Las funciones administrativas de los gerentes

Semana 2

Proceso Administrativo

En la primera parte del siglo XX, un industrial francés de nombre Henri Fayol planteó la idea de que todos los gerentes realizan cinco funciones administrativas: planifican, organizan, mandan, coordinan y controlan1. A mediados de la década de 1950, dos profesores de la Universidad de California, en los Ángeles, se basaron en el trabajo de Fayol y usaron las funciones de planificación, organización, formación de personal, dirección y control, como el marco conceptual de un libro de texto sobre administración, que durante 20 años fue el volumen de mayor venta sobre esa materia2. La mayoría de los libros de texto de administración se siguen organizando en torno a funciones administrativas, aunque éstas se han reducido ahora a cuatro funciones básicas: planificación, organización, dirección y control (figura 1.3). Vamos a definir brevemente todo lo que abarca cada una de esas funciones administrativas.

Si no tiene usted previsto ningún destino particular, no importa que camino emprenda. En virtud que las organizaciones existen para lograr algún propósito, alguien debe definir con claridad ese propósito y los medios para darle cumplimiento. Ese alguien es la gerencia. La función planificación está cargo del proceso de definir las metas, establecer una estrategia para alcanzarlas y desarrollar planes para integrar y coordinar las actividades.

Otra responsabilidad de los gerentes consiste en diseñar la estructura de la organización. A esta función la llamamos organización. Se refiere al proceso de determinar qué tareas es necesario realizar, quien las llevará a cabo, como habrán de agruparse las tareas, quien rendirá cuentas a quien y en que nivel se tomarán las decisiones.

Como sabemos, en toda organización existen personas y la labor de la gerencia consiste en integrar y coordinar el trabajo de esas personas. A esto se le llama función de dirección. Cuando los gerentes motivan a sus subordinados, dirigen las actividades de otras personas, seleccionan el canal de comunicación más eficaz o resuelven conflictos surgidos entre los miembros de la fuerza del trabajo, están ejerciendo la función de dirección.

La última de las funciones administrativas que realizan los gerentes es el control. Una vez establecidas las metas (función de planificación), formulados los planes (función de planificación), determinados los arreglos estructurales (función de organización) y contratado, capacitado y motivado al personal (función de dirección), todavía es posible que algo resulte mal. Para asegurarse de que las cosas funcionen correctamente, los gerentes deben vigilar el rendimiento. El rendimiento real debe ser comparado con las metas establecidas de antemano. Si se presentan desviaciones significativas, la tarea de la gerencia consiste en lograr que el rendimiento del trabajo vuelva a la normalidad. Este proceso de vigilar, comparar y corregir es lo que se conoce como la función de control.

La realidad de la administración no es tan simplista como las descripciones de las funciones administrativas pudieran inducirnos a creer. De hecho, tal vez sea más realista describir las funciones que realizan los gerentes desde la perspectiva de un proceso. El proceso administrativo es el conjunto de decisiones y actividades de trabajo que los gerentes realizan en forma continua al planificar, organizar, dirigir y controlar. Esto significa que, cuando los gerentes hacen su trabajo (es decir, cuando "desempeñan" las funciones administrativas), suelen llevar a cabo sus actividades sobre la marcha y de manera continua, es decir, lo hacen dentro de un proceso. No existen puntos simples y definidos de inicio o final cuando los gerentes planifican, organizan, dirigen y controlan. Cuando los gerentes "administran", es frecuente que se involucren en actividades que implican algo de planificación, algo de organización, algo de dirección y algo de control, y que tal vez ni siquiera las realicen en ese mismo orden.

La incesante popularidad de los enfoques funcional y de procesos, para describir la labor de los gerentes, es un tributo a su claridad y sencillez. Sin embargo, ¿describen con precisión lo que hacen realmente los gerentes?3. A partir del enfoque funcional y de procesos, es fácil responder a la pregunta "¿Qué hacen los gerentes?". Ellos planifican, organizan, dirigen y controlan por medio de una serie de decisiones y actividades de trabajo que realizan sobre la marcha y en forma continua. ¿Pero acaso esa respuesta describe realmente las actividades de todos los gerentes? Henry Mintzberg nos diría que eso no es cierto, argumentando que la mejor forma de describir lo que hacen los gerentes consiste en observar los roles que éstos desempeñan en su trabajo.

Figura 1.3

Funciones Administrativas

Planificación Organización Dirección Control Conducen a cumplir con el propósito declarado de la “organización”.

Definir metas, establecer la estrategia y desarrollar sub-planes para coordinar las actividades Determinar qué es necesario hacer, cómo se llevará acabo y quién lo realizará Dirigir y motivar a todas las partes involucradas y resolver conflictos Vigilar las actividades para asegurarse de que se realicen tal como fue planeado

Tipos de empresas de acuerdo al tamaño, al giro y origen de capital

Según el Tamaño

Existen diferentes criterios que se utilizan para determinar el tamaño de las empresas, como el número de empleados, el tipo de industria, el sector de actividad, el valor anual de ventas, etc. Sin embargo, e indistintamente el criterio que se utilice, las empresas se clasifican según su tamaño en:

• Microempresa: son aquellas que poseen hasta 10 trabajadores y generalmente son de propiedad individual, su dueño suele trabajar en esta y su facturación es más bien reducida. No tienen gran incidencia en el mercado, tienen pocos equipos y la fabricación es casi artesanal.

• Pequeñas empresas: poseen entre 11 y 49 trabajadores, tienen como objetivo ser rentables e independientes, no poseen una elevada especialización en el trabajo, su actividad no es intensiva en capital y sus recursos financieros son limitados.

• Medianas empresas: son aquellas que poseen entre 50 y 250 trabajadores, suelen tener áreas cuyas funciones y responsabilidades están delimitadas, comúnmente, tienen sindicato.

• Grandes empresas: son aquellas que tienen más de 250 trabajadores, generalmente tienen instalaciones propias, sus ventas son muy elevadas y sus trabajadores están sindicalizados. Además,

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