Master gestión de proyectos - RACI

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Contenido

Desde el punto de vista del equipo de proyecto.        3

1.1.        Acta de Constitución del equipo        3

1.2.        Reglas básicas del equipo.        3

1.3.        Matriz RACI del proyecto.        3

1.4.        Sistema de reconocimientos y recompensas del equipo.        3

Desde el punto de vista de la comunicación en el proyecto.        4

2.1.        Herramientas colaborativas con las que el equipo se comunicará durante el proyecto.        4

2.2.        Canales principales de comunicación para los stakeholders externos e internos.        4

2.3.        Pitch del proyecto.        4

Desde el punto de vista de los stakeholders.        4

3.1.        Stakeholders del proyecto.        4

3.2.        Matriz de evaluación de los stakeholders        4

3.3. Matriz de participación de los interesados identificados.        5

3.4. Estrategia de involucramiento por cada stakeholder acorde a su posición tras el análisis de la matriz de evaluación.        5

Desde el punto de vista del equipo de proyecto.

1. Acta de Constitución del equipo

1. Reglas básicas del equipo.

1. El equipo debe pensar en la gestión de la empresa como una estructura jerarquizada y no de la manera familiar que se hace hasta ahora.
2. Los integrantes del equipo no deben adoptar ningún pensamiento individual. Todo debe debatirse con el enfoque de organización.
3. Toda decisión a nivel de equipo debe ser tomada –previo debate y discusión- por todos los miembros integrantes del equipo. De no ser posible esta circunstancia, se ha de exponer el motivo bloqueante y, en caso de ser válido, la decisión se tomará entre tantos miembros como sea posible.
4. Toda comunicación esencial entre los miembros del equipo ha de reflejarse de manera escrita y debe almacenarse para posterior revisión en caso de ser necesario. Se entiende como comunicación esencial toda aquella que afecte de manera directa o indirecta al proyecto.
5. El equipo establecerá un mínimo de UNA (1) reunión semanal de control para poner en común los avances y/o problemas que puedan surgir durante el devenir del proyecto, facilitando así la estructuración de este al Project Manager y previniendo de esta forma que situaciones bloqueantes se mantengan en el tiempo sin un plan de acción asociado.

1. Matriz RACI del proyecto.

1. Sistema de reconocimientos y recompensas del equipo.

El principal reconocimiento será el de haber participado en el desarrollo de la organización ayudándole a la mejora de los procesos, optimizando recursos e implementando nuevos métodos.

Se define un sistema de pluses y bonos (recompensas) por productividad en función de los objetivos marcados en el inicio del proyecto. Si los objetivos se superan en un 5%, se establece un plus del 1% sobre el salario anual bruto de cada miembro del equipo. Si los objetivos se superan en un 10%, se establece un plus del 3% sobre el salario anual bruto de cada miembro del equipo. Si los objetivos se superan en un 20% o más, se establece un plus del 6,5% sobre el salario anual bruto de cada miembro del equipo.

Además, se establece un sistema de reconocimientos basado en la revisión temporal por hitos del proyecto. Cada vez que el proyecto alcance un hito preestablecido (por ejemplo, la implementación del Core del Software sería el primero), se pedirá un reporte al PM del proyecto acerca del desempeño de los miembros del equipo (workloads, lead-times de entrega de deliverables, proactividad, liderazgo, etc.…). Una vez finalizado el proyecto y teniendo varios de estos reportes disponibles sobre cada miembro, se establecerán una serie de reuniones entre cada uno de los miembros, un representante de RRHH y su responsable directo para estudiar la evolución temporal y el desempeño. En base a esta reunión se tomarán decisiones ligadas al desarrollo de carrera del trabajador.

Desde el punto de vista de la comunicación en el proyecto.

