MANUAL DE ORGANIZACION

Manual de Organización

Organigrama

DIRECTOR

• Ubicación Organizacional:

o Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de mayor jerarquía dentro de la organización.

• Coordinación:

o Este puesto tiene coordinación con todos los demás puestos del organigrama.

• Descripción Genérica del Puesto:

o Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la organización (materiales, humanos y financieros), para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.

• Descripción Específica:

o Lleva a cabo una junta periódica para la elaboración del "Plan General de Desarrollo Anual" de la empresa.

o Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con el encargado del departamento de Administración y Finanzas.

o Participa en la elaboración y modificación de los planes de estudio en unión con el departamento Académico.

o Aprueba la elaboración de documentos mediante su firma tales como: Certificados, boletas y constancias de estudio.

o Recluta y selecciona el personal necesario para la organización.

o Vigila la asistencia y el comportamiento del personal, así como de los alumnos de la institución.

o Colabora en la realización de las campañas publicitarias de la institución, junto con el departamento de Mercadotecnia.

o Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal académico, así como permisos a los alumnos.

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

• Ubicación Organizacional:

o Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización, subordinado a la dirección de la misma.

• Coordinación:

o Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el departamento de Mercadotecnia; con el Despacho Contable y proveedores hacia fuera de la misma.

• Descripción Genérica del Puesto:

o Se encarga de tomar las decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen desarrollo de las actividades de la empresa, mediante la emisión, análisis e interpretación oportuna de la información financiera que arroga la organización.

• Descripción Específica:

o Participa en la creación del "Plan General de Desarrollo Anual", en coordinación con la dirección.

o Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con la dirección.

o Se encarga de la sistematización de los procesos administrativos de la institución.

o Realiza y aprueba el pago de honorarios, impuestos, mantenimiento, renta y demás gastos relacionados con la actividad de la empresa.

o Lleva la contabilidad financiera y se encarga de emitir la información correspondiente.

o Mensualmente proporciona al despacho contable información necesaria para la elaboración de la contabilidad fiscal.

MERCADOTECNIA.

• Ubicación Organizacional:

o Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización, subordinado a la dirección de la misma.

• Coordinación:

o Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el departamento de Administración y Finanzas; y con distintos medios publicitarios hacia fuera.

• Descripción Genérica del Puesto:

o Se encarga de proporcionar al publico una buena imagen corporativa del Instituto de Inglés "William Shakespeare", así como ver que sus deseos de aprender el idioma inglés sean satisfechos.

• Descripción Específica:

o Se encarga de diseñar distintas campañas publicitarias de acuerdo a las temporadas de inscripción señaladas en el "Plan General de Desarrollo Anual" que es elaborado con su participación.

o Selecciona los mejores medios publicitarios para atraer a los clientes.

o Sugiere ideas de atención al cliente.

o Se encarga de mejorar continuamente el servicio que se ofrece, de manera que se satisfagan las necesidades de aprendizaje del alumno.

o Debe realizar anualmente una investigación de mercados en la cual se analice los más actuales requerimientos del mercado, en cuanto al idioma inglés se refiere.

o Constantemente debe vigilar el desarrollo de otras organizaciones que representen competencia para el Instituto.

o Periódicamente debe aplicar cuestionarios de retroalimentación a los alumnos del plantel para escuchar su opinión acerca del servicio ofrecido.

DEPARTAMENTO ACADÉMICO (MAESTRO).

• Ubicación Organizacional:

o Se encuentra ubicado en el tercer nivel jerárquico de la organización, subordinado al Director de la misma.

• Coordinación:

o Su principal coordinación se lleva a cabo con la Dirección y con el departamento de Apoyo Técnico Académico, así como con los alumnos de la institución de manera externa.

• Descripción Genérica del Puesto:

o Instruir a los alumnos de manera que dominen el idioma inglés, a través de técnicas avanzadas de aprendizaje, y evaluando su desarrollo de forma periódica.

