

- Identificar los costos de los recursos consumidos por las actividades.

- Identificar oportunidades de inversión y cuantificar los costos de mala calidad y entrega a destiempo.

3. Cómo utilizar la información de administración de costos a fin de pasar de la acumulación a la administración de costos.

Se debe abandonar la orientación d la simple acumulación de costos para pasar a una administración de costos que propicie la mejora continua.

D. Determinación adecuada del costeo de los productos y servicios a través del costeo basado en actividades.

1. Fundamentos.

Costeo basado en actividades: sistema que acumula primero los costos de cada actividad en una organización y luego aplica los costos de las actividades a los productos, servicios u otros objetos del costo mediante el uso apropiado de factores relacionados con el origen de dichos costos.

Proceso del CBA:

1. Se realiza un análisis de actividades.

2. Se identifican principales actividades de cada departamento.

3. Se selecciona el factor de costos para cada actividad (medidas del número de transacciones involucradas en una actividad específica).

Su meta es medir y asignar un costo a todos los recursos utilizados por las actividades que dan soporte a la producción y a la entrega de productos y servicios a los clientes.

2. Síntomas de un sistema de costos ineficiente.

Todos los síntomas se encuentran con frecuencia en los sistemas tradicionales de costos. Existen síntomas relacionados con el rendimiento, la competencia, precios de productos, inventarios, costos, usuarios, los cambios.

3. Conceptos básicos del costeo basado en actividades.

l) Secuencia lógica del costeo con base en actividades.

- Una empresa trabaja por medio de su estructura organizacional.

- En el proceso de diseñar, producir, vender y entregar se cruza la estructura organizacional.

- Un proceso consta de actividades realizadas por la organización.

- Las actividades consumen recursos.

- Los productos consumen actividades.

- Se costea la actividad.

- Se costea el producto.

4. La técnica del costeo basado en actividades.

1. Identificación de las actividades y sus atributos.

2. Asignación de costo a las actividades. Selección del Cost Driver: Por transacción, por duración, por intensidad.

3. Asignar los costos de las actividades a otras actividades. (actividades primarias si se relacionan directamente con el producto o secundarios, si tienen relación indirecta).

4. Asignar los costos al producto.

5. Ejemplo de aplicación del costeo basado en actividades.

E. Cómo evitar que fallen los programas de reducción de costos usando el costeo basado en actividades.

1. Fallas principales en los programas de reducción de costos tradicionales.

- Controles de presupuesto estrictos.

- Restricción en el uso de recursos de la organización.

- Disminución de personal de forma generalizada.

Al utilizar el Costeo basado en actividades para reducir costos, se debe:

1. Determinar la situación actual de la empresa con base en actividades.

2. Determinar las actividades que no agregan valor.

3. Establecer un programa de orden en la organización.

4. Establecer una cadena cliente-proveedor interna.

5. Realizar un sistema para medir los avances.

1. Se determinan actividades.

2. Se le agrega valor.

3. Se determinan cost drivers.

4.

F. Administrar con base en actividades.

Tener información sobre el costo de las actividades es sólo una parte. La otra es utilizar dicha información para identificar las estrategias apropiadas para lograr la mejora de la organización.

1. Indicadores de medición del costeo con base en actividades.

El objetivo de los indicadores es ayudar a identificar oportunidades de mejora. Por lo tanto, se puede decir que los indicadores de medición del costeo por actividades son los generadores de costo. Los generadores de costo o Cost Drivers son los impulsores de las diferentes actividades. Indican por qué se realiza una actividad y cuántos recursos se consumieron en su realización.

2. Cómo administrar con base en actividades.

La administración con base en actividades tiene dos objetivos principales:

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