POLITICAS Y PROCESOS PARA EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD

POLITICAS Y PROCESOS PARA EN EL  ÁREA DE CONTABILIDAD

A continuación encontraran una serie de políticas y procedimientos que deberán seguir para la correcta entrega de documentación en el área contable.

En caso de tener dudas favor notificarlo para que se les pueda brindar la asesoría correspondiente al procedimiento que no tengan claro, a la vez si no cuenta con los formatos que deberán mandar en cada uno de los incisos favor solicitarlos al departamento de contabilidad o administración.

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Esta serie de procedimientos es de beneficio de todos y el cumplimiento del mismo, es responsabilidad de cada uno de nosotros.    

Coordinadoras (os) y Encargadas(os) de Tienda

Conociendo  algunos procesos que se deben seguir  como Coordinadora(os) y Encargadas (os):

Como encargada de la tienda usted es la primera (o), que se da cuenta de los problemas o inconvenientes  que surjan dentro de la misma por lo que deberá de informar vía correo a la administración o contabilidad,  a la vez realizando llamadas a la oficina principal ya sea con administración o contabilidad dependiendo el caso a tratar, en caso de no recibir una respuesta inmediata del mismo al correo enviado.

Ya que nuestro compromiso será siempre  resolver problemas dentro de la tienda,  que estén fuera de su alcance o necesite autorización de resolverlo en caso que usted tenga una solución inmediata.

PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA EL ENVIO DE REPORTES DE CAJA DIARIOS

Propósito: Que toda la documentación generada por las ventas (Boucher, facturas comprobantes de  depósitos etc) estén completos, ordenados y contar con toda la información requerida bajo las leyes Tributarias

Los siguientes procedimientos tienen que ser aplicados en todas las Tiendas a nivel nacional:

1. Cotejar el correlativo de las facturas de venta, a la vez deberán estar muy alertas de la información de la factura al momento que es entregada (favor observar el pdf ###.

1. Cotejar que cada una de las ventas realizadas con Tarjeta de Crédito tengan su respectivo voucher de pago firmado y  número de identidad  (realizar un solo grupo de voucher por día).

1. Verificar que el depósito del efectivo recibido de las ventas de ese día este realizado a la respectiva cuenta bancaria de la empresa  ya sea en Dólares o Lempiras, este depósito debe realizarlo la Coordinadora o el personal  que considere de confianza, si existen faltantes en el deposito lo deberá reponer la coordinadora, o la responsable de la tienda, ya que estos deben depositarse completos, en algunas ocasiones  se da que por error del cajero no se realizan los depósitos completos la persona encargada de realizar el deposito debe revisarlo y percatarse de cualquier discrepancia, antes de salir del banco , los depósitos de las ventas diarias deberán realizarse el día después de la venta, según lo establecido por Gerencia, antes de mediodía, o más tardar 1:30pm, deberá notificar por correo cuando haya realizado dicho depósitos al departamento de contabilidad, si por algún el motivo no lo realizó  según las indicaciones deberá notificar la causa del no cumplimiento.

1. Si se realizaran gastos del efectivo recibido por las ventas; realizar la observación (de la hoja de resumen diario en físico) correspondiente del gasto y por quien fue aprobado. La autorización deberá solicitar a la oficina principal, esto solo se realiza si no se cuenta con caja chica, y si se trata de un gasto muy urgente, de lo contrario estos depósitos deben realizarlos como se  establece en el numeral #3.

1. Al realizar el resumen de caja diario en el formato correspondiente se les pide que en cada uno de los espacios sean llenados con los datos respectivos, pueden describir  cualquier evento que haya surgido ese día con respecto a las ventas, cierres, etc.(ver pdf adjunto resumen diario de caja).

5.1 Con la misma información del reporte z que se genera al final del día se deberá  llenar  también el reporte de cierre digital el cual debe ser enviado a  la hora que se realiza dicho cierre al departamento de contabilidad.

1. Si hubiesen exenciones de ISV, deberá solicitarle al cliente el carnet correspondiente, en el sistema deberán seleccionar la cacilla es CONTRIBULLENTE y posteriormente llenar las casillas con la información que se encuentra en dicho carnet, luego solo se da clik en aceptar, deberá verificar una vez impresa la factura los datos que ingreso aparezca en la factura .

1. Cuando se realicen ventas de Tarjetas de Regalo verificar que lleve el sello y firma autorizada (solicitar esta información, a la vez observar que al momento de realizar la factura se vea reflejada en la factura la Tarjeta de regalo.

1. Al surgir algún problema con el sistema deberán repórtalo de inmediato a la oficina principal, o si  por ejemplo: que no emita alguna factura o se realizó un error en una devolución, anulación, o en la forma de cobro  etc realizar esta observación en el formato de cierre diario que se envía con las facturas de las ventas.

1. Aspectos importantes sobre los diferentes formatos:

1. Llenar el formato de cierre diario  como se les ha indicado tanto en la inducción, como las visitas en las que se les ha indicado como llenarlo, si no ha recibido la inducción; si tiene alguna duda o no saben cómo llenarlo favor comunicarlo a contabilidad o a la administración, para establecer un mecanismo para enseñarles de cómo se debe llenar, (ver pdf adjunto resumen diario de caja).
2. Adjuntar uno de los reportes que se imprimen del sistema ya sea el Z o el X con el deposito a la hoja de cierre diario, el otro debe ser colocado con el grupo de Facturas, las cuales de ser ordenadas de Menor A Mayor (la mejor forma de ordenar las facturas de esta manera es colocar la primera factura del día boca abajo y así sucesivamente hasta finalizar el día, de igual manera los vaucher los cuales solo necesitan de  una grapa para reunirlos todos al final del día).
3. Los formatos, hojas de cierre diario tanto físicas como en digital, check list, solicitud de caja chica, de materiales, etc. Deberán ser llenados con todos la información básica, fechas de solicitud, la tienda que lo está enviando etc.

