La importancia de los presupuestos para la administración de empresas.

Facultad de Economía y Ciencias Empresariales

Administración de Presupuestos

Paper

Por:

Daniela Tamara Avila Muñoz

Resumen

Lo que este documento procura exponer es detallar cada una de las razones por las que se puede notar y ratificar que realmente los presupuestos son de vital importancia para el actuar de las empresas, ayuda a determinar por qué mediante su uso se está promoviendo una mejor utilización de los recursos y nos ayuda a enfrentarnos al mundo financiero con un menor riesgo. Además se menciona las ventajas y limitaciones que el uso de los presupuestos en la administración nos puede generar. Determinar cuáles son los objetivos principales de un presupuesto y  qué es lo que no es un presupuesto.

Abstract

What this document seeks to expose is detailing each of the reasons that can be noticed and ratify why budgets are really vital for the actions of businesses, how the budgets help to determine why by their use is promoting better use of the resources and helps us to face the financial world with less risk. Besides it mentioned the advantages and limitations that the use of budgets can generate in management. Determine which the main objectives are and what not a budget is.

La importancia de los presupuestos para la administración de empresas.

Al encontrarnos en un entorno tan cambiante, lleno de un sin números de normas y procesos donde en cualquier momento se pueden generar grandes cambios en un espacio muy corto de tiempo, procesos de información que pueden llegar a tornarse lentos y por la poca comunicación que existe, puede ser que muchas veces se esté trabajando con datos que ya pueden haber sido afectados y entonces se generan distorsiones en los mismos. Muchas veces debido a afectaciones que se producen por cambios en el cumplimiento de las normas o las alteraciones que se producen en la salida de información, se puede observar que esto se deriva en la mayoría de las ocasiones en el hecho de que no se cuenta con mecanismos de control eficaces. Teniendo en consideración todo lo antes mencionado, puede ser las metas que se ha planteado el área financiera de una empresa no logre conseguir sus objetivos debido a que estos no han sido emparejados correctamente con la estrategia así mismo que con la empresa, esto puede conllevar a que se incrementen los costes financieros a causa de procesos inútiles e ineficaces.

El proceso presupuestario entonces se convierte en una de las fases esenciales del reporte financiero. Dentro de la gestión empresarial se destaca de manera muy significativa el hecho de que existe una fuerte necesidad de proyectar de manera anticipada el plan a seguir con la finalidad de mejorar la toma de decisiones. Es decir, que se genera de esta forma así mismo la necesidad de planificar tanto en lo que corresponde al aspecto económico como el financiero. En esta misma línea de entendimiento se puede observar entonces que la administración empresarial puede estar  enmarcada entre puntos los puntos relevantes como el presupuesto, la decisión y el control. Solo cumpliendo con estos tres puntos se puede dar lugar a una buena administración ya que de esta forma únicamente se puede tanto evaluar, compensar o modificar los aspectos negativos de la ejecución de las decisiones realizadas por la empresa.

De por si al mirar el proceso presupuestario como una herramienta que contribuye al análisis de la gestión de una empresa se puede denotar que es un gran pilar para la administración gerencial. Al manejarnos dentro de un entorno empresarial determinado hay que apoyar el proceso presupuestar sobre una elaborada base que este en función de lo que condiciona el mercado. Es en este proceso que los que encabezan la administración deben basarse con la finalidad de llegar a un buen análisis de las desviaciones que se generan entre los datos presupuestados y los números que realmente generan las actividades comerciales de una empresa. Se debe hacer continuamente una comparación entre ambos si se quiere detectar lo que afecta negativamente a la empresa.

El proceso presupuestario es un moderno instrumento para la planeación y control de todo lo relacionado con las actividades que tienen incidencia en la forma como se comportan los indicadores económicos. De esta forma la empresa se fortalece de tal manera que pueda mantenerse dentro del mercado competitivo, ya que si se lleva un buen control se disminuye la incertidumbre en los riesgos que la empresa está asumiendo, de la misma forma también se obtiene mayor precisión en los resultados que se obtienen.

En la actualidad el efectuar un control eficaz de presupuestos ha tomado tanta importancia que es una de las claves para que la empresa tenga éxito dentro del entorno empresarial. Si lo miramos desde un punto de vista financiero, al no contar con un sistema de presupuesto que este correctamente organizado, la empresa va a contar solo con una idea vaga sobre lo que se debe de hacer o hacia donde se dirige la empresa. Es por esto que la importancia de los presupuesto sobresale ya que al contar con el sistema presupuestal como herramienta para la administración se puede lograr optimizar el uso de los recursos disponibles con los que cuenta la empresa y sacar mayor provecho de ellos.