• Descripción Específica:

o Transmitir los conocimientos del idioma inglés a un grupo de alumnos, de acuerdo con el nivel de los mismos.

o Elaborar y aplicar evaluaciones periódicas al alumno y realizar un reporte del aprovechamiento del mismo, así como llevar un control de su asistencia a clases.

o Desarrollar actividades practicas, con las cuales los alumnos participen de manera directa con el ámbito real de desenvolvimiento del individuo bilingüe.

o Deben sugerir a la dirección los cambios que crean necesarios a los planes de estudio correspondientes, a través de las juntas académicas, basados en la constante modernización y tecnificación del lenguaje.

o Periódicamente deben obtener la capacitación necesaria en coordinación con el departamento de Apoyo Técnico Académico.

APOYO TÉCNICO ACADÉMICO.

• Ubicación Organizacional:

o Se encuentra ubicado como departamento de asesoría. Su puesto inmediato superior es el Director.

• Coordinación:

o Su principal coordinación dentro de la organización es con el Director y con el departamento Académico.

• Descripción Genérica del Puesto:

o Proponer soluciones a los distintos problemas que se presentan en la empresa relacionadas con el desarrollo académico, desde la capacitación a maestros hasta las herramientas de enseñanza-aprendizaje necesarias.

• Descripción Específica:

o Colabora en la elaboración del "Plan General de Desarrollo Anual", junto con el Director de la empresa.

o Participa de forma directa en la elaboración y actualización de los planes de estudio de la institución.

o Colabora en la elaboración y celebración de exámenes para su estandarización.

o Convoca periódicamente a reunión de Maestros y Director para la actualización de los planes de estudios existentes. También es responsable de darles a conocer su estructura final.

o Esta encargado de capacitar anualmente a los maestros dándoles a conocer las más recientes técnicas de enseñanza de un idioma extranjero.

SECRETARIA.

• Ubicación Organizacional:

o Se encuentra ubicado en primer nivel bis de la estructura organizacional, trabaja bajo las ordenes de la Dirección.

• Coordinación:

o Su principal relación con la organización se establece con la Dirección y con el Departamento Académico. De manera externa se relaciona con los alumnos.

• Descripción Genérica del Puesto:

o Es la encargada de elaborar las formas y documentos correspondientes al giro del Instituto. También realiza actividades de apoyo a la Dirección y de atención al cliente.

• Descripción Específica:

o Elabora documentos tales como: boletas, cartas, certificados, expedientes y demás documentos necesarios.

o Lleva a cabo funciones de caja.

o Recibe el pago de inscripciones y colegiaturas emitiendo el correspondiente recibo.

o Realiza compras y efectúa pagos de cantidades no significativas.

o Es la encargada de atender al cliente brindándole la información que requiera.

o Hace y recibe llamadas telefónicas.

o Llevar el control de asistencia de los maestros.

MANTENIMIENTO.

• Ubicación Organizacional:

o Ocupa el tercer nivel jerárquico de la organización, subordinado a la Dirección.

• Coordinación:

o Se coordina únicamente con la Dirección.

• Descripción Genérica del Puesto:

o Se encarga de conservar en condiciones óptimas de limpieza las instalaciones del plantel.

• Descripción Específica:

o Aseo de salones y de las oficinas de la Dirección.

o Mantener en buenas condiciones los pizarrones y mesabancos de cada salón.

o Anualmente debe pintar las partes más deterioradas de la institución.

Políticas Administrativas

• El plazo para el pago de las colegiaturas no deberá exceder de 10 días después de su vencimiento.

• Sólo las vacaciones del mes de diciembre se cobrarán a los alumnos.

• Los aspirantes a alumnos podrán ingresar a cualquier nivel, sin previo examen, siempre y cuando sus conocimientos los respalden.

• Con la finalidad de obtener una mejor ubicación para

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