La formación de pedido

Compras Capítulo 8

El comerciante e industria no fijan en el comercio moderno el precio de venta de sus artículos, es el mercado, la competencia los que lo regulan o las autoridades.

De acuerdo con la importancia de la negociación, se encargará de adquisición de la mercancía o materia prima a una sola persona llamada agente de compras, o a un conjunto de personas que forman la oficina o departamento de compras.

El departamento de compras, tiene por objetivo principalmente:

1) Seleccionar los artículos que necesite la negociación entre los de mejor calidad, mas bajo precio, tiempo de entrega y condiciones de pago mejores.

2) Adjudicar el pedido o pedidos a quienes hayan hecho las mejores ofertas.

3) Seguir el curso de la operación hasta su facturación y pago, o cancelación en su caso.

El almacén; es el sitio donde se guardan debidamente clasificados y preservados los artículos listos para su venta, o la materia prima si se trata de una industria.

Requiere un arreglo especial: las bodegas se distinguen entre sí por números o letras, reservando generalmente la A para la bodega donde se guardan los artículos más importantes o de mayor movimiento.

La distribución interior del almacén se hará por estantes de hierro u otro material a lo largo de los muros, estará dividido en secciones numeradas progresivamente.

Documentos que intervienen en el trámite de compras El control de las mercancías almacenadas se hace por medio de etiquetas de almacén y mayores auxiliares de almacén.

La etiqueta de almacén contiene como datos esenciales:

a) Nombre del artículo

b) Unidad de manejo para el despacho

c) Localización

d) Existencia máxima o mínima

La máxima sirve para que el almacén no solicite artículos en cantidades innecesarias.

La mínima sirve de base para que el almacenista la compre con la existencia real y de aviso por escrito a la gerencia.

Su importancia:

1) Tener diariamente a la vista el dato relativo a la existencia en especie.

2) Exigir responsabilidades a los bodegueros, puesto que sobre etiquetas llevan el movimiento de los artículos.

3) Poseer el medio de comprobación, en cualquier caso.

4) La tarjeta de almacén consta, además de estos datos, con columnas para: fecha, entradas, salidas y existencia.

Los mayores auxiliares de almacén permiten a contabilidad ejercer el control de los materiales almacenados así como determinar el monto de las existencias y por consecuencia el costo de lo vendido y sus resultados del ejercicio.

El actual avance tecnológico ha desarrollado programas computarizados que agilizan estos procesos.

La información interna de los negocios se agiliza al conocer simultáneamente, los departamentos de compras, ventas y almacenes, las existencias diarias de los productos; sin embargo, la autorización y trámites de un pedido continuarán efectuándose normalmente.

2. Requisición de Almacén o aviso preventivo el almacenista está obligado a informar al departamento de compras, o al propietario de la negociación cuando algún artículo se encuentra en su existencia mínima o excepcionalmente se agote, además de formular un documento llamado requisición de almacén o aviso preventivo, enviando el original al gerente, o Depto. De compras y conservando en su archivo la copia.

Su contenido

1) Título del documento.

2) Número progresivo de orden.

3) Fecha de expedición.

4) Texto.

5) Columnas para localización, artículos, unidad y existencia en la cual se indica la actual y la máxima.

Su importancia El aviso preventivo evita que la negociación llegue a carecer de un artículo y surja la pérdida de clientes y en consecuencia la disminución de utilidades.

3. Orden de compra cuando el gerente o depto. De compras recibe el aviso preventivo, procede inmediatamente a su estudio y determina la clase y la cantidad de artículos que deben comprarse, posponerse o cancelarse. Cuando el gerente es quien determina, dispones la compra de los artículos que se necesitan por medio del documento orden de compra, el cual se formula por escrito.

Su estructura varía según el gusto y necesidades de la negociación.

Su importancia sirve de base para hacer la adquisición de la mercancía y también de punto de partida para sus operaciones.

La persona u oficina encargada de efectuar la compra, tiene a su cargo:

a) Clasificar en grupos homogéneos los artículos que debe comprar: géneros, combustibles, cereales.

b) Solicitar listas de precios, de los proveedores.

c) Para realizar los fines anteriores, deben llevarse dos registros:

Registro de proveedores se lleva generalmente en tarjetas colocadas por orden alfabético, una para cada comerciante, y en la que deben anotarse estos datos esenciales; nombre, dirección, teléfono, ramo a que se dedica y operaciones efectuadas con él.

