MANUAL PARA LA TOMA DE DECISIONES

Módulo: APRENDER DE LAS DECISIONES

Actividad: MANUAL PARA LA TOMA DE DECISIONES

Nombre: Diana Laura Blanco Rodríguez

Asesor: Gloria Catalina Nonnato Gutiérrez

Fecha: 20 de Septiembre del 2020

Este Manual tiene como objetivo proponer una forma de trabajo con procedimientos que sustentan la operación del Departamento de Compras, señalar los puestos involucrados, y en qué área u actividad tendrán que tomar decisiones, a fin de establecer el control y funcionamiento más eficiente y transparente. Las decisiones que se muestran implementadas en el manual son totalmente decisiones programadas, estas decisiones se tomaron gracias a encuestas dentro de la empresa, recopilación de datos y gracias a los focus-group con los gerentes, que mas adelante se explicaran detalladamente.

Estas decisiones ya programadas o sea establecidas en el manual, se implementarán, para agilizar los procesos, sabe con qué persona podrás dirigirte, y evitar que la emoción del momento afecte los procesos, pero como sabemos, abra situaciones donde la decisión dependerá de la persona encargada de la actividad, por lo que apoyaremos con un taller de decisiones, para saber escuchar y que las emociones estén los mas estables posibles y poder tomar la mejor comunicación.

• Una reunión todos los Lunes a las 8:00 am con todos los Gerentes que conforman la empresa. Se seguirá esta secuencia con cada Gerente, como se viene especificado por cada departamento: ventas, compras, administración, recursos humanos, producción, crédito y cobranza y marketing. Se necesitará una persona, que será quien apuntará todo en una minuta.

• La actividad constara de dos partes: ( El tiempo de cada departamento para preguntar estará en  3 a 5 min)

• 1- La primer vuelta, todos los departamentos preguntaran al departamento correspondiente los pendientes de esta semana, con fundamentos.

Ejemplo: Departamento de ventas pregunta al Departamento de crédito y Cobranza     ¿ Se autorizo el crédito del cliente X?, La semana pasada te mande un correo  con toda la información que se requiera para  poder autorizar un crédito.

La persona de cobranza tomara notas de todos los departamentos que necesitaran una respuesta de parte de ella, solo tendrá que tomar nota, no contestar absolutamente nada.

• 2. Cuando se termine la primera ronda, que todos hayan tenido la oportunidad de preguntar al área correspondiente con fundamentos. Se abrirá la segunda ronda, donde cada departamento dará la decisión que se ha tomado. ( El tiempo de cada departamento para responder  estará en  4 a 6 min)

Ejemplo. Departamento de crédito y cobranza responde al Departamento de ventas a la pregunta que se realizo en la primera ronda. Respuesta: El crédito no quedo autorizado, ya que el historial en su cuenta bancaria esta negativa, y las referencias nos comentaron que tienen atrasos en pagos.

Así la persona que tomara la minuta podrá ver qué tema ya se cerró o en que avance va.

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CONTENIDO

CAPITULO I        5

I.AUTORIZACIÒNES Y BITÀCORA DE CAMBIO        6

II. INTRODUCCIÓN.        7

III.ALCANCE DEL MANUAL        9

IV.RESPONSABLE        9

V. OBJETIVOS.        10

VI.ANÀLISIS ACTUAL Y DIAGNÒSTICO        11

VII. POLÍTICAS        11

CAPITULO II        12

VIII. MATRIZ DE PROVEEDORES        13

IX. LLENADO DE UNA SOLICITUD DE REQUERIMIENTO        15

X. CARACTERÍSTICAS A REVISAR EN UNA FACTURA        16

XI.ANÁLISIS DEL MODELO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS        16

XII.DIAGRAMA DE FLUJO        17

XIII.PERFIL DE PUESTOS        19

XVI. ANEXOS        25

CAPITULO I

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