La descripción y características de los documentos administrativos

El Oficio

Es un escrito que sustituye a la carta en los trámites que origina la Administración Pública. El contenido del oficio puede ser tan variado como los asuntos que se tratan en las cartas, sin embargo; se distingue de éstas por su concisión y sobriedad de estilo, y porque la

formas de cortesía empleadas están en relación con la jerarquía de las personas a las que éstos se dirijan. Es i

mportante subrayar que los asuntos que deberán tratarse en los oficios, deberán de serlo de manera individual y específica por lo que se estable que

"Cada comunicación ha de tratar de un sólo asunto"

Las partes del oficio son:

• Membrete

• Asunto

• Datos para su clasificación, su registro y su archivo.

• El sello oficial, cuya función es validar la firma y confirmar la autoridad del documento.

Se redactan en papel blanco sin rayas, siendo su tamaño más corriente la cuartilla en sentido vertical, au

nque también se utiliza el folio. En ambos formatos, cuando el contenido no quepa en el anverso, puede usarse el reverso, cuando la extensión del

contenido lo requiera. Los márgenes suelen venir se

ñalizados . A veces, en el texto del o

ficio deben figurar nombres de personas o cifras. Para facilitar la labor del archivo, escribiremos los nombres y apellidos de las personas con letras mayúsculas y las cantidades, con números y letras. Esto último porque un número puede alterarse con gran facilidad. La dirección en los oficios irá a la autoridad y no a la persona que la ejerce, con la excepción de las comunicaciones dirigidas a jueces que, por ser el cargo personal, puede hacerse al nombre (Ministro de Asuntos Exteriores y "Sr. D. Vicente Caballero Campos, Juez Instructor de Desahucios).

El memorándum

Toma su nombre del término latino que significa “lo que se debe recordar”, por lo que su plural es memoranda. Se caracteriza por su brevedad y se envía de una autoridad determinada a un subordinado, o entre puestos del mismo nivel, para “recordar” alguna tarea pactada con anterioridad, ya sea en forma verbal o escrita. Representa una nota informal que carece de validez y seriedad, rasgos que distinguen a la carta del oficio.

Su estructura es la siguiente:

• Firmante y destinatario

• Fecha

• Contenido

• Firma

• Referencias finales (iniciales de firma y mecanografía, “con copia para” si la hay)

La diferencia entre memorándum y oficio

El memorándum es una forma de comunicación breve entre los miembros de una misma institución u organización. Así el jefe de determinada área comunica un hecho o solicita algo al jefe de otra área o departamento. El oficio, es un documento que lo dirige una institución a otra institución.

El resumen

El resumen es un texto nuevo (con estructura comunicativa propia) que, a partir de otro texto, que presenta información condensada, precisa y objetiva - las ideas más importantes del texto original, expresadas sin interpretación crítica. Para elaborar resúmenes se deben determinar los siguientes aspectos:

1. Objetivo del mismo, es decir el por qué se realiza: ¿enfatizar la relevancia del documento?, ¿ayudar a la selección de la información? o ¿difundir la información?

2. Contenido: que refleje suficiente y explícitamente el contenido del documento original.

3. Destinatario: quién es y qué espera.

4. Extensión: que para algunos autores no debe ser de más de 250 palabras, sin importar la extensión del documento; y otros que señalan el rango de 1:10 a 1:12 páginas.

5. Breve referencia bibliográfica al original.

El ensayo

La definición de este término no ha sido establecida en virtud de que algunas definiciones acentúan lo literario, mientras que otras, lo académico, como las que se presentan a continuación:

• “Un ensayo es un escrito en prosa, generalmente breve, que expone con hondura,nmadurez y sensibilidad, una interpretación personal sobre cualquier tema, sea filosófico,científico, histórico, literario, etc.” (Chávez, 2003. Pág. 184).

• “Es una obra relativamente libre en su estructura, en la que el autor expone razonadamente ideas y opiniones sin que se utilice plenamente una metodologíancientífica” (Sabino, 1994. Pág. 17).

• “Escrito generalmente breve, en el que se expone, analiza y comenta un tema, sinnmucha profundidad. Género literario que expone, sin agotarla, una opinión de sunautor, sobre determinado tema” (Sabino, 1994. Pág. 57).

