Manejo de documentos en una ferretería

MANEJO DE DOCUMENTOS Ferreteria.

En este documento se describirá los procedimientos que cada documento emitido en la distribuidora ferretera deberá respetar para su correcto seguimiento.

Cada área es responsable de los documentos emitidos, así mismo cada responsable de área, es el principal encargado de los procedimientos marcados en cada área.

Proceso de pedido.

Su correcto seguimiento permitirá un exitoso surtido de materiales solicitados en este formato, por lo que a continuación se describe su correcto  llenado.

1. Departamento de crédito y cobranza solicita al servicio de papelería, los formatos de pedidos para cada agente, identificando su pertenencia con las iniciales de acuerdo al agente.
2. Cada agente de ventas es responsable del debido llenado de datos tanto en cliente, condiciones de pago, así como identificación de productos, en la siguiente manera:

1. Datos del cliente: comenzara con el numero de cliente después con el nombre completo

1. De llegarse a presentar indicaciones especiales de entrega, en la barra de domicilio deberá anotarse,  procurando anotar también domicilio, colonia y referencia cuando el domicilio es de difícil ubicación
2. En caso de presentar condiciones distintas de pago a las registradas en el sistema, deberá anotarse en el espacio de “condiciones”.
3. Es importante registrar el número de agente en los pedidos así como la fecha.

1. En la parte posterior, la descripción del material solicitado empezara con la clave del producto, (esto para identificar la localización en el sistema) así como la descripción correcta del material de acuerdo a como es identificado en la empresa.
2. Al término de anotar todo el material solicitado en caso de existir indicaciones especiales, serán anotadas en la parte inferior del pedido.
3. se canaliza al departamento de ventas (en bodega) para su registro en el sistema.

1. Cada agente de venta es responsable de registrar los pedidos que han generado en el sistema.
2. El departamento de ventas, hará el registro de material directamente en el sistema.

1. Una vez finalizado, se engrapara con el formato de pedido (block) con pedido de sistema, para pasar  a ser capturado.

Proceso de formato de pedido.

Este procedimiento, permitirá una exitosa captura en el sistema del material solicitado.

Tanto agentes de ventas, como el responsable de este departamento en las instalaciones de domestigas son los responsables de este proceso, por lo que se describe a continuación los pasos a seguir

1. Con el formato de pedido (debidamente escrito) se creara un folio nuevo de pedido en el programa correspondiente
2. Se localizara los datos del cliente correspondiente

1. En caso de existir alguna indicación en especial, ya sea de entrega, marca en específico de productos, condiciones de pago así como de entrega (domicilio) serán anotados en la parte posterior en el área destinada a observaciones.

1. Se transcribirán los productos solicitamos, mismos que ya han sido identificados previamente (con los códigos del sistema y su correcta descripción) por el agente de ventas y/o el responsable del departamento de ventas en el sistema correspondiente.

1. En caso de no localizarse algún producto se deberá de consultar al departamento de compras en que sistema se encuentra el producto en cuestión.

1. Una vez transcrito el pedido, el pedido (sistema), será impreso con el formato diseñado de firmas (cabe mencionar que este nos permitirá saber el paso en el que se encuentra para ser entregado).

1. De no ser así, deberá de imprimirse hasta que en este se pueda observar dicho formato.

1. Impreso el pedido, será engrapado con el formato de pedidos (block).

1. ***se elaborara una relación de pedidos generados en cierto tiempo para ser entregados a crédito y cobranza, mismo que firmara de recibido

1. Se pasara a crédito y cobranza para la autorización del surtido de acuerdo al crédito y situación financiera del cliente.
2. Autorizado el pedido, serán entregados a almacén  (encargado de almacén vacante) para comenzar el proceso de surtido.

Proceso de facturación / remisión.

Proceso que nos permitirá emitir un correcto documento el cual permitirá un control predecible internamente (tanto de materiales, procesos de almacén, ventas y crédito y cobranza). Su elaboración adecuada amparara la inversión del material, una entrega correcta al cliente, así como un mejor servicio.

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