1. Herramientas colaborativas con las que el equipo se comunicará durante el proyecto.

1. Herramienta de gestión calendarios: La organización trasversal del equipo es muy importante y la posibilidad de conocer los huecos, disponibilidades e hitos de tus compañeros de equipo durante la ejecución de un proyecto es vital para el correcto devenir de este. Por ello resulta de vital importancia disponer de una herramienta colaborativa que permita diseñar, modificar y visualizar el calendario del proyecto, así como los calendarios personales de los miembros que conforman el equipo. En este caso se ha escogido Calendar, la herramienta incorporada en la suite de Microsoft, que permite tener calendario personal y calendarios compartidos dentro de la organización visibles a los miembros de esta desde todas las herramientas de la suite (MS Teams, Outlook…), además de asegurar la total compatibilidad del resto de herramientas de la suite dentro de su funcionamiento.
2. Editor de documentos online: Resulta de primera necesidad contar con una herramienta que permita la edición de documentación en tiempo real, de manera remota y colaborativa para poder agilizar los trabajos del equipo. Volviendo a la suite de Microsoft, se puede utilizar Microsoft 365 para compartir los documentos con otros usuarios y editarlos en vivo. De nuevo, contaremos con la completa compatibilidad entre todas las herramientas de la Suite para operar en la edición compartida de documentos con total fluidez.
3. Sistema de almacenamiento compartido: En cualquier organización y/o proyecto es necesario poder acceder a la información compartida de manera sencilla e intuitiva. Disponer de un punto de encuentro donde todos los miembros de un equipo puedas acceder a la documentación generada o almacenada por otro miembro y/o entidad de la empresa es crucial para agilizar los procesos y hacer que experimenten un salto de calidad. Es por ello que en la misma línea de lo anterior, OneDrive sería la herramienta escogida, en el caso de necesitar una nube de documentos, al estar incluida la herramienta en la suite de Microsoft. Aunque esta solución no sería necesaria si se dispone de un servidor de datos interno en la organización al que acceder a través de una intranet (desde una VPN en caso de conexión remota). La solución del servidor interno es la más adecuada, ya que permite almacenar los datos de la empresa durante mucho tiempo, en cantidades masivas, de forma segura y accesible y además proporciona seguridad extra contra intentos de robo o acceso a la información al ser un medio que se puede desconectar de la red manteniendo los datos en un soporte físico.
4. Herramienta de acceso remoto: Poder tomar el control del ordenador de otra persona puede marcar la diferencia entre perder tiempo en explicaciones y acciones innecesarias o no, hecho especialmente remarcable en equipos que integran algunos miembros cuyo roles están relacionados con la programación. Durante las llamadas o reuniones pueden darse situaciones en que se necesite acceder al ordenador de otra persona para mejorar la calidad y la efectividad de la colaboración. En este caso la aplicación líder en el sector del escritorio remoto es TeamViewer, que aparte de contar con una maravillosa y transparente integración con Microsoft Teams, cuenta con un soporte de Realidad Aumentada que permitirá al equipo solucionar de forma colaborativa en tiempo real los problemas que puedan surgir tanto en el entorno digital como en el entorno físico.

1. Canales principales de comunicación para los stakeholders externos e internos.

1. Correo electrónico: Este canal es básico, y prácticamente de obligado uso, dada su versatilidad, usabilidad y sobre todo su alto grado de trazabilidad. Es el canal número uno en prácticamente todos los entornos empresariales. Se usaría la herramienta Outlook, incluida en la suite de Microsoft.
2. Reuniones (telemáticas o presenciales) constatadas a través de un acta de reunión consensuada posteriormente (en forma de “meeting minutes”). MS Teams sería la herramienta escogida en este caso por los motivos ya descritos en el apartado anterior.
3. A través de una aplicación que implemente un sistema de tickets relacionados al desarrollo del proyecto. Las entradas y salidas de cada tarea relacionada al proyecto han de ser definidas dentro de esta previamente, al igual que las relaciones entre las mismas y quién las ejecuta. Esto permitirá de un solo vistazo a la misma entender en qué punto se encuentra el proyecto en todo momento desde todas las vistas posibles. Además, permitirá mantener una trazabilidad apropiada del mismo, manteniendo informadas a todas las partes de qué tienen abierto, cerrado, pendiente de una acción, pendiente de la acción de otra persona/entidad, si van en tiempo, si van desfasados… etc.  Este canal está enfocado especialmente a los stakeholders internos del proyecto.
4. Aplicaciones de mensajería instantánea: disponer de una aplicación de este tipo (aplicaciones como MS Teams, WhatsApp o Skype) se plantean como esenciales para poder realizar las breves comunicaciones del día a día, ya que el correo o las reuniones normalmente no abarcan tan bien esta dimensión; además, permite crear un ambiente más distendido entre el equipo que favorece las relaciones interpersonales y aumenta la productividad del mismo. En este caso se escoge de nuevo MS Teams por la disponibilidad y la interoperabilidad con el resto de las herramientas. Posteriormente a la finalización del proyecto se ejecutará volcado de las conversaciones relevantes al proyecto para mantener la trazabilidad.

1. Pitch del proyecto.

Desde el punto de vista de los stakeholders.

1. Stakeholders del proyecto.

Los stakeholders de un proyecto de implantación de un sistema de RRHH pueden variar dependiendo del alcance del proyecto y del entorno organizacional en el que se está implementando. Sin embargo, algunos de los principales stakeholders que se pueden considerar son:

1. Los empleados – interno
2. Los gerentes y supervisores - interno
3. El departamento de recursos humanos - interno
4. La alta dirección - interno.
5. Los proveedores de software - externo
6. El equipo de proyecto – interno
7. Los sindicatos y representantes de los trabajadores – interno / externo.
8. Los clientes y proveedores – externo

1. Matriz de evaluación de los stakeholders

La matriz de evaluación de los interesados es una herramienta que se utiliza en la gestión de proyectos para identificar y analizar el grado de interés y poder de los stakeholders o interesados involucrados en el proyecto. Esta herramienta permite a los equipos de proyecto identificar a los stakeholders más importantes y desarrollar estrategias efectivas para interactuar con ellos.

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