Manual de normas y Procedimientos caja chica GLC

[pic 1]MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA                                                     CHICA  DEL GRUPO LA CARIDAD Y SUPER S

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      Pág

1.1.-Normas Específicas a las facturas de soporte del fondo de caja chica…………………………………..……………………..................………………   14

                                                               INTRODUCCION

El presente manual se origina con  el objetivo de  establecer las políticas normas y  procedimientos de caja chica  necesarios  para su funcionamiento en  las empresas del grupo la Caridad y Alimentos Super S.

Este manual contiene los lineamientos a seguir para  entregar efectivo, manejo de documentos de justificación del gasto, reembolsos, cierre y control  así como el proceso de creación y aumento  del Fondo de Caja Chica,  donde se identifica claramente a los entes involucrados y sus responsabilidades en cada etapa, se establecen procedimientos y diagramas de flujo donde se reflejan los procedimientos paso a paso.

Facilitar de manera clara y sencilla a las diferentes  departamentos del grupo La Caridad y Super S , las normas y procedimientos que regulan la creación y funcionamiento del Fondo de Caja Chica asignado a cada Unidad .

Alcance

Será de aplicación obligatoria en todas las unidades del grupo La Caridad y Super S  que soliciten, administren y rindan fondos para el funcionamiento de Caja Chica, así como aquellas que aprueben la apertura, autoricen ciertos gastos,  y realicen el control de la rendición.

Unidades Involucradas

1. Vice presidencia de Finanzas, haciendo uso de sus atribuciones es el encargado de  aprobar aperturas  aumentar disminuir  el fondo  y cerrar.
2. Cuentas a Pagar: control, registro de los soportes, correspondientes. Así como emitir la relación detallada para su reposición.
3. Auditoría Interna, por ser la unidad encargada de velar por el fiel cumplimiento de los diferentes manuales y normas de procedimientos.
4. Custodio: personal  el cual por autorización del Gerente general de División,  sea asignado como persona responsable y custodio del Fondo.

MARCO JURIDICO

LEYES:

ISLR: reforma LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA (G.O. Ext. 6210 del 30-12-2015)

IVA: reforma LEY DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (G.O. Ext. 6152 del 18-11-2014)

REGLAMENTOS:

REGLAMENTO DE ISLR: REGLAMENTO DE LA LEY DE ISLR (G.O. Ext. 5662 del 24-09-2003)

REGLAMENTO DE IVA: REGLAMENTO DEL DECRETO CON FUERZA Y RANGO DE LEY QUE ESTABLECE EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (G.O. Ext. 5363 del 12-07-1999)

REGLAMENTO PARCIAL DE LA LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA EN MATERIA DE RETENCIONES : DECRETO 1808 RETENCIONES DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA (G.O 36.203 del 12/05/1997)

PROVIDENCIAS :

NORMAS RELATIVAS A IMPRENTAS Y MAQUINAS FISCALES PARA LA ELABORACIÓN DE FACTURA Y OTROS DOCUMENTOS: PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA 0592 (G.O 38.759 del 31/08/2007)

NORMAS GENERALES DE EMISIÓN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS : PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA 0071 (G.O 39.795 del 08/11/2011)

CONTRIBUYENTES FORMALES DEL IVA : PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA 1677 (G.O 37.677 del 25/04/2013)

CONTRIBUYENTES ESPECIALES DEL IVA: PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA 0049 (G.O 40.720 del 10/08/2015) (RETENCION IVA)

NORMAS GENERALES

1. El Grupo la  Caridad y Super S a través de la  Vice Presidencia de finanzas, podrá autorizar la creación de un Fondo de caja chica, una vez que se haya realizado un análisis de las necesidades de cada empresa, a fin de verificar o corroborar la creación del mismo.

1. Cada custodio que requiera asignación de fondos, deberá realizar exposición de motivos donde se justifique la creación del Fondo, dicha exposición será analizada por la Vice presidencia de Finanzas.

1. La apertura y/o modificación del fondo de caja chica debe solicitarse  a la vice presidencia de finanzas, con su debida  carta de exposición de motivos.

1. El encargado de la custodia y administración del fondo de caja chica son responsables de la  eficiencia  de los arqueos de caja y del reintegro   a las cuentas bancarias de la empresa en caso de diferencias.

1.     No podrá utilizarse la Caja Chica en gastos que sean previsibles y que no tengan el carácter de urgentes, ni en aquellos que individualmente superen el importe reconocido por cada tipo de gasto asignado en esta normativa.

1. El custodio responsable del Fondo de caja chica tendrán la responsabilidad de custodiar todos los documentos y valores correspondientes a dicho fondo.

1. Sólo podrá autorizar gastos con cargo al Fondo de Caja Chica las personas autorizadas para tal fin por cada  gasto.

1. Las facturas que sustenten un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica deben cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT, además deben presentarse sin tachaduras, enmendaduras y/o modificaciones.

1. En caso que se deba asignar un sustituto del custodio del fondo de caja chica  por cualquier ausencia.

Se debe realizar un arqueo de caja y un acta de entrega (con al menos un (01) testigo), realizar el cierre respectivo e informar a Auditaría Interna. Dejando constancia del mismo.

1. Los Vales de caja (Formato #2) que soportan el Formato Reposición de Caja Chica debe contener fecha correspondiente entre la última reposición y la que se esté solicitando, por consiguiente no se aceptarán Vales  de pago con fechas anteriores ni posterior a la del período de reposición.

1.  El Fondo de caja chica no deberá ser utilizado para efectuar  canje de efectivo por cheques o transferencias, gastos relacionados  a trabajadores por diferencias de nómina, préstamos personales, diferencias de nómina regalos u obsequios.

1. El Custodio del fondo de caja chica  deberá   realizar diariamente el cuadre del fondo .

1. El beneficiario del Vale de Caja (Formato #2)  tendrá hasta tres (03) días para entregar al custodio de Fondo de Caja Chica, el soporte que sustente el efectivo, cuando el beneficiario este de viaje debe justificar dentro de los  03 días después de regresar  a la entidad de trabajo.

15      La reposición del fondo de caja chica  debe estar acompañada  de su respectivo formato y los soportes del respectivo pago (Facturas originales) y su correspondiente aprobación en el reverso de la factura.

17 Los gastos menores permitidos, no previsibles o urgentes, que no   pueden ser provistos en tiempo y forma a través del proceso habitual de adquisiciones y contrataciones. Sus determinadas condiciones y sus aprobadores serán los siguientes:

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