La formación de pedido

Compras Capítulo 8

El comerciante e industria no fijan en el comercio moderno el precio de venta de sus artículos, es el mercado, la competencia los que lo regulan o las autoridades.

De acuerdo con la importancia de la negociación, se encargará de adquisición de la mercancía o materia prima a una sola persona llamada agente de compras, o a un conjunto de personas que forman la oficina o departamento de compras.

El departamento de compras, tiene por objetivo principalmente:

1) Seleccionar los artículos que necesite la negociación entre los de mejor calidad, mas bajo precio, tiempo de entrega y condiciones de pago mejores.

2) Adjudicar el pedido o pedidos a quienes hayan hecho las mejores ofertas.

3) Seguir el curso de la operación hasta su facturación y pago, o cancelación en su caso.

El almacén; es el sitio donde se guardan debidamente clasificados y preservados los artículos listos para su venta, o la materia prima si se trata de una industria.

Requiere un arreglo especial: las bodegas se distinguen entre sí por números o letras, reservando generalmente la A para la bodega donde se guardan los artículos más importantes o de mayor movimiento.

La distribución interior del almacén se hará por estantes de hierro u otro material a lo largo de los muros, estará dividido en secciones numeradas progresivamente.

Documentos que intervienen en el trámite de compras El control de las mercancías almacenadas se hace por medio de etiquetas de almacén y mayores auxiliares de almacén.

La etiqueta de almacén contiene como datos esenciales:

a) Nombre del artículo

b) Unidad de manejo para el despacho

c) Localización

d) Existencia máxima o mínima

La máxima sirve para que el almacén no solicite artículos en cantidades innecesarias.

La mínima sirve de base para que el almacenista la compre con la existencia real y de aviso por escrito a la gerencia.

Su importancia:

1) Tener diariamente a la vista el dato relativo a la existencia en especie.

2) Exigir responsabilidades a los bodegueros, puesto que sobre etiquetas llevan el movimiento de los artículos.

3) Poseer el medio de comprobación, en cualquier caso.

4) La tarjeta de almacén consta, además de estos datos, con columnas para: fecha, entradas, salidas y existencia.

Los mayores auxiliares de almacén permiten a contabilidad ejercer el control de los materiales almacenados así como determinar el monto de las existencias y por consecuencia el costo de lo vendido y sus resultados del ejercicio.

El actual avance tecnológico ha desarrollado programas computarizados que agilizan estos procesos.

La información interna de los negocios se agiliza al conocer simultáneamente, los departamentos de compras, ventas y almacenes, las existencias diarias de los productos; sin embargo, la autorización y trámites de un pedido continuarán efectuándose normalmente.

2. Requisición de Almacén o aviso preventivo el almacenista está obligado a informar al departamento de compras, o al propietario de la negociación cuando algún artículo se encuentra en su existencia mínima o excepcionalmente se agote, además de formular un documento llamado requisición de almacén o aviso preventivo, enviando el original al gerente, o Depto. De compras y conservando en su archivo la copia.

Su contenido

1) Título del documento.

2) Número progresivo de orden.

3) Fecha de expedición.

4) Texto.

5) Columnas para localización, artículos, unidad y existencia en la cual se indica la actual y la máxima.

Su importancia El aviso preventivo evita que la negociación llegue a carecer de un artículo y surja la pérdida de clientes y en consecuencia la disminución de utilidades.

3. Orden de compra cuando el gerente o depto. De compras recibe el aviso preventivo, procede inmediatamente a su estudio y determina la clase y la cantidad de artículos que deben comprarse, posponerse o cancelarse. Cuando el gerente es quien determina, dispones la compra de los artículos que se necesitan por medio del documento orden de compra, el cual se formula por escrito.

Su estructura varía según el gusto y necesidades de la negociación.

Su importancia sirve de base para hacer la adquisición de la mercancía y también de punto de partida para sus operaciones.

La persona u oficina encargada de efectuar la compra, tiene a su cargo:

a) Clasificar en grupos homogéneos los artículos que debe comprar: géneros, combustibles, cereales.

b) Solicitar listas de precios, de los proveedores.

c) Para realizar los fines anteriores, deben llevarse dos registros:

Registro de proveedores se lleva generalmente en tarjetas colocadas por orden alfabético, una para cada comerciante, y en la que deben anotarse estos datos esenciales; nombre, dirección, teléfono, ramo a que se dedica y operaciones efectuadas con él.

Registro de artículos Se lleva por orden alfabético de artículos; se abre una tarjeta para cada proveedor que vende el artículo y debe contener el nombre del comerciante que lo vende, su dirección y las compras hechas por la casa.

4. Requisición de precios ya consultados los registros de artículos y proveedores, depto. De compras formula un documento llamado requisito de precios y lo envía a los principales proveedores para que coticen precios y poder comprar las ventajas en calidad, precio y condiciones de pago. Se debe procurar que llegue a los proveedores en el menor tiempo posible, preferentemente por fax o telefónicamente, a veces cuando se trata de hacer una adquisición importante antes de enviar la requisición se acostumbra relacionarse por medio de cartas con los principales fabricantes del ramo y solicitarles catálogos, muestras y bases generales sobre las que efectúan sus ventas.

5. Recapitulación de precios. Una vez que la empresa ha recibido las

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