OBTENCIÓN, REGISTRO Y VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN

CAPÍTULO 7. OBTENCIÓN, REGISTRO Y VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN

Proceso (formas) para (de) obtener información:

• Depuración. No toda la información reunida tiene la misma relevancia en la auditoría; por ello se requerirá realizar una nueva selección.
• Análisis de información. Descomponer un todo en sus partes e interrelacionar, de acuerdo con el conocimiento del auditor, los diferentes aspectos del tema evaluado para que el examen sea integral.
• Utilización de información (datos). Se capitaliza lo que se ha realizado en la evaluación, es posible replantear algún aspecto con el auditado en beneficio de la calidad de la auditoría.
• Elaboración de conclusiones. Corroborar con su equipo que se haya efectuado lo estipulado en el programa de trabajo original, así como las adecuaciones a éste.

Estudio del control interno. Actividad clave para el éxito de la auditoría. Tiene relación con la planeación y ejecución de la auditoría. En su estructura, se identifica:

• Ambiente de control. Relación de aspectos que afectan las políticas y procedimientos de una organización y que apoyan o perjudican a los controles; entre ellos se distingue el papel de la alta gerencia y su grado de identificación.
• Sistema contable. Método de registro que la organización tiene establecido para identificar, agrupar y registrar operaciones, de tal forma que a la administración le resulte fácil acceder a ellas para utilizarlas en el momento que lo requiera.
• Procedimientos de control. Mecanismos adicionales para lograr los objetivos que la organización y entidad se fijaron, y que brindan una seguridad razonable al utilizarlos.

Además de los tres elementos de la estructura de control, el auditor administrativo debe considerar los siguientes aspectos:

• Las dimensiones de la organización
• Identificación y características del sector
• Especialidad en la que opera
• Directrices organizacionales
• Controles específicos
• Problemáticas particulares del caso
• Marco jurídico en el cual se desenvuelve

Técnicas de auditoria.

COMUNES:

• Entrevista. Consiste en entablar una conversación con la finalidad de obtener información de una actividad.

Se realiza en forma directa, preferentemente de nivel directivo, esto es, con el director o gerente.

Es recomendable crear una atmósfera de confianza.

La entrevista es dirigida (caracterizada por su rigidez, va encauzada a un objeto del estudio determinado y está previamente diseñada) o no dirigida (denominada también abierta, no está sujeta a una estructura predeterminada, por lo que el entrevistado se expresa con toda libertad, e inclusive llega a tomar la iniciativa).

La entrevista se efectúa en gabinete, es decir, en escritorio.

• Observación directa. Técnica relaciona con la habilidad y predisposición para percibir los hechos acontecidos en la organización y que se relacionan con el tema de evaluación y con el clima de trabajo imperante.

Permite percatarse en forma directa, personal, abierta o indiscriminadamente, de lo que acontece en un medio determinado, y específicamente de las funciones, actividades, procedimientos, prácticas de trabajo, actitudes y disposición al trabajo de equipo.

• Cuestionario. Representa un formulario diseñado ya sea con antelación o al momento de su utilización, para recabar información sin límites, tanto del tema a evaluar como de aspectos generales de la organización.

Su contenido debe entenderse con claridad para asegurar una respuesta precisa.

Existen cuestionarios de tipo cerrado (sí o no), abierto (respuesta libre) o de opción múltiple (varias opciones a elegir).

El cuestionario de tipo cerrado abrevia el proceso para obtener información; el de tipo abierto amplía su cobertura en aspectos interrelacionados y en el de opción múltiple se detectan los efectos colaterales en el sentido de que se obtiene referencia de diversos temas relacionados.

Ventajas de utilizar cuestionarios:

• Agilidad para obtener información.
• Optimización de actividades derivadas de la auditoría.
• Confirmación de hechos y sucesos diversos.
• Investigación documental. Examinar, indagar, descubrir y averiguar detalles de un tema determinado por medio de documentos pertenecientes a la organización, los cuales al ser analizados aportarán elementos de juicio en la evaluación que se practica.

Se complementa con el examen de las instalaciones físicas de la planta, construcciones en proceso, oficinas generales y su respectiva documentación.

La información obtenida, para que sea realmente útil, debe ser actual y confiable.

La documentación en general se puede clasificar en dos grandes segmentos:

Documentación legal. Lo relacionado a la constitución de la organización, sus adecuaciones, marco jurídico que la reglamenta, contratos mercantiles, reglamentos, contrato colectivo de trabajo, informes, decretos (en el caso del sector público) y legislación particular.

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