Procedimientos caja chica

[pic 2]

OBJETIVO

El objetivo de esta instrucción de trabajo es describir las actividades  que  se  cumplirán para la administración del Fondo de Caja Chica

ALCANCE

Este procedimiento de trabajo aplica a las actividades de apertura, gestión y reposición del Fondo de caja chica.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

En este procedimiento se utilizan las siguientes definiciones:[pic 3]

RESPONSABILIDAD.-

La responsabilidad del cumplimiento de este procedimiento de trabajo es de los custodios del fondo de Caja Chica y el control es responsabilidad de la Gerencia Administrativa

PROCEDIMIENTO:

1.-Gerencia Administrativa designa custodios responsables de la administración del fondo de caja Chica.

2.-Custodio de Caja Chica recibe valores de fondo y lo administra de acuerdo a las disposiciones establecidas en el reglamento para la administración del Fondo de caja chica.

3.-Custodio de Caja Chica FCCH para proceder a entregar valores certifica  destino de los fondos  sustentando los gastos de la siguiente manera:

3.1- Los fondos de caja chica son única y exclusivamente para gastos emergentes  inferiores a $ 20.00 dólares americanos

3.2 El gasto  debe de estar sustentado con  documentos tributarios (Rise, facturas comerciales) a nombre de Jardines de Manabí y aplicar las  Retención en Fuente e IVA según sea el caso,

3.2.1.- Si es  proveedor recurrente (más de 2 veces dentro del mes)   sea cual fuere su monto se aplicara retención. Las facturas deben de venir a nombre de la Empresa.

3.2.2.- Si es proveedor por primera vez  y si el monto es inferior a $ 50.00 no aplica retención. Las facturas deben de venir a nombre de la Empresa.

3.3 Las facturas solicitadas a nombre de los custodios de caja chica para reembolsos solo pueden ser aplicables a consumos de alimentación, envíos de encomiendas  deben de ser por factura inferiores a $ 20.00 dólares. Cabe recalcar que suministros repuestos entre otros deben de  solicitarse en el pedido del mes.

3.4  En las reposiciones deben de estar las facturas que corresponden al mes en curso, dentro del límite establecido.

4.- Verificación del Custodio de Caja Chica,  cuando recepten los documentos estos NO deben tener:

• Enmendaduras, tachones,
•  Fechas incorrectas, cálculos erróneos
• Fechas de vencimiento de los documentos caducados

5.- Para solicitar la reposición del fondo de caja  a Gerencia Administrativa  se debe   de adjuntar:

•  Reporte en Excel  y el del sistema  con firmas autorizadas
•  Adjuntar de manera ordenada  documentos originales firmados y autorizados por los jefes inmediatos

6.-En el área Contable confirman que los gastos estén ingresados en las cuentas respectivas y procede a elaborar documentos para el pago.

7.-Contadora debe realizar arqueos sorpresivos a los custodios de la caja chica por lo menos una vez al mes. Enviando el resultado a la Gerencia Administrativa de acuerdo al formato establecido en P-GFC-JDE-O1 Procedimiento de gestión Financiero Contable.

9.-La persona custodio de la caja chica es la única responsable de cualquier anomalía que se encuentre al momento de un arqueo.

...