Registro de artículos Se lleva por orden alfabético de artículos; se abre una tarjeta para cada proveedor que vende el artículo y debe contener el nombre del comerciante que lo vende, su dirección y las compras hechas por la casa.

4. Requisición de precios ya consultados los registros de artículos y proveedores, depto. De compras formula un documento llamado requisito de precios y lo envía a los principales proveedores para que coticen precios y poder comprar las ventajas en calidad, precio y condiciones de pago. Se debe procurar que llegue a los proveedores en el menor tiempo posible, preferentemente por fax o telefónicamente, a veces cuando se trata de hacer una adquisición importante antes de enviar la requisición se acostumbra relacionarse por medio de cartas con los principales fabricantes del ramo y solicitarles catálogos, muestras y bases generales sobre las que efectúan sus ventas.

5. Recapitulación de precios. Una vez que la empresa ha recibido las cotizaciones de precios, será necesario hace una comparación de las mismas para determinar a cuál de los proveedores se le hace el pedido.

El departamento de compras elabora una formula cual tiene el nombre de recapitulación de precios.

6. Pedido. Pedido es el contrato u orden que se da a un proveedor para que nos remita las mercancías solicitadas.

Diferentes clases de pedidos. El pedido de mercancías puede efectuarse en diferentes formas. Las más conocidas son verbal o telefónicas, y vía fax o internet.

Pedido verbal o telefónico. Los casos operaciones de poca cuantía, para economizar tiempo, esfuerzo y trámites. Consulta de los registros de proveedores, se pide el articulo por teléfono, o bien se envía un empleado para que la mercancías en el mostrador del proveedor.

Pedido vía fax y internet. Los proveedores de una empresa no siempre radican en la misma población. Que nos llevan a emplear medios radios para solicitarlos, como son el telefax o vía internet.

Pedido por escrito. Los pedidos hechos en formas impresas son los más usados en el comercio bien administrado, y varían según la importancia y necesidades de la negociación. Este documento está bajo el nombre de notas de pedido o más simple pedido.

Los datos indispensables:

a) Nombre y dirección del comprador.

b) Fecha del pedido.

c) Numero del pedido.

d) Nombre y dirección del vendedor.

e) Condiciones en que debe realizarse la operación.

f) Columnas para detallar el pedido: cantidad, unidad, artículos, marcas, precios de unidades y total.

g) Recomendaciones u observaciones especiales, en su caso.

h) Sello de la empresa y firma del gerente o encargado de compras.

i) Firma del representante de la casa vendedora.

7. Cancelación de orden de compra. Al gerente de una organización se le presenta con frecuencia el caso de tener que suspender la compra de uno o más artículos de los ordenados al agente o departamento de compras, o resuelva no comprarlos o trate de adquirir menos cantidad. Será necesario que la gerencia lo participe así al departamento de compras en una forma escrita que recibe el nombre de cancelación de orden de compra.

Cancelación de orden de compra debe contener estos datos:

a) Numero de la orden que se cancela.

b) Nombre de los artículos.

c) Cantidades parciales y totales que no deben adquirirse.

d) Razón o motivo de la cancelación.

e) Fecha y firma.

Al recibirse en el departamento de compras la cancelación, se presentaran los siguientes casos.

1. Que no se haya girado el pedido.

Aquí el jefe de la oficina de compras acordara únicamente que se suspenda el trámite iniciado, y formara un expediente con la orden, que se guardara en el archivo local del departamento. 2. Que se haya enviado el pedido. Es más delicado ya que el pedido constituye un contrato de compra, si ya se ha entregado mercancía su cancelación no es fácilmente.

Las cancelaciones de pedidos o compras se formulan con mucha frecuencia, causas:

1. Por instrucciones de la gerencia. La gerencia expide una cancelación de la orden de compra y el departamento procede a cancelar el pedido.

2. Por falta de cumplimiento del vendedor en la entrega de los artículos. Transcurrido ya el plazo que se fijo al proveedor para la entrega de la mercancía y esta no se recibe, se procede a la cancelación del pedido.

3. Por la mala calidad de la mercancía recibida, o por no ajustarse a las características fijadas en el pedido.

4. Por diferencia entre las cantidades pedidas y las recibidas.

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