Los presupuestos como ya explico anteriormente son de vital importancia en lo que son las etapas como la planeación y el control dentro de las organizaciones. Como todo, esto tiene sus ventajas así también como sus limitaciones. Dentro de las ventajas se puede mencionar muchos aspectos positivos como que da lugar a que se pueda estimar si los recursos con los que cuenta la empresa van a estar disponibles o no al momento de llevar a cabo las actividades. Permite seleccionar las decisiones de una forma más eficaz de tal manera que se obtengan mayores beneficios de las mismas para la empresa. Constituye también una base para la toma de decisiones y así mismo para establecer políticas que van a estar sometidas constantemente a evaluaciones con el fin de mejorar continuamente y alcanzar las metas planteadas. Se genera una mejor coordinación debido a que con la ayuda de los presupuestos también se puede detectar cuales son las áreas fuertes y débiles que tiene la empresa. Al poder detectar esto se puede dedicar los esfuerzos directamente hacia estas áreas. Entonces los presupuestos impulsan la alta gerencia para que a través de una adecuada delegación de la autoridad logre definir correctamente los objetivos principales de la organización. Aumentan significativamente la participación de los departamentos como un todo. Se mantiene continuamente actualizados los datos de la empresa. Se asignan de mejor manera los recursos a las áreas que más lo necesiten. Una vez que se realiza la comparación entre los resultados obtenidos realmente versus los resultados que se había proyectado la empresa se puede detectar también las razones que llevaron a que los objetivos de la empresa en cuanto a las utilidades deseadas no sean alcanzados.

Dentro de las limitaciones podemos encontrar que como estos presupuestos se encuentran basados en estimaciones o pronósticos, esto puede llevar a que se cometan errores. Lo que ocasione que la administración intente utilizar diferentes herramientas para tratar de disminuir la incertidumbre ya que lo esencial es que se puede confiar en la información que se está utilizando. Otra limitación es que los presupuestos tienen cierto grado de flexibilidad ya que exige que constantemente estos sean adecuados a los cambios importantes que se den en el entorno. Todos tienen que estar conscientes de que esto tiene su utilidad y que los que más se benefician de su generación es la empresa mismo. Pero si la empresa se confía del buen ejercicio del plan presupuestario puede que eso los lleve a cometer errores debido a que no se lo ha revisado o actualizado debidamente. Otra limitación que se deriva es que la implementación y funcionamiento de estos puede llevar tiempo y genera un costo por lo que no se pueden esperar resultados rápidamente. La temprana determinación de los recursos que se necesitan para su buen desenvolvimiento es muchas veces un proceso difícil y quizá algunas veces se vuelve hasta tedioso.

El presupuesto es como ya se había mencionado antes es una planificación. Esta planificación a su vez tiene variadas estrategias mediantes las que construye una eficaz y muy relevante herramienta. El presupuesto es también usado como un instrumento administrativo para lograr detectar el capital, costos, e ingresos que serán necesarios dentro de la empresa, así como también se implementaría el uso de los recursos disponibles con los que cuenta la empresa pero siempre y cuando esto esté de acuerdo con las exigencias que tienen cada uno de los departamentos en los que se ha dividido la empresa.  

Otra importante y significativa razón es que el presupuesto es una herramienta que le sirve de mucho a la organización para que se puedan ir observando los objetivos que pueden tener un seguimiento a través del tiempo, de esta manera se estaría logrando coordinar que actividades va a tener que realizar cada uno de los departamentos y cómo va a llevar a cabo cada una de estas actividades. Por lo tanto se estaría logrando que la empresa no caiga en gastos innecesarios o que utilice de forma inadecuada los recursos disponibles. Además del simple hecho de comparar tanto hechos con cantidades reales con los hechos y las cantidades que la empresa había o tiene presupuestadas, ya se está logrando que administración pueda conocer cuál ha sido el desempeño de la empresa. De esta manera y en esta misma línea de entendimiento ser pueden tomar en cuenta los correctivos necesarios o las mejoras que se implementaran en las ejecución de las actividades de la empresa y por lo tanto apoyar significativamente en la toma de las decisiones.

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