Los Modelos De Gestion

LOS MODELOS DE GESTIÓN Y EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS.

En la actualidad el enfoque por procesos en la gestión de las empresas constituye un elemento para elevar su competitividad. La identificación, análisis y mejoramiento de los procesos debe asegurar la solución de los problemas de eficiencia, eficacia y efectividad.

Para lograr la visualización de los procesos y sub-procesos, las empresas, se apoyan en la representación de estos a partir de diagramas y fichas de procesos, que permiten obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y sus actividades, aunque no existe una única manera de representarlos y describirlos. De igual manera existen diferentes metodologías de trabajo para desarrollar una gestión basada en procesos.

Se puede entender un proceso como la organización lógica de personas, materiales, equipamiento, finanzas, energía, información, que interactúan con el ecosistema y están diseñadas en actividades de trabajo encaminadas al logro de un resultado final deseado (Satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes).

Resulta imprescindible el buen funcionamiento de los procesos de la empresa y la coordinación efectiva de estos factores para lograr los objetivos de cualquier organización. Por tanto su identificación, clasificación y representación en mapas de procesos facilitará la comprensión del funcionamiento de la organización.

Aún cuando en las normas ISO no existe explícitamente, el requisito de desarrollar concretamente un mapa de procesos, es una realidad que de forma general se ha convertido en una práctica por aquellas empresas que han sido certificadas o que están en proceso de certificación.

Dentro de la gestión por procesos el mapeo de los procesos constituye una herramienta indispensable ya que refleja los procesos identificados y sus interrelaciones, que vienen a ser la representación gráfica de la estructura de procesos que conforma el sistema de gestión. La construcción del mapa de procesos brinda el punto de partida para la adopción de este tipo de enfoque.

Todas las organizaciones no son iguales pues difieren en cuanto a complejidad y tamaño, por tanto el nivel de detalles de los mapas de procesos dependerá de las propias características de la organización, aunque la elaboración de mapas de procesos excesivamente detallados puede contener mucha información que dificulte el entendimiento de la estructura.

De forma general los mapas de procesos agruparán a los procesos en tres categorías fundamentales según los estándares internacionales:

Procesos estratégicos: Son aquellos que proporcionan directrices a todos los demás procesos. Son realizados por la dirección o por otras entidades tienen como fin el desarrollo de la misión y visión de la organización.

Procesos de soporte o apoyo: Son aquellos que brindan apoyo a los procesos fundamentales que se ejecutan en la organización. Proporcionan los insumos necesarios para que los procesos fundamentales se ejecuten.

Procesos operativos o claves : Son aquellos que están enfocados a la misión de la organización. Están constituidos por las actividades esenciales que deben ejecutarse para cumplir con la razón de ser de la organización. Abarcan diferentes áreas y tienen impacto en el cliente creando valor para éste. Están orientados al cliente e involucran un alto porcentaje de los recursos de la organización.

Importancia de los mapas de procesos

Los mapas que representan procesos son de gran utilidad ya que permiten conocer cómo funciona la organización. Algunas de las ventajas de la representación, visualización y descripción de los procesos de la organización; se muestran a continuación:

• Permite obtener una visión clara de todos los procesos y actividades que se llevan a cabo en las empresas, facilitando de esta manera la mejora continua.

• Permite analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo de ejecución o aumentar la calidad.

• Permite utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo los proyectos de mejoramiento del proceso.

• Permite visualizar el despliegue y conformación a su máximo nivel del Modelo de operación en macro- procesos, procesos y sub-procesos.

Técnicas para confeccionar mapas de los procesos

La conformación del mapa de proceso es una actividad compleja y que requiere la implicación del grupo de personas.

Una de las formas más prácticas para elabora r el mapa de procesos consiste en ir realizando el mismo sobre una pizarra e ir pidiendo a los participantes que vayan observando lo que se hace y que manifiesten sus criterios con relación a lo que se está conformando.

Es de vital importancia la identificación de los Macro-procesos que formarán parte del mapa de procesos, y su clasificación según las categorías fundamentales (estratégicos, claves y de apoyo).

Una vez identificados será necesario desglosar los diferentes sub-procesos y actividades que conformarán los

Macro-procesos y sus relaciones con otras actividades y procesos dentro de la organización.

Existen diferentes técnicas para el mapeo de procesos tales como: el diagrama de flujo OTIDA, el diagrama de flujo de datos (DFD) y una de las más utilizadas y es el diagrama SIPOC (proveedores, inputs, proceso, out- puts, cliente).

Para la descripción y secuencia de los sub-procesos que forman parte de los procesos se pueden utilizar los denominados flujos informativos donde se reflejan la información de entrada, las diferentes actividades que forman parte del proceso y la información de salida.La descripción de las actividades de un proceso también se puede

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