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Caja Chica


Enviado por   •  1 de Agosto de 2012  •  1.037 Palabras (5 Páginas)  •  1.380 Visitas

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Caja Chica

Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuantía, que por ser tan pequeños, no amerita la emisión de cheque, normalmente estos gastos no deben exceder de 20 dólares por cada transacción y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisición de materiales de oficina, alimentación, movilización y otros ue no puedan ser cubiertos con cheques.

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Creación del fondo

El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dólares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo, custodia y liquidación.

El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso.

Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuantía reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmado indicando el concepto, el monto en números y letras, la cédula de ciudadanía y la fecha.

Reposición del fondo

La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo.

En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del fondo, caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. Para que se cumpla una parte de las políticas antes indicadas, vamos a diseñar el formulario de “Resumen de Caja Chica” de la siguiente manera:

En un nuevo libro de Excel, en la hoja1, colocamos lo siguiente:

En la celda A1 la palabra EMPRESA:

En la celda A2 ponemos RESUMEN DE CAJA CHICA

En la celda A3 RESPONSABLE:

En la celda A4 FECHA:

Luego ampliamos la columna C, establecemos un ancho de 42,00

En la celda D2 ponemos MONTO:

En la celda D3 la palabra GASTADO:

En la celda D4, DIFERENCIA:

Marcamos el rango D2:D4 y alineamos texto a la derecha

Reducimos la columna F, establecemos un ancho de 2,71

En la celda A6, ponemos DOCMTO.

A

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