• “Una de las fronteras entre ciencia y poesía está en el ensayo. Se le ha llamado género "literario-científico" porque parte del razonamiento científico y de lanimaginación artística” (Novo, 1984. Pág. 34).

En este sentido se podría definir al ensayo como un texto que expone, analiza o comenta una interpretación personal sobre determinado tema. Sus principales características son:

• Está compuesto por introducción, desarrollo del tema y conclusiones; cada una de estas partes debe estar perfectamente interrelacionada.

• Debe poseer una tesis central y argumentos que los sustenten.

• El texto se redacta utilizando un estilo personal.

• Se emiten juicios de valor.

• Variedad temática.

• Brevedad, claridad y sencillez.

• Estructura libre y estilo cuidadoso.

• Amenidad en la exposición.

• Agudeza y originalidad.

La organización del ensayo

Un ensayo consta de tres partes fundamentales: introducción, nudo, cuerpo o desarrollo y conclusión.

a) Introducción

La introducción le indica al lector: el propósito del escritor, el acercamiento al tema o tesis y el orden que seguirá el ensayo. En la introducción se debe:

1. Motivar al receptor, a través de una cita textual o el relato de una anécdota.

2. Presentar la tesis general de un tema.

3. Enumerar los puntos a tratar.

La introducción, en la mayoría de los casos, se escribe después de la redacción definitiva del ensayo.

Algunos ejemplos de Introducción de ensayo se exponen a continuación, (Vargas, 1996):

• Para motivar al receptor

Me invitaron a la playa. Acepté con gusto. Había acabado el curso escolar cansado y sentía la necesidad de descanso. Para mí, éste consiste en hacer lo contrario que cuando "trabajo"; compré veinte novelas policíacas y salí a la playa. (C. Láscaris. "Pesca con siesta")

• Puede ser una cita textual atrayente:

Lo dijo Sigmund Freud: “La gran cuestión... que no he sido capaz de responder, a pesar de mis treinta años de estudio del alma femenina, es ¿qué quieren las mujeres?”. Debo confesar que hubiera debido recapacitar sobre esta frase antes de entregarme a la

tarea de escribir sobre la mujer moderna. Ni siquiera estoy seguro si la mujer moderna existe realmente o si es considerada como tal sólo de forma pasajera.

• O una anécdota:

ELOGIO DE LA DIFICULTAD

Tenía quince años. Comencé a inventar, en mi imaginación, paraísos, islas afortunadas, una vida sin riesgos, sin lucha, sin búsqueda de superación y sin muerte. Todas estas fantasías serían inocentes e inocuas, si no formaran el modelo de los anhelos en la vida práctica. Mas, el problema no está tanto en la frustración de no alcanzarlas, sino como en la manera misma de desearlas.

• Para presentar la tesis general al principio del ensayo.

- Pretendo mostrar cómo el desarrollo social y la conducta humana actual, no son logros del presente, sino que se apoyan en el conocimiento de los hechos pasados; y que el conocimiento es una progresión de ideas y acciones que se juntan y han sido transmitidos a través de las épocas. (J. Jaramillo. La aventura humana).

- Así, pues, mi propósito no es enseñar aquí el método que cada cual debe seguir para conducir bien su corazón, sino solamente mostrar de qué manera he tratado yo de conducir el mío. (R. Descartes. El discurso del método)

• Para enumerar los asuntos que se tratarán.

Se utiliza en textos relativamente extensos. Ayuda a la comprensión del escrito y permite seguir el hilo expositivo (Vargas, 1996).

Este ensayo comprende, primero, varios capítulos introductorios. Luego vienen tres grandes "cuestiones" relacionadas con la pobreza. Por su orden: La cuestión internacional, que señala el reparto indebido del Producto Mundial; la Cuestión Social, que se ocupa de la mala distribución del Producto Nacional; la Cuestión Económica, que indica errores y sugiere remedios, en los mecanismos de la producción contemporánea. Finalmente aparece una Conclusión, que pretende dar sentido al esfuerzo económico del hombre. (J, Figueres. La pobreza de las naciones)

b) Nudo, cuerpo o desarrollo

El nudo o cuerpo desarrolla los aspectos que se indicaron en la introducción. “Es una sección muy importante del ensayo pues demuestra la capacidad de organización

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