1. El uso de los formatos es obligatorio para un buen control de cada una de las actividades que se efectúen especialmente los que se utilizan para el reporte de las ventas diarias.

Proceso para cubrir turnos en Caja

Dirigido a: Coordinadores de tienda, cajeros y auxiliares en caja.

El propósito;Responsabilizar a las personas que apoyan en cubrir el área de caja ya sea que tenga habilitado o no un usuario en el sistema de facturación, y así mejorar los procesos en el área de caja.

Instrucciones:

1. Al momento que se requiera que la otra persona cubra turno en caja ya sea por cubrir hora de almuerzo, desplazamiento a otra tienda u otra actividad necesaria de labores, la persona a cargo en caja deberá  realizar un reporte X con el cual se deberá iniciar un arqueo general, después de sacar el reporte de X, deberá dividir el Fondo de Cambio autorizado y las ventas hasta esa hora, tanto en efectivo como en cierre de POS, y realizar la respectiva entrega de lo anterior a la persona que quede en caja.  

La suma del efectivo de ventas, POS y Fondo de Cambio debe ser la misma información que genero el Reporte X.

2.- Con los días libre la encargada deberá dejar cuadrada la caja general desde la noche anterior, haciendo entrega del efectivo recibido durante el día, para que se realice el depósito al día siguiente, siempre llenando este comprobante.( descargar pdf formato de cubrir turno en el área de caja)      

Instrucciones de Seguimiento Obligatorio

Propósito;  Recibir de manera oportuna una respuesta clara y precisa a cualquier necesidad dentro de la tienda.

1. Enviar la Hoja de Cierre  diario. 
2. Enviar el check list de cada tienda, este documento es para  saber la necesidad de mantenimiento de cada tienda y dar prioridad, cada uno de las solicitudes llevan un proceso por lo que deberán realizarse en tiempo y forma, este documento deberá mandarse por correo a la administración el 15 de cada mes.
3. Solicitar talonarios de facturación manual (cuando estos ya estén por caducar o no tenga existencia), con tiempo ya que estos tienden a tardar por lo menos 3 semanas para su elaboración, es de su completa responsabilidad notificarlo con tiempo.
4. Notificar los depósitos realizados vía correo con la cantidad depositada, siempre a Gerencia y copia al departamento de Contabilidad.
5. No habrá respuestas a correos enviados sin  notificaciones en el asunto.
6. Las cajas chicas tienen que venir ordenados pegados en papel bond, o de reciclaje  todas las facturas (se puede colocar varias facturas en una sola hoja)  para evitar extravío de las mismas al momento del envío, ya que si no concuerdan con lo reportado en el detalle de excell se les restara del mimos,  adjuntar Excel el detalles de los gastos.
7. Enviar vía correo el  Excel detallado de las facturas de caja chica.
8. Recodar que las cajas chicas deben ser enviado a la oficina principal entre el 24 y 27 de cada mes ya que estas deben ser enviadas a gerencia a inicios de cada mes para su respectiva aprobación y elaboración del cheque.  
9. Los gasto que se efectúen de la caja chica, las facturas deberán dar la siguiente información  :

1. RTN de la empresa que realiza el gasto
2. Nombre de la empresa que efectúa el gasto

La factura que proporcione el establecimiento deberá tener la siguiente información

1. CAI de la empresa que emita la factura
2. RTN
3. El impuesto sobre la venta debe verse reflejado en la factura.
4. Fecha de la factura en la que se realiza el gasto.

Si no se cuenta con toda esta información en cada uno de los casos anteriormente mencionados en el inciso #9, no se tomara en cuenta el gasto realizado, al menos que se autorizado por el departamento de contabilidad.

1. El Fondo de cambio y el de caja chica de cada tienda nunca deben de existir diferencia en cada una, ya que al realizarles arqueos y les hace falta deberá reponerlo y explicar la diferencia encontrada, en el caso de los sobrantes estos deben depositarlos, ya que   si se realizan reclamos estos se devolverán cuando se compruebe la veracidad del reclamo.  

1. Estar pendiente de las facturas que se extienden en la tienda tanto del sistema como manuales  ya que tienen fecha  de vencimiento, o cuando la cantidad de facturas autorizadas se les esté terminando. Notificarlo a Administración o  contabilidad cuando la fecha este próxima para realizar su respectiva renovación( observar el pdf llamado “ Llenado de hoja de cierre”  caso de no tener claro esta información)  

Todos estos se debe realizar de manera oportuna ya que cada uno de ellos, lleva un largo proceso por lo que se necesita mucho tiempo para resolver o tramitar en caso sea un cheque, y en el caso de solicitar  la renovación de la facturación, o estén por vencerse deben estar alertas a informarlo ya que se puede incurrir en una grave SANCION ADMINISTRATIVA POR PARTE DE LA SAR (DEI), para realizar la solicitud respectiva.

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