Manuales De Sistemas Y Procedimientos

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LA HUASTECA HIDALGUENSE

Administración y Evaluación de Proyectos

Manual de la asignatura del profesor:

Sistemas y Procedimientos Administrativos

Elaborado por:

Lic. Lorena Monterrubio Lara

Revisado por Director de Carrera

M en C. Juana García Morales

Agosto de 2005

Índice

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 3

INTRODUCCIÓN 4

I Marco Conceptual para el Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos 4

I.1 La Organización, conceptos y principios 4

I.2 Procedimientos Administrativos 10

I.3 Metodología para el análisis de las estructuras organizacionales y para procedimientos 14

I.4 Conceptualización 17

II. Diseño de Sistemas y procedimientos 22

II.1 Estructura de sistemas y procedimientos 22

II.2 Diseño y manejo de formatos 27

II.3 Metodología para la elaboración de diagramas 34

III. La Reingeniería 41

III.1 Fundamentos de la Reingeniería 41

III.2 Los procedimientos con Reingeniería 43

III.3 Investigación sobre empresas mexicanas que han llevado con éxito, la aplicación de la Reingeniería 46

IV. Los Manuales de Organización y Procedimientos 52

IV.1 Elaboración del manual de organización 52

IV.2 Elaboración del manual de procedimientos 65

Firmas

Elaboró Revisó

Lic. Lorena Monterrubio Lara

M. en C. Juana García Morales

Directora de la Carrera

Vo. Bo. Autorizó

MAD. Marisol Flores Contreras

Dra. Miriam Yta

Directora de Enlace Académico Rectora

Introducción

La experiencia es una cualidad que todas las personas buscan desarrollar, porque en esta época de intensa competitividad en los negocios, los clientes buscan a los mejores proveedo¬res, buscan a aquellas organizaciones que cumplan con sus expectativas, buscan en pocas palabras a alguien con calidad ya que exigirla no es un lujo, es una reclamación natural de los clientes y del mercado. Por ello, se pretende tener una relación con el más preparado, contactar al más experimentado, encontrar al mejor de los expertos ya que del grado de experiencia de cualquier organización, depende en gran medida el éxito o fracaso de la misma, la experiencia de cada colaborador es muy valiosa para lograr dicho éxito, porque contribuye directamente al fortalecimiento de la experiencia de la organización.

Como se ha identificado en la actualidad, las organizaciones necesitan que su gente entienda y valore la importancia de trabajar con un sistema organizacional, para lo cual es necesario iniciar con la identificación general de la empresa, definir su estructura organizacional, declarar su historia, su misión, sus objetivos, sus políticas enunciar las responsabilidades y funciones de los que ahí laboran y por supuesto poner en blanco y negro los procedimientos y diagramas de flujo que contribuirán a entender el sistema de la forma más sencilla, lo mismo que tener una guía detallada de la forma de operar de la organización, de sus políticas, de los formatos estandarizados, etc.

Unidad Temática: I. Marco Conceptual para el Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos

I.1Tema: La Organización, conceptos y principios

I.1.1 Objetivo de aprendizaje: Que el alumno identifique la importancia de los procedimientos y sistemas, en la operación de la empresa; como una herramienta indispensable en la búsqueda de la eficiencia operativa de la organización

I.1.2 Recurso tiempo del tema: 4 horas

I.1.3 Desarrollo:

a) Conceptos y principios básicos de la organización

La Organización es a la Empresa lo que la Estructura es a un Edificio en construcción, ya que la Organización establece la correlación de tareas que el Grupo Social debe llevar a cabo para lograr sus Objetivos, proveyendo la Estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.

b) Organización y tipos de organización

La siguiente información fue recabada de la página http://www.monografias.com/trabajos12/lasorgz/lasorgz.shtml#SISTEMA

El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría realizar.

Entonces, una organización se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando:

 Hay personas capaces de comunicarse

 Que estén dispuestas a actuar conjuntamente

 Para obtener un objetivo común.

En resumen, las organizaciones se conforman para que las personas que trabajan allí, alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.

Tipos de Organizaciones

Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales, organizaciones de servicio (bancos, universidades, hospitales, tránsito, etc.), militares, públicas, que pueden orientarse hacia la producción de bienes o productos.

Organización Formal

Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente.

Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del objetivo primordial.

Propósitos de la Organización Formal:

 Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los objetivos primordiales de una empresa.

 Eliminar duplicidad de trabajo

 Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas.

 Una excelente organización permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados.

La organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.

Organización Informal

Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal.

Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes:

1. Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí.

2. Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la política de la empresa

3. Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente.

4. Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente.

5. Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

Organizaciones Sociales

Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.

Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo colectivo.

En una empresa deben analizarse los elementos que la forman:

 Recursos Humanos.

Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categoría más intelectual y de servicio.

 Recursos Materiales.

Lo integran sus edificios y las instalaciones que en éstos se realizan para adoptarlas a la labor productiva.

 Recursos Técnicos.

Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o éstas con aquéllas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.

La Organización Como Sistema

Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos.

Un sistema definición encontrada en es:

Sistema es un conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre información, sobre energía o materia u organismos para producir como salida información o energía o materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energía con el medio ambiente

la superioridad de los seres humanos radica en su capacidad de generar y perfeccionar tanto códigos como símbolos con significados que

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