No Conformidad y Acción Correctiva

1. MEJORA

1. No Conformidad y Acción Correctiva

1. No conformidad: Incumplimiento de un requisito (normas de trabajo, prácticas, procedimientos, etc.), es decir que la organización debe ser consciente de que pueden ocurrir no conformidades (incluidas fallas) en sus activos, en su actividad de gestión de activos y en su sistema de gestión de activos entre otros.

Ante tal situación La organización debe establecer planes y procesos para controlar las no conformidades y sus consecuencias asociadas, para minimizar cualquier efecto adverso en la organización y en las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Esto se puede lograr documentando y revisando no conformidades pasadas, evaluando cómo se abordaron las consecuencias y determinando metodologías para prevenir no conformidades futuras.

Tipos de No Conformidades:

• No Conformidad Real (NCR) (Ya ocurrió): incumplimiento de algún requisito mencionado en la definición de no conformidad, claramente evidenciado.

• No Conformidad potencial (NCP) (Podría ocurrir): Se refiere a posibles desviaciones o incumplimientos de algún requisito, que, de no tomar acción, podrían convertirse en una No conformidad real.

Una no conformidad puede generar tres tipos de acciones:

• Acción inmediata/puntual: Acción tomada para subsanar la no conformidad. La finalidad es la de corregir los efectos negativos de la no conformidad.

• Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad. La finalidad es la de prevenir que algo vuelva a producirse.

• Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial. La finalidad es la de prevenir que algo suceda.

Cuando suceda un incidente o una no conformidad, la empresa tiene que:

• Reaccionar de forma oportuna ante un incidente o una no conformidad.
• Evaluar, gracias a la participación de los empleados, la necesidad de tomar acciones correctivas para eliminar las causas de los incidentes con el fin de que no vuelvan a suceder.
• Revisar las evaluaciones existentes de los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo.
• Determinar e implantar cualquier acción necesaria, incluyendo las acciones correctivas.
• Evaluar los riesgos que se encuentran relacionados con peligros nuevos o modificados.
• Revisar la eficiencia de cualquier acción llevada a cabo.
• Hacer cambios en el sistema de gestión, si fuera necesario.

Las acciones correctivas tienen que ser apropiadas a los efectos potenciales de los incidentes o las no conformidades encontradas.

La empresa tiene que conservar la información documentada como evidencia de:

• La naturaleza de los incidentes o las no conformidades.
• Los resultados de cualquier acción correctiva, incluyendo la eficacia

1. Acción Correctiva:  Es la acción tomada para abordar la(s) causa(s) raíz de las no conformidades o incidentes identificados, con el fin de gestionar sus consecuencias y prevenir o reducir la probabilidad de que se repitan. Los aspectos a considerar al establecer y mantener procesos de acciones correctivas deben incluir:

1. La identificación y ejecución de medidas correctivas, tanto a corto como a largo plazo
2. La evaluación de cualquier impacto en los resultados de la identificación y evaluación de riesgos, incluida cualquier necesidad de actualizar los informes de identificación, evaluación y control de riesgos
3. El registro de cualquier cambio requerido en procesos o procedimientos resultantes de la acción correctiva o la identificación, evaluación y control de riesgos, y ejecución de estos cambios.

Pasos para Implementar una Acción Correctiva

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Cosas que debes tener en cuenta al gestionar Acciones Correctivas

• Debes aplicar una acción inmediata o una acción correctora para tratar cada no conformidad.
• Siempre debes realizar análisis de causa raíz por cada no conformidad.
• Guarda evidencias de cumplimiento de las actividades del Plan de acción de la Correctiva, debes tener información documentada.
• Evidenciar la evaluación de la eficacia (no olvides la verificación de la eficacia).
• Es recomendable poseer un registro de acciones correctivas por cada área de tu Empresa (Indicador), donde puedas hacer seguimiento de las acciones.
• Es recomendable que al presentarse un hallazgo se revise si ya ha ocurrido anteriormente, si existen no conformidades iguales, para hacer revisión del análisis de causa raíz, pues es muy seguro que las acciones generadas con anterioridad no eliminen el problema, por lo que se debe generar un nuevo plan.

1. Procesos para la investigación de no conformidades e incidentes relacionados con activos

La organización debe establecer, implementar y mantener procesos (y sus procedimientos asociados) para el manejo e investigación de no conformidades, fallas funcionales e incidentes asociados con los activos, los sistemas de activos y el sistema de gestión de activos. Estos procesos deben definir los criterios importantes para la investigación de no conformidades o incidentes y las responsabilidades y autoridades necesarias.

La gestión de las no conformidades debe hacerse de manera minuciosa, tener la información disponible en tiempo real facilita la toma de decisiones y la respuesta ante cualquier falla. Digitalizar los procesos de no conformidades se traduce en un aumento en la productividad y reactividad, debido a que reduce los tiempos de respuesta. Los costes de no calidad dejan de ser significativos y toda no conformidad se transforma en un proceso de mejora continua que será debidamente registrado y documento. 

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