Nálisis crítico de la reducción de costos en la empresa

Análisis crítico de la reducción de costos en la empresa

Mauricio Lefcovich

Administración

 Finanzas

 10.02.2004

 25 minutos de lectura

administración de producción y operaciones

calidad y gestión de la calidad

competitividad

contabilidad de costos

diseño y estructura organizacional

herramientas de gestión de la calidad

mejora continua

planeación estratégica

productividad

Análisis crítico de la reducción de costos en la empresa

1. Introducción

Ya sea que la empresa esté recibiendo el impacto de la globalización, se vea sometida a una baja rentabilidad o muestre pérdidas al final de su cuadro de resultados, este perdiendo participación en el mercado debido a los altos costos, carezca de capacidad de maniobra, desee dar guerra en el mercado, o se vea ante una falta de liquidez, recurre invariablemente a la reducción de costos. Una reducción de costos aplicada generalmente sin proyección estratégica, carente de método y sistema, que muchas veces no produce los resultados esperados en el corto plazo, y nunca logra objetivos ni en el mediano ni en el largo plazo.

Así por ejemplo en el deseo de eliminar excesos, se eliminan no sólo la materia grasa, sino que se destruye también músculos y nervios de la organización. Con el objetivo de mostrar mejores resultados en el corto plazo se eliminan los planes de capacitación y entrenamiento, con lo cual lo que no se gasta en capacitación se termina pagando con costos más elevados producto de menores niveles de productividad y calidad. Por otro lado las utilidades actuales se comen el futuro de la empresa al disminuir los niveles de respuesta y competitividad de un personal que no se adecua a las necesidades del mercado y al avance de la tecnología. Dirigir una empresa con conceptos tayloreanos ya entrados en el siglo XXI o tener personal con escasa o nula polivalencia impide todo tipo de capacidad de competir.

En cuanto a las reestructuraciones de personal sin un debido análisis y metodología termina no sólo perdiendo en muchos casos personal muy valioso en cuanto a experiencia, capacidades intelectuales y habilidades técnicas, sino además producto de la desmoralización en el resto del personal sumados a una mayor carga de trabajo disminuye tanto los niveles de calidad como los de productividad.

Apuntar a la reducción de gastos de publicidad no hace más que abrirles el camino a los competidores y perder posicionamiento en el mercado.

De igual forma se tiende a adquirir insumos de menor costo, o al cambio de fórmulas, estructuras o contenidos de bienes o servicios con la intención de disminuir los costos, sin atender a las consecuencias no sólo en los costos totales, sino tampoco al efecto en los consumidores.

Existiendo empresas que con muy poco tino disminuyen las labores o actividades de mantenimiento preventivo.

Hay dos cuestiones fundamentales que muchos dirigentes e inclusive asesores no comprenden: “no se trata de reducir los costos totales, sino los costos por unidad de ingreso”. La cuestión debe centrarse en el mejoramiento de la productividad de tal forma incluso con incrementos en los costos totales pueden obtenerse incrementos superiores de ingresos. La segunda cuestión es que “no se trata en realidad de reducir costos, sino más bien de eliminar sus causas”; para ejemplificar este último concepto puede tomarse el caso de una máquina fotocopiadora en una empresa, con la cual se emiten gran cantidad de fotocopias innecesarias o no atinentes a la actividad de la empresa, sería totalmente erróneo reducir tales costos alquilando una fotocopiadora más barata o utilizando papel de menor calidad, de lo que realmente se trata es de evitar la incorrecta utilización de la fotocopiadora.

Debe reconocerse sí claramente aquellas situaciones en las cuales la empresa debido a la falta de liquidez se ve forzado a restringir los egresos, aún en esta situación mejorar la utilización de los recursos de tal forma de generar más ingresos que egresos permitirá superar la falta de liquidez. Ello no implica que no deba analizarse la relación de ingresos y egresos en el tiempo, lo cual daría lugar no solo a la necesidad de restringir de manera metódica y sistemática los egresos de forma tal de evitar dañar la solvencia de la compañía, sino además modificar políticas en materia financiera y de ventas (como precios, descuentos por pronto pago, retrasar el pago a proveedores, plazos de pagos a clientes, etc). En estos casos la reducción de costos se da dentro de un proceso de rehabilitación financiera de la empresa, por lo que tan sólo representa uno de sus componentes dentro de la estrategia de recuperación.

2. Análisis crítico

Bajo los conceptos antes vertidos, resulta fundamental reconocer aquellos errores más comunes y serios cometidos por las empresas en su intención de reducir los costos. Para ello se procese a continuación a desarrollar una serie de críticas a los métodos, políticas o puntos de vistas que impiden un auténtico y exitoso proceso de reducción de costos.

Crítica nº 1 – La falta de sistema

Muchos de los errores anteriores, como así también la falta de criterio para implantar una metodología tendiente a elevar los niveles de calidad y productividad, sometiendo los mismos a un proceso de mejora continua, para lograr la optimización de costos, son producto de una falta o ausencia de visión sistémica o bien una visión parcializada que lleva a la adopción de medidas restringidas e incoherentes, tanto en el tiempo como en relación a los objetivos estratégicos y al equilibrio entre las diversas áreas de la empresa.

Los costos son el producto de múltiples factores que inciden en el proceso productivo, y por lo tanto tratar de controlar y reducir los mismos, implica la necesidad de conocer cuáles son y cómo se interrelacionan entre sí. No hacerlo no sólo puede llevar a acciones inconducentes, sino además pueden producir efectos contrarios.

Así entre los principales factores que inciden en los procesos productivos, y de tal forma en los costos de producción, tenemos: la materia prima, la mano de obra, las máquinas, las medidas, el método y el medio ambiente (llamadas las Seis M).

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