Obligaciones Profesionales Del Empresario

TEMA 4 OBLIGACIONES PROFESIONALES DEL EMPRESARIO

1.- LA CONTABILIDAD EMPRESARIAL: Objetivos y Régimen Jurídico

El empresario mercantil está obligado a llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios (art. 25.1 Cco) y a formular al cierre de cada ejercicio las cuentas anuales de su empresa, que comprenden el balance, la cuenta de pérdida y ganancias y la memoria, las cuales han de redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa (art. 34.1 y 2).

La contabilidad no es sólo indispensable para el empresario a efectos internos, en tanto que ha de permitirle la fácil y rápida verificación de la marcha real de su actividad profesional, sino también para su desenvolvimiento en el mercado, convirtiéndola en elemento necesario para la gestión de su endeudamiento.

Como indica el Plan General Contable (PGC), sobre la contabilidad de los empresarios concurren intereses de diversa índole, cuya necesidad de satisfacción acentúa el que a los empresarios se les imponga ese deber uniforme, ya que los documentos contables contienen una información que necesariamente ha de ser accesible a una pluralidad de agentes económicos y sociales, entre los cuales se encuentran: accionistas, trabajadores, acreedores, competidores, e incluso la Administración pública.

Una finalidad diferente es puesta de relieve en la Exposición de Motivos del Cco cuando apunta que los libros de comercio constituyen uno de los principales medios de prueba en asuntos mercantiles.

Se trata, ciertamente, de una prueba preconstituida por el propio empresario que le será muy útil en cualquier procedimiento por el alto valor que los tribunales le otorgan, siempre en cualquier caso, conforme a las reglas generales del Derecho (art. 31 Cco). Ese perfil probatorio permite que en el estudio del Derecho contable se distingan, al menos, dos aspectos primordiales:

a) el formal, en el que se atiende a la manifestación externa, a la apariencia de los libros de contabilidad,

b) y el material, en el que se comprenden los medios para que la expresión formal de la contabilidad coincida con la realidad que mediante ella se pretende expresar.

2.- CONTABILIDAD FORMAL: LIBROS

El empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales (art. 25.1 Cco):

1) Un Libro Diario, cuya finalidad es registrar, día a día, todas las operaciones de la actividad de la empresa, aunque se permite realizar anotaciones conjuntas de períodos no superiores al mes, siempre que el detalle de las mismas conste en otros libros debidamente coordinados con aquél (art. 28.2).

2) Un Libro de Inventarios y Cuentas anuales, que se abre con el balance inicial detallado de la empresa; trimestralmente se han de transcribir los balances de comprobación; y anualmente, el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales (art. 28.1). Las cuentas anuales comprenden, a su vez, el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria (art. 34):

• El balance ha de expresar con la debida separación el activo -los bienes y los derechos- y el pasivo- las obligaciones- de la empresa. Es una síntesis contable referida al cierre del ejercicio que refleja el patrimonio empresarial de un modo estático (art. 35.1 Cco y tercera parte del PGC).

• La cuenta de pérdidas y ganancias compendia los resultados del ejercicio expresándolos por la diferencia entre los ingresos y los gastos durante el mismo. De ahí que pueda decirse que cuantifica el fruto de una actividad empresarial y describe su formación (art. 35.2).

• La memoria está destinada a ampliar la información contenida en los documentos anteriores y a comentarla. Con ella se pretende ofrecer un cauce adecuado para la explicación de las novedades que a lo largo del ejercicio hayan significado ciertas operaciones empresariales o de los cambios que se hayan efectuado en la estructura económica y financiera de la actividad empresarial. Hay ocasiones en las que ciertos preceptos obligan a que acompañe a la memoria el cuadro de financiación. En tal documento se ofrecerá el detalle de los recursos obtenidos en el ejercicio, de sus orígenes y del destino que han recibido (art. 35.3 Cco y pfo. PGC).

3) Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar además:

• Un Libro de actas que reúna las actas de las sesiones celebradas por sus órganos colegiados -de gobierno (Juntas de accionistas) y de administración (Consejos y, si se quiere, Comités)-, en las que constarán los datos precisos para conocer la organización y el desarrollo de esas sesiones. Podrán ser varios según los quiera distinguir o no la administración de la sociedad o los estatutos (art. 26 Cco).

• El Libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada (art. 104 TRFSC) y el Libro registro de acciones nominativas (arts. 116 TRFSC y 152 Cco), si las acciones adquieren esa forma.

Todo ello, sin perjuicio, dado el carácter instrumental que preside esta materia, de los que el empresario considere convenientes para alcanzar la finalidad que con la contabilidad se persigue.

Para salvaguardar la veracidad formal de los libros y documentos contables, el Cco les impone unos requisitos que pueden calificarse en:

a) Requisitos extrínsecos: son los que se refieren a los libros en sí. Por naturaleza es la legalización: consiste en una declaración registral (porque es el Registro Mercantil el órgano encargado de efectuarla), que detalla el número correlativo de hojas que el libro contiene efectuándose en cada una de ellas algún tipo de marca que garantice la autenticidad de la legalización (arts. 27.1 Cco y 334 RRM). La generalización de la llevanza de la contabilidad por procedimientos informáticos empieza a encontrar eco en la aceptación de esos mismos sistemas para la legalización de los libros, a través de procedimientos telemáticos (Instrucción de la DGRN de 31 de diciembre de 1999). Y a fin de facilitar la llevanza de los libros con procedimientos mecánicos también se permite su legalización a posteriori, salvo los libros de actas (arts.27.2 Cco y 106.2 RRM).

b) Requisitos intrínsecos: son los que se refieren a las anotaciones que se realizan en los libros. El Código manda que las anotaciones se hagan, cualquiera que sea el procedimiento utilizado,

o con claridad,

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