Procedimiento De Fondo Y Caja Chica

1. OBJETIVO:

Contar con lineamientos establecidos para verificar que los reembolsos que se soliciten sean a acorde a los gastos necesarios a realizar con caja chica asignada a contratos, así como verificar que el uso de la tarjeta IAVE sea el adecuado además que sean indispensables para la operación y desarrollo de la prestación del servicio en el contrato.

2. ALCANCE:

Aplica a todo el personal de XXXXXXX asignado en contrato y que tenga asignada caja chica con responsiva.

3. RESPONSABLE:

Dirección de Operaciones, Tesorería y áreas involucradas.

4. POLÍTICAS

4.1 FONDO DE CAJA CHICA

 La caja chica cubrirá gastos menores con un monto máximo de $500.00 (Quinientos Pesos 00/100 M.N.), si requieren importes mayores a este debe ser a través de solicitud de cheque.

 Quienes soliciten dinero en caja chica, deberán entregar vale o documento autorizado por su jefe inmediato, así como el soporte respectivo.

 Es responsabilidad del encargado de caja chica y/o Jefe de contrato lo siguiente:

 Solicitar los reembolsos de caja chica por importes, no mayores, al importe que ampara la carta responsiva.

 El reembolso se solicita numerado en todas sus hojas, con su respectiva solicitud de cheque. Debidamente firmada para autorización por parte de la dirección de Operaciones.

 En todos los casos, dicha solicitud deberá ser acompañada, por todos y cada uno de los vales de caja chica con sus respectivos comprobantes y/o reportes de mantenimiento correctivo o preventivo que amparen la compra o la ejecución de servicios.

 El responsable de caja chica deberá solicitar su reembolso, como máximo cada 30 días ò cuando haya gastado cuando menos el 70% del total de su caja chica. Y que los comprobantes todos y cada uno estén debidamente firmados e indicando el concepto y desglose, así como el soporte correspondiente.

4.2 CONTROL DE TARJETA IAVE.

 La tarjeta IAVE será usada por el personal administrativo o técnico para realizar visitas o mantenimientos en los contratos foráneos y locales.

 Es responsabilidad del encargado de la tarjeta IAVE registrar los datos en el formato de “Control de tarjeta IAVE en Casetas” FO-DO-52.

5. DESARROLLO:

5.1 FONDO DE CAJA CHICA

5.1.1 El personal de contrato que requiera dinero de caja chica deberá turnar el documento a su jefe inmediato (jefe de contrato y/o administrador) para autorización. De acuerdo a lo siguiente:

a) Para pago de pasajes

b) Reembolso de gastos, contra entrega de comprobante, factura, ticket, Comprobante de estacionamiento, etc.

c) Gastos a comprobar

5.1.2 El flujo de documentos y entrega de efectivo, se debe hacer de acuerdo a lo siguiente:

 El solicitante pasa con el responsable de caja chica y/o jefe de contrato y solicita la cantidad a rembolsar con el vale azul, comprobante, factura, ticket ó vale rosa debidamente llenado y soportado con los comprobantes correspondientes.

5.1.3 El responsable de caja chica una vez que se haya gastado cuando menos el 70% de su caja chica y/o bien hallan transcurrido 30 días de su primer gasto, deberá solicitar reembolso de gastos al área o dirección correspondiente, anexando una relación desglosada de todos y cada uno de los gastos incurridos conforme a la “Comprobación de Caja Chica y/o Gastos en Contratos Locales y Foráneos” FO-xxxx. y “Desglose de Gastos en Contratos Locales y/o Foráneos” FO-xxxx en el cual se respaldaran los gastos en los que se incurrieron así como su respectivo soporte (vale azul, ticket, factura, boleto, etc)

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