MANEJO DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

MANEJO DEL SISTEMA DE

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

FACTURADOR PRO

R&R SOLUCIONES 2020

Índice

Ingreso al Sistema.        3

Configuración Inicial        4

Dashboard.        5

Alertas.        6

Ventas        6

POS        13

TIENDA VIRTUAL        15

COMPRAS        16

INVENTARIO        16

USUARIOS/LOCALES Y SERIES        18

COMPROBANTES AVANZADOS        19

REPORTES        19

CONTABILIDAD        20

FINANZAS        20

CONFIGURACIÓN        20

MIS PAGOS        21

Ingreso al Sistema.

Para acceder al sistema deberá ingresar a la dirección web que se le proporcionó por ejemplo:

https://demo.rrfactu.com/

Luego deberá logearse con las credenciales que se le proporcionó al momento de hacerle entrega del sistema de facturación; por ejemplo:

Correo electrónico y contraseña: admin@rrfactu.com

[pic 1]

Configuración Inicial

**El sistema cuenta con 2 tipos de Sistemas Operativos; una versión DEMO y otra de PRODUCCIÓN, las cuales se eligen ingresando a Menú/Configuración/Empresa o desde el panel Administrativo al momento de efectuar la instalación y configuración del sistema

[pic 2]

El tipo DEMO, se utiliza para poder efectuar pruebas en el sistema, los comprobantes que se emitan no serán enviados a Sunat, pero el sistema funcionará de forma normal.

El tipo PRODUCCIÓN, debe estar activada para la utilización real del sistema, de ese modo los comprobantes emitidos serán enviados a Sunat en tiempo real; para que los comprobantes puedan ser enviados y validados por Sunat, se deberá ingresar las credenciales del Usuario Secundario creado en Sunat y el Certificado Digital para que efectúe la validación de los comprobantes electrónicos; para agregar el certificado digital al sistema, deberá seleccionar luego ingresar la contraseña de o PIN del certificado (el cual consta de un código alfanumérico entregado por su proveedor del certificado digital)  y seleccionar el archivo que contiene el certificado; luego de ellos Aceptar.[pic 3]

[pic 4]

Dashboard.

Es el tablero de instrumentos del sistema, en el cual podrá visualizar los totales de ventas de todos los establecimientos con los que cuenta la empresa, Balance de Ventas, Utilidades y Ganancias, Compras, Ventas por Productos, Top de Clientes, Productos por Agotarse.

Ventas

Nuevo comprobante electrónico.

Desde aquí podrá emitir sus factura o boleta electrónica, para ello debe realizar lo siguiente:

1. Seleccionar Tipo de Comprobante (Factura o boleta)
2. Seleccionar el establecimiento
3. Tipo de operación
4. Seleccionar la serie
5. Seleccionar la Moneda en la que se va a emitir
6. Ingresar tipo de cambio.

** Estas las opciones de punto 2 al punto 6 ya vienen establecidas por el sistema; pero igual pueden ser cambiadas en caso se requieran

1. Elegir el cliente, en caso fuese un cliente nuevo, se deberá ingresar el número de documento (RUC o DNI según sea el caso); o elegir un cliente ya existente en la base de datos.

[pic 5]

1. Agregar Productos, los cuales deberán estar  registrado del sistema; en caso  el  producto  no  estuviese registrado en el sistema, se puede ingresar uno nuevo; añadirle la cantidad y corroborar o modificar el precio si fuese necesario; luego de ingresar todos los productos, dar click en AGREGAR y luego CERRAR.

[pic 6]

1. Luego de ello dar click en el botón GENERAR y determinar el  modo de entrega del comprobantes (impreso, envío por whatsApp o por correo electrónico).

[pic 7]

Listado de comprobantes

Se mostrarán todos los comprobantes emitidos en el sistema y el estado de validación que se encuentra.

Dentro de esta opción se podrá visualizar el documento, anularlo, editarlo, emitir nota de crédito o débito, efectuar guía de remisión, descargar los formatos XML, PDF o CRD y reimprimir el comprobante seleccionando opciones.

[pic 8]

Comprobantes no enviados

Se mostrarán todos los comprobantes emitidos en el sistema; pero que aún no fueron enviados a Sunat; dando la opción de enviarlo manualmente o por medio de resúmenes en caso de las boletas de venta.

