Marco teorico, ventajas de realizar un manual

Manuales

Definición.

Para Joaquí Valencia (2002) un Manual  es un instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada sistemáticamente información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una organización, así como las instrucciones o acuerdos que consideran necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la organización.

Objetivos.

Para Joaquin Valencia (2002), La elaboración de un manual es contemplar, informar y capacitar a las personas sobre sus funciones, pasos a seguir, relaciones, políticas y/o normativa de una organización. De igual manera menciona que al contar Con manuales se minimiza el riesgo de que exista duplicidad de funciones, se establece y se determina claramente más responsabilidades de todas las personas que participen en un proceso y así mismo los manuales propician la uniformidad en el trabajo, sirven como medio de integración y orientación al personal entre otras.

Características

Dentro de las características que poseen los manuales José Palma (2003) nos menciona las siguientes.

• Permite conocer el funcionamiento interno relacionado a descripción en de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
• Auxilian en el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
• Interviene en la consulta de todo el personal.
• Permiten establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
• Ayudan a determinar en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
• Facilitan las labores de auditoría y evaluación del control interno.
• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y Como deben hacerlo, entre otras.

Ventajas

Para (Valencia, 2002), nos explica cuáles son las ventajas de realizar un manual.

• Totalizan las funciones y procedimientos que se ejecuten en una organización en una organización registran todas las practicas estipuladas dentro de la organización y sirven como fuente de consulta.
• Permiten que las gestiones administrativas y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos de los funcionarios de la organización, ya que estarán regidas por normas que mantienen continuidad a través del tiempo.
• Establece las acciones a seguir y las responsabilidades que debe asumir en situaciones de incertidumbre o dudas respecto al área que debe actuar o la decisión a tomar.
• Minimizan el riesgo de que se realicen gestiones administrativas contrarias a los requerimientos de la organización impidiendo la excusa del desconocimiento
• Ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa al tener claramente determinados los objetivos y las responsabilidades para cumplirlos.

Desventajas

Para (Valencia, 2002), nos menciona en su libro “Como elaborar  y usar los manuales administrativos” las desventajas de realizar un manual.

• La elaboración de los manuales implica un costo de redacción y fabricación y en muchos casos la contratación de terceros para el levantamiento de información y determinación de procesos.
• Exige una constante actualización dado que la perdida de vigencia de su contenido acarrea su totalidad inutilidad.

Tipos de manuales

En la actualidad existen diversos tipos de manuales tales como:

Manuales de organización: describen la manera en que formalmente organizada una empresa, incluyendo al menos la siguiente información:

• Misión de la empresa
• Funciones básicas
• Autoridad
• Responsabilidades de cada cargo
• Características y especificaciones de cada puesto

Este tipo de manuales tiene por objeto comunicarle a cada jefe por escrito lo que se espera de el en materia de funciones, tareas y responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.

Manuales de procedimiento: describen en detalles las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

Manual del empleado: contiene los objetivos de la empresa, las actividades que desarrolla, la situación en el mercado, los planes de incentivos para los empleados, la programación de la carrera, así como los derechos y obligaciones.

Manual del punto de trabajo: describen en forma pormenorizada las tareas que les corresponden a un cargo en específico, en cada uno de los procedimientos en los que les corresponde intervenir-

Manual de procedimientos.

Es un documento interno, en el que se puntualiza la descripción de todas las actividades que debe realizar el personal para la ejecución de una o varias funciones dentro de una organización. (Valencia, 2002)

El manual incluirá todos los cargos o áreas operacionales de una empresa, que se ven inmersos en la función de la que se trata, especificado su responsabilidad y participación. Dentro de la información que se incluye en los manuales de procedimientos se debe mencionar los formatos que se implemente o usen dentro del proceso sean estos formularios, autorizaciones, o demás documentos de control que se generen en el flujo de operación.

En dichos manuales se narra sin interrupción toda la información referente a un proceso especifico que incluya el funcionalmente de las áreas administrativas.

Estructura de un Manual.

Miguel Duhalt Graus señala que en general el manual de procedimientos contiene tres secciones importantes:

Texto: En él se expresan por escrito la información o instrucciones que contiene el procedimiento. El texto describe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran en orden cronológico, precisa en que consiste cada operación y quien debe ejecutarla, como debe ejecutarla, cuando, donde y para que debe ejecutarse. Algunos manuales dividen el texto en capítulos o apartados, según el tema.

Diagramas: un diagrama administrativo es un modelo grafico que representa en forma esquemática y simplificada algún fenómeno administrativo, ya sea de organización, de procedimiento, etc.

Formas: es importante incluir en el manual de procedimientos las formas empleadas en las operaciones secuenciales del procedimiento que se describe. La forma impresa es un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una información variable.

Menciona que los manuales de procedimientos se diseñan con vistas a su legibilidad, sencillez y flexibilidad. La estructura de los manuales de procedimientos, como todo tiene su orden y estructura, sin embargo, hay variación de un manual a otro, todo depende de quien lo elabora y que tan detallado o sencillo lo requiera.

La siguiente estructura está tomada del libro “organización de empresas” de  (Fincowsky, 2009)

• Identificación, aquí se incluyen los datos de la empresa, logotipo, nombre de la empresa, denominación del manual, fecha de elaboración, número de páginas y datos relativos a la o las revisiones del manual.
• Índice, presenta la relación de capítulos y aparatos del documento.
• Introducción, es una breve explicación del contenido total del manual.
• Objetivo, muestra que es lo que se quiere lograr con dicho documento.
• Alcance, son todos los requisitos a cumplir para lograr el objetivo
• Políticas, son criterios que orientan y facilitan las operaciones.
• Responsable, es el puesto o la unidad administrativa que tiene a su cargo la preparación y aplicación del procedimiento.
• Procedimientos, son la descripción detallada de las operaciones, se presentan por escrito y de una forma secuencial, describe en que consiste el procedimiento, como, donde y con que se lleva a cabo.
• Glosario, es la lista que explica de forma técnica algunos conceptos relacionados en contenido.

Diagramas de flujo

Concepto

Para (Ceja, 1997) El flujograma o diagrama de flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

La importancia de los diagramas de flujo radica en que facilitan la manera de representar visualmente la secuencia de datos por medio de un sistema de tratamiento de información en donde se realiza un análisis de los procesos o procedimientos que requieren para llevar a cabo una actividad especifica.

Características

En el libro “paneacion y Organización de empresas” de Guillermo Gómez menciona las siguientes características.

• Todo flujograma tiene un punto de partida y un punto de cierre. Para realzar adecuadamente el diagrama de flujo es necesario que previamente se consideran las siguientes condiciones:
• Realizar un levantamiento de información del proceso que se quiere presentar en el diagrama.
• Conocer el objetivo de realizar el diagrama de flujo, puede darse por definición de procesos en varias versiones originales o actualización de procesos documentados previamente.
• Identificar con claridad los usuarios de los diagramas y para que los utilizaran.
• Definir el nivel detallado requerido.

Simbología utilizada en los diagramas de flujo.

Gustavo Quiroga Leas en su libro “Organización y métodos en la administración pública”, establece que un diagrama de flujo representa en forma gráfica la secuencia que siguen las operaciones de un determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o los materiales. Muestran las unidades orgánicas (procedimiento general) o los puestos que intervienen (procedimiento detallado) para cada operación descrita y pueden indicar, además, el equipo e instrumentos que se utilicen en cada caso.

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