Comprobantes de contingencia

Se mostrarán todos los comprobantes determinados como contingencia, los cuales podrán ser emitidos y enviados a sunat en lugar de los comprobantes cotidianos; los comprobantes de contingencia se emplean ante la falla o problemas con los comprobantes electrónicos de uso regular, como por ejemplo error en serie o correlativo.

Catálogos

Listará el menú relacionado a los productos que comercializa la empresa y serán utilizados en el sistema:

• Productos: Permite el ingreso de productos al sistema de podrá realizar importando productos de un archivo Excel o ingresarlo de forma manual.

1. Importar.

Se deberá emplear un formato de Excel, el cual podrá descargar en esta misma ventana seleccionando la opción Descargar formato el cual lleva por nombre Item.

[pic 9]

El formato está conformado por:

• Descripción – Se ingresará la descripción o nombre del producto.
• Código Interno – Se ingresará un código de identificación interna del producto para su fácil reconocimiento, esta opción no es obligatoria.
• Código Sunat – Se le asignará un código a cada producto, este código es proporcionado por SUNAT, actualmente no es obligatorio; el listado de código de producto del catálogo de Sunat, lo puede descargar en el enlace http://cpe.sunat.gob.pe/informacion_general/codigoproducto, los productos deberán ser seleccionados por Segmentos, Familia y Clase.

[pic 10]

• Código Tipo de Unidad – Se le asignará el tipo de unidad del producto, este puede ser servicio (ZZ), unidad (NIU), caja (BOX), etc; el catálogo de los tipos de unidad se pueden ver ingresando a configuración/listado de unidades dentro del mismo sistema
• Código Tipo de Moneda – Se seleccionará el tipo de moneda con la que se comercializará el producto ya sea soles (PEN) o dólares (USD).
• Precio Unitario Venta – Se ingresará el precio de venta del producto.
• Código Tipo de Afectación del Igv Venta – Se determinará el código de afectación de IGV del producto.

 [pic 11]

• Precio Unitario Compra – Se determinará el precio de compra del producto.
• Código Tipo de Afectación del Igv Compra – Se determinará el código de afectación de IGV del producto.
• Stock por almacén (separados por ; ) – Se determinará el stock del o de todos los almacenes que la empresa, en caso de ser varios almacenes, estos deberán ingresarse en el mismo orden en que fueron creados en el sistema y separados por un “;”
• Stock Mínimo – Se determinará el stock mínimo de cada producto, este stock mínimo será utilizado por el sistema para informarle, emitiendo una alerta, cuando el producto cuente con pocas unidades.
• Imagen del producto - Para lo cual deberá ingresar la URL donde se encuentra la imagen a cargar.

        Para que el archivo a importar sea aceptado por el sistema no deberá haber ningún campo en blanco, en caso de no haber data que ingresar se pondrá guión (-) o cero (0)

1. Ingreso manual de productos.

Al seleccionar la opción NUEVO, se abrirá una ventana donde se podrá ingresar cada producto de manera individual, los ítem de esta ventana son los mismos que el archivo Excel explicado anteriormente.

[pic 12]

• Categorías y marcas: Podrá ingresar las Categorías y las marcas de los productos o servicios a comercializar.
• Clientes: Listará todos los clientes registrados en el sistema, pudiendo importar todos los clientes de su base de datos mediante en un archivo excel, el formato se puede descargar desde la misma ventana EXPORTAR.

Resúmenes y anulaciones

1. Resúmenes.

Se listará los resúmenes de comprobantes enviados a SUNAT; para generar los resúmenes y enviarlos a SUNAT u OSE deberá:

• Seleccionar la opción NUEVO

• Seleccionar la fecha de emisión del comprobante, luego seleccionar buscar comprobante; con ello listará todos los comprobantes emitidos en la fecha seleccionada y luego de ello seleccionar la opción guardar.

[pic 13]

• Luego de ello aparecerá un resumen del comprobante (RC), el cual SUNAT u OSE le asignará un número de ticket, el cual deberá ser enviado a SUNAT u OSE seleccionando la opción enviar; este RC podrá ser eliminado antes de su envío y se podrá generar uno nuevo en caso de algún error.

[pic 14]

1. Anulaciones.

Listará los documentos anulados del sistema, tanto los enviados y los que aún están por enviar a SUNAT u OSE. Para enviar el documento anulado, solo se deberá seleccionar la opción Enviar a SUNAT/